ここ数年では、働き方改革やコロナ禍の影響もあってさまざまな業種でテレワークの導入が拡大しています。導入してみて最初に出てくる問題が「コミュニケーションの密度」と「ファイル共有の方法」です。
この記事ではテレワークの生産性を高めるための「ファイル共有の方法」についてMicrosoft Teamsについて解説し、さらにファイル共有の効率化を加速させるためのツールである「野営BOOK」を紹介していきます。
テレワークにおけるMicrosoft Teamsの重要性
まずはテレワークを実施する際にファイル共有のための最も重要なツールである「Microsoft Teams」（以下では「Teams」とします。）について解説していきます。
テレワークの導入では社内ドキュメントを共有するための仕組み作りが大きな障壁となります。社外からネットワークを経由して社内のファイルサーバーにアクセスするためには、高いセキュリティレベルを確保し、安全な状態でサーバー運用する必要があります。また、VPNなどの技術を導入してアクセス権限をかける必要となり、人的なリソースにも大きな負荷がかかります。
そこで、Teamsを導入することによって安全にファイル共有ができる仕組みをより簡単に実現できます。Teamsのネットワーク通信は強固に暗号化され、第三者からのアクセスなどのリスクにも対応されています。
また、Teamsではクラウド上のサーバーにファイルをアップロードする仕組みが整っているため、利用する側でファイルサーバーを準備する必要がありません。さらに、クラウド上でやりとりすることから他の利用者もブラウザからアクセスでき、ファイルのアップロードもドラッグ＆ドロップだけで可能です。TeamsはMicrosoft社の製品であるため、Microsoft Officeの各ツールとの連携機能も充実しており、WordやExcelなどのファイルでは他の利用者との共同編集も行えます。
費用面について、Teamsを利用する際にはサーバー新設などの手間やコストは発生しません。安価な月額料金だけでファイル共有やその他役立つ機能が利用できるため、テレワークの環境作りにおいてTeamsを導入することは投資効果の高い施策だと考えられます。
テレワークのファイル共有時の課題
Teamsはテレワークで重宝されるツールですが、ファイル共有に関する運用についての課題が残ります。テレワークにおけるファイル共有の課題は主に以下の2つです。
- 任意のファイルを見つけるのが難しい
- 優秀な人がパンクする
これらについて、ひとつずつ解説していきます。
任意のファイルを見つけるのが難しい
Teamsで多くのファイルを共有できたとしても、それらの中から必要なファイルを見つけることは簡単ではありません。
Teamsに一本化されて大量のファイルが蓄積されることになると、まずは置き場所について分類ルールが必要となります。これがなければファイルを置く人それぞれが独自ルールで好きなように保存するため、他の人からの検索が困難となります。
さらにTeamsでファイルの中身を確認するためには、それぞれのファイルをひとつひとつ開いていかなければなりません。求めているファイルが見つかるまでファイルを開き続けることになり、ファイル検索の無駄な時間が積み重なってしまいます。
優秀な人がパンクする
優秀な社員に大きな負荷がかかり、業務がパンクする恐れがあります。
ここでの優秀な社員とは、ファイルの置き場所を適切に把握している人のことを指します。
ファイルが適切に管理されていない場合、優秀な社員には「〇〇のファイルを送ってほしい。」「この前の会議のファイルはどこだっけ？」といった連絡が殺到する恐れがあります。依頼する側は「自分で探すより早い」と思って気軽に依頼を出しますが、依頼を受ける優秀な社員は仕事が手につかず大きな負担となります。
オフィスワークであればファイルが見つからなくても周りの社員に見せてもらうことが可能です。しかし、お互いが顔を合わせることのないテレワークでは対面でのファイル共有が行えません。
こういった事例からわかるように、利用する各個人がファイルを検索できるための環境を整える必要があります。
ファイルの”見える化”を実現する「野営BOOK」
上記で見たように、Teamsを活用しても解決できない、ファイル共有の課題が残ります。そこで、この課題の有力なソリューションとなるのがファイルの見える化を実現する無料アプリ「野営BOOK」です。ここでは野営BOOKが持つ5つの機能についてそれぞれ紹介していきます。
フォルダ内のファイル全て「見える化」する
野営BOOKの機能のひとつとして、フォルダ内のファイル全てを「見える化」できるようになります。
野営BOOKを活用すれば、フォルダに登録されたファイルの全ページをプレビュー表示できます。そのため、ファイルをひとつひとつ開かずとも中身を確認できるため、必要なファイルを探すための労力を大幅に減らすことができます。これでファイルを見つけやすくなり、優秀な社員にかかる負担も軽くすることができるでしょう。
スマホでも快適に閲覧できる
野営BOOKはパソコンだけでなくスマートフォンでの利用にも対応しています。
スマートフォンでも前述したプレビュー表示によりファイルの中身を全て確認することが可能で、詳しく見たいページがあればタップするだけでそのページを素早く表示できます。
また、スマートフォンでファイルを閲覧するためにMicrosoft Officeを導入する必要もありませんWebブラウザから快適にファイルを閲覧できる機能によって臨機応変に効率よく業務を進めることができます。
必要な部分のみを切り取り・コピーできる
野営BOOKには必要な部分のみを切り取りができる機能と、その部分をコピーする機能があります。
表示ページのうち一部だけを参照したい場合は、その部分を選択して切り取ることでコピーを自分のPCに保存できます。また、表示ページにペンで書き込み、そのページだけをコピーすることも可能です。
切り取り・コピー機能を活用すれば、オリジナルファイルを丸ごとダウンロードする必要がありません。ドキュメントの一部だけを参照したいケースでは大幅な効率アップにつながります。
呼び出し用URLでより簡単に共有できる
野営BOOKでは特定のファイル・ページへのアクセス用URLが発行できるため、そのURLを使ってより手軽に情報共有をすることが可能です。
例えば、特定ページの閲覧時にそのページのリンクを取得すると、そのページにアクセスするためのURLを取り出せます。そのURLをチャット機能やメールで他の利用者へ共有すれば、その利用者が同じページへダイレクトにアクセスできるようになります。
ファイルの情報を共有する際にページ番号などを連絡する必要がなくなり、情報共有の効率化につながります。
Teamsでファイルをプレビュー化できる
野営BOOKはTeamsに組み込むことで全ページプレビュー付きのBOOK一覧を利用できるようになります。
必要なステップは野営BOOKのファイル一覧へのURLをTeamsのタブに組み込むだけです。そうすることで、Teamsのメンバー全員が野営BOOKをTeams上で利用できるようになります。野営BOOKにはユーザー数の制限がないため、大規模なチームにも対応することが可能です。
野営BOOKによってファイルの全ページをプレビュー表示できるため、ファイル共有を飛躍的に効率化できます。チーム内で頻繁に利用するマニュアルや図面を共有する場合など、野営BOOKとTeamsの連携が役に立つでしょう。
まとめ
テレワークにおけるファイル共有の問題を解決するためにTeamsと野営BOOKという2つのツールを紹介しました。
Teamsでファイル共有のための環境を作り、野営BOOKでファイルをプレビュー機能で「見える化」してファイル共有を円滑に運用していければ、効率よく業務に取り組める体制が整います。
野営BOOKはTeamsのタブに組み込むだけで利用することが可能です。無料で50ファイルまで共有できるため、まずは無料版の野営BOOKを登録してみてはいかがでしょうか。
