製造現場では、日常的に紙の帳票が使用されています。しかし、紙での運用を続けていると、リアルタイムな対応ができなかったり、電子化に手間がかかったりします。そこでおすすめなのが、専用ツールの利用です。本記事では、現場帳票の課題を解決するソリューションとその活用方法をご紹介します。
現場帳票の主な課題
製造現場では作業日報や点検記録といった「現場帳票」が日常的に利用されています。この帳票は、従来紙で作られるのが一般的でした。しかし、紙の現場帳票をそのまま運用することで、以下のような問題が生じるおそれがあります。
ペーパーレス化が進まない
製造現場では、帳票のペーパーレス化が思うように進まないことがあります。これは、慣れ親しんだ紙の現場帳票からフォーマットを変更するのに、現場への操作説明などで手間やコストがかかるためです。しかし、紙の現場帳票を使い続けるのも、手書き文字の判読に時間がかかったり、書き損じで紙がムダになったりと問題があります。何より、紙の現場帳票は手書きに時間がかかるため、簡単な事務作業に人的リソースを浪費し続けるという点で大きな課題です。これでは事務作業に追われて生産性のある仕事に集中できません。
紙からExcelのデータ転記に手間や時間がかかる
現場帳票を紙のまま保管するのはコストやリスクが大きいとして、Excelに転記してから帳票を保管している企業もあることでしょう。たしかに紙で保管するのと比較すれば、Excel形式での保管はムダがありません。しかし、一度手書きした生産時間や不良情報などの内容を、改めてパソコンで打ち直すのは余計な手間と時間がかかります。また、これらの作業はすべて人の手で行うので、記入漏れや転記ミスが生じないとも限りません。そのため、現場帳票に関する業務の効率化には直結していないのが現状です。
報告書のタイムラグで対応に遅れる
紙の帳票を使っている場合、現場データを活用するためには次の工程が必要です。①現場で手書きの報告書を作成→②事務所に戻ってExcelに転記→③Excelデータを集計。これでは各工程でロスが生じるため、報告書のデータをすぐに活用できません。具体的には、報告内容の共有・承認に時間がかかったり、過去のノウハウが埋没したりといった問題につながります。また、集計を人の手で行っている場合は集計漏れのリスクもあります。
i-Reporter × MotionBoardで現場帳票の課題を解決!
現場帳票の課題を克服し、帳票データを活用した業務改善につなげるには、適切なツールを導入することが大切です。そこでおすすめなのが、「i-Reporter」と「MotionBoard」を組み合わせて使用することです。これにより、業務の大幅な効率化が期待できます。ここでは、各種ツールがどういったものか、組み合わせることでどのような効果が生まれるかを解説します。
i-Reporterとは
「i-Reporter（アイレポーター）」は、2,700社以上の導入実績（2022年7月末時点）をもつシェアNo.1の電子帳票システムです。最大の特長は、紙の帳票やExcel帳票を“見た目そのまま”で電子化できる点にあります。従来のレイアウトをそのままにデジタル入力できるため、現場での定着もスムーズに進むでしょう。また、入力するデータの種類に応じて、入力項目をあらかじめ設定できます。iOS/Windows対応のアプリはオフライン環境下でも動作するため、あらゆるシーンで簡単かつミスのない入力作業を実現します。
MotionBoardとは
「MotionBoard（モーションボード）」は、データ活用に必要な集計・分析・レポート出力などの機能がオールインワンになったBIツールです。BIツールを導入することで、属人化しやすい集計・分析作業が誰でも気軽に行えるようになるため、現場帳票のデータ活用を効率化するうえで欠かせません。MotionBoardは管理図やガントチャートなど製造現場に役立つレポート表現を得意とすることから、現場帳票の分析におすすめです。
i-ReporterとMotionBoardの連携でできること
