レポートの電子化は、生産性の向上に結びつきます。ペーパーレス化を推進し、業務効率化を実現するには、ITツールの導入が欠かせません。本記事では、現場DXの必要性とレポートを電子化することで得られるメリットを解説します。また、企業のペーパーレス化を支援する「do!book」の魅力、料金プラン、実際の導入事例も紹介します。
レポートを電子化するメリット
レポートの電子化とは、紙ベースで作成・管理していたレポートをデジタルデータへシフトすることです。従来は、ExcelやWordなどでレポートを作成し、紙に印刷してから提出するといった流れが一般的でした。また、ファイリングしたレポートを保管するには、物理的な管理スペースも必要です。
一方、電子化されたレポートは、システム上で簡単に作成・共有できます。電子化されたレポートは、デジタルデータとしてクラウドで管理できるため、保管スペースを用意する必要もなくなります。さらに、印刷にかかる用紙代やインク代といったコストの削減にも有効です。
システム上でスムーズに情報を共有できる環境を構築すれば、資料を探し出す手間が省け、業務効率の向上が実現します。
レポート電子化を実現するdo!bookとは?
「do!book」は、日本デジタルオフィス株式会社が提供する電子化ツールです。高速ビューワ機能やライセンス体系が高い評価を博し、製造や工事現場、ショールーム、出張サービスといった多彩なシーンで活用されています。現場DXを実現させるために、さまざまな企業が導入を進めています。
do!bookの特長四つ
do!bookを活用すれば、スピーディーなレポートの電子化が可能です。スマートフォンから操作しやすく、従業員の教育や習熟度向上に役立つ機能も搭載されています。また、ExcelやWord、画像、動画など、フォーマットの異なる資料も集約できるため、業務効率化による生産性の向上が期待できます。
使用中のレポート原稿をそのまま活用可能
これまでExcelで作成されたレポートを電子化するには、マクロやプラグインなどの専門的な知識が必要でした。do!bookを用いれば、Excelの原稿に少しの手間を加えるだけで素早くレポートを電子化できます。
修正したExcelをファイルサーバーへ送信すると、電子データとしてフォルダに保管されます。簡単なステップでレポートを電子化できるため、オペレーター教育に時間を費やす必要もありません。Excelの基本的な知識があれば、誰でもレポート原稿を作成できます。
電子化に伴い、従来の原稿が使えなくなるのは企業にとって痛手です。ゼロからフォーマットを作り直す場合、現場の従業員が慣れるまでに時間がかかることも予測されます。do!bookを導入して今まで使用していた原稿を活用すれば、このような心配がなくなります。
スマートフォンでの使用も楽々
PCとスマートフォンの両方で使いやすいのもdo!bookの魅力です。PCで利用しているフォーマットを使用してスマートフォンから作業する場合、項目や欄を確認するために、拡大しながら入力を進めるケースが少なくありません。拡大と縮小を繰り返しながらの作業は、レポートの全体像が把握しづらく手間もかかるため、作業の非効率を引き起こします。
do!bookを活用すれば、スマートフォン用に最適化された入力画面が表示されます。スムーズに作業が進むよう、あらかじめ決められた順に入力画面が表示されるのもポイントです。また、入力が終わると自動的にページが進むため、作業効率アップに効果的です。
トラブル対応や習熟度向上にも最適
do!bookで作成したレポートには、メッセージやリンクを設定できます。特定の項目に伝えたいメッセージを入力し、さらに詳しい情報が記載されたリンク先へと誘導できるため、トラブルが発生した際も適切な対応方法を伝達できます。
do!bookを用いれば、作業手順書や動画マニュアルのスムーズな共有が可能です。現場を引き継いだ従業員が具体的にトラブルの対処方法を把握し、正しい作業方法を理解したうえで経験を積み重ねれば、習熟度の向上が期待できます。
自動入力がレポート入力をサポート
レポート作成をサポートする機能を実装しているのも特長です。過去の操作に基づいて入力候補を表示してくれるため、選択するだけでスピーディーに入力できます。また、マスターデータやデータベースの情報を自動入力できる機能も備えています。
顧客の氏名や商品バーコードなど、その都度手作業で入力する手間がなくなれば、レポートの作成の効率は大幅にアップするはずです。なお、自動入力機能を利用できるのはプロ版のみとなっています。無料版やライト版では使えないため、導入を検討する際は注意が必要です。
コストパフォーマンスが抜群なdo!bookの料金プラン
do!bookには、2つの料金プランが用意されています。オンラインツールの中には、ユーザー1人ごとに課金が必要な製品もありますが、do!bookは選択するプランにかかわらずユーザー数無制限で利用できるのが特長です。
また、マルチデバイスに対応しているため、新たなデバイスを導入するコストもかかりません。PCやタブレット、スマートフォンなど、複数の端末から操作できるのが魅力です。
ライト版｜レポートのペーパーレス化に
ライト版のサブスクリプションプランは月額9万円で利用できます。PCやサーバに保管したファイルをdo!bookに変換する「BOOKクリエータ」、作成したコンテンツを保管するための「クラウドストレージ」、マルチデバイスからBOOKの閲覧が可能な「閲覧用アプリ」で構成されています。
なお、サブスクリプションの月額料金には保守費用も含まれているので、導入後に別途保守やメンテナンス料金を支払う必要はありません。また、1年間分の料金を一括で支払えば、2ヶ月分の費用を削減できます。長期的な利用に適しているのは、買い取り型のパッケージプランです。料金は200万円となっていて、年間15％の保守費用がかかります。
プロ版｜本格的なレポートの電子化に
プロ版では、ライト版同様のシステムに加え「SQLサーバ」「アプリケーションサーバ」「全文検索サーバ」が利用できます。フォルダツリー同期や会議ボード機能、タッチ操作でレポートが作成できる機能、キーワード検索機能のほか、既存システムとの連携も可能です。
サブスクリプションプランは保守費用込みで月額29万円、パッケージプランは650万円～となっていて、ライト版と同じく年間15％の保守費用がかかります。プロ版は、アクセス制御やログの管理に対応しているため、セキュアな環境でデータを保管できます。さらに、カスタマイズ開発にも対応しているため、レポートの本格的な電子化とより高度な活用を目指す企業におすすめです。
do!bookの導入事例
さまざまな分野で活躍する企業がdo!bookを導入し、業務効率化を実現させています。どのような効果が得られるのかを知るために、do!bookを実際に導入した事例を参考にするのもひとつの方法です。自社の課題と照らしあわせながら、導入後のイメージを具体的に掴めるようにしておきましょう。
スタッフのITスキルは不要
従業員のITリテラシーが低い場合、優れたITツールやサービスを導入しても使いこなせない可能性があります。do!bookの魅力は、ITスキルがない従業員でも問題なく利用できる点です。理解しやすいインターフェースを採用することで、PCの操作が苦手な従業員でもスムーズに利用できます。
ある企業では、PCが持ち込めない現場で、レポート作成の効率をどう上げるかが課題となっていました。スマートフォンやタブレットでも活用できるdo!bookを導入することで、このような課題が解消され、効率化を実現させています。PC操作に不慣れな従業員でも、分かりやすいインターフェースを採用したdo!bookであれば、問題なく操作できているようです。
全面導入・全員利用で効果は最大化できる
do!bookを全面導入し、全従業員が利用することでペーパーレス化による効果を最大化した企業もあります。ペーパーレス化の推進は、特定の部署だけで成功させてもそこまで大きなメリットは実感できません。ユーザー数無制限のdo!bookであれば、全面的に導入しやすいため、効果を最大限に発揮できます。
ペーパーレス化へのシフトを目指して、スモールスタートで様子を見ながら段階的に進める方法もありますが、ユーザー数無制限なら段階を踏む手間は必要ありません。現場DXの実現が喫緊の課題となっている昨今、ペーパーレス化への取り組みは、企業にとってさまざまなメリットをもたらしてくれます。
まとめ
do!bookは、ユーザー数無制限で利用できるツールです。マルチデバイス対応で、ITリテラシーの低い従業員でも問題なく活用できます。トラブルの発生時は、マニュアルや動画の共有により正しい情報を伝達できます。ぜひこの機会にdo!bookの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