現場帳票の作成・提出をi-Reporterで電子化し、帳票データの集計・分析をMotionBoardで自動化することで、それぞれの強みを活かした運用が可能です。具体的には、現場からタブレットなどを用いてデジタル入力された帳票データを即時に集計、リアルタイムでレポート出力することでデータの可視化・全社共有が実現します。つまり、両ツールを連携させることで、現場帳票にまつわる一連の業務のすべてが効率化するのです。
i-Reporter × MotionBoardの活用例
では、i-ReporterとMotionBoardを組み合わせることで、具体的にどういった業務が短縮されるのでしょうか。主な活用方法を3つご紹介します。
製造現場で報告書作成が完了し分析業務もスムーズに行える
現場で作成した報告書はリアルタイムで本部と共有されるので、システムへの転記やダブルチェックといった手間がかかりません。これにより、現場の負荷が軽減されるのはもちろん、記入漏れや誤記などの人的ミスも減少するでしょう。また、本部においても作業内容がリアルタイムで得られるようになることで、データ分析や異常時の対策がスムーズに行えるようになります。
建設現場の散在した情報をリアルタイムに把握できる
建設現場から報告される情報は、施工進捗や設備点検など多岐にわたります。こうしたデータを個別に確認していたのでは、時間も人員も足りません。本ソリューションを使えば、報告書に記されたデータはすべてダッシュボード上、つまり一画面上でリアルタイムに閲覧可能です。数値データは図やグラフで表示したり、カメラ連携や図面を表示したりもできます。
各拠点間の報告書をリアルタイムで集計＆共有できる
本ソリューションでは、複数の拠点（店舗）から寄せられた報告書もリアルタイムで集計＆共有できます。これにより各拠点から集めた報告書を、改めてExcel集計表などにまとめる手間がかかりません。売上データなどを即座に可視化して分析が可能なため、サービス業や物流の現場でも利用されています。
i-Reporter × MotionBoardの導入事例
それでは、実際に「i-Reporter」と「MotionBoard」を組み合わせて使用している企業の導入事例をご紹介します。
富士ゼロックスマニュファクチュアリング株式会社
機械・電気機器の製造を手掛ける富士ゼロックスマニュファクチュアリング株式会社は、手書き日報により生じるロスや不良発生コストといった課題を抱えていました。i-Reporter × MotionBoardのソリューション導入後は、これまで日報の転記に80分かかっていたところが転記作業0になりました。またリアルタイムで不具合を確認できるようになったことで、品質不良を1/5に抑えることに成功したのです。これらの業務改善による効果もあり、ラインの残業時間を毎日1時間ほど削減できました。
南条装備工業株式会社
自動車部品メーカーの南条装備工業株式会社は、工場の実績データを分析・活用したい、生産日報や不良集計の帳票を電子化したいという考えのもと、本ソリューションの導入を決定しました。製品選定の決め手は、わかりやすいレポート画面やツール運用の柔軟性にあったといいます。導入後は、生産状況が可視化されたことで不良実績が早期把握できるようになり、生産効率・品質ともに向上しました。また、データ活用も活発になり、組織の意思決定もスピーディーになったそうです。
ヤマハ株式会社
楽器の製造・販売が主事業のヤマハ株式会社は、生産現場自らの手で業務改善サイクルを回すことを目標にMotionBoardを導入しました。生産実績データがリアルタイムに可視化されたことで、導入前は具体的に見えていなかった収集データの精度不足という新たな課題も発見できたといいます。これを機に指標の統一と入力業務の簡易化・標準化に努めた同社は、新たな社内システムを構築しました。結果的に、非生産時間の短縮やPDCAサイクルの改善、年間約500万円のレポート作成コストの削減といった効果を得られたのです。
まとめ
建設現場や製造現場において現場帳票の改善を図ることは、現場作業の効率化につながります。そこでおすすめなのが、『i-Reporter×MotionBoard』のソリューションです。単なる電子化だけに留まらず、分析も行える本ソリューションについて、まずはぜひ資料をダウンロードしてみてください。
