近年、ペーパーレス化へとシフトしようとする企業が増えています。製造業においても、作業実績日報の自動化によるペーパーレス化を推進する企業が増えました。
本記事では、作業実績日報における課題や、ペーパーレス化の必要性などについて解説します。また、課題の解決に役立つソリューションもあわせてご紹介しましょう。
作業実績日報に関する業務とは
作業実績日報は、あらゆる業界で採用されています。製造の現場でも採用されていることが多く、従業員の手によって、その日行った作業の内容や生産した数、作業中に起きたことなどを記載します。
日報に記載する内容は、企業によってさまざまです。基本的には、その日の業務内容をメインとし、気づきや反省点、見つかった課題、翌日の予定や目標などを書き込みます。日報への記載が終われば、現場の責任者や上司などへ提出します。
製造業においてもペーパーレス化は推進されていますが、いまだに作業日報は紙への手書き、といったところが少なくありません。書類で指定された内容を作業員が手書きで記し、業務終了時に提出します。
そのため、作業実績日報に関する業務には、書類のプリントアウトや配布、作業員による記録などがあります。それだけでなく、用紙の回収や集計作業、内容の確認といった作業も発生するのです。
このように、作業実績日報に関する業務は意外と多いのが実情です。紙を多く使用するためコストもかかり、現場作業員への負担も増大します。
作業実績日報作成・報告業務の課題
作業実績日報の作成や報告業務に関する課題は、先ほど少し触れました。しかし、現場にはより多くの課題があることをご存じでしょうか。ここでは、作業実績日報の作成や報告業務に関する、より具体的な課題を見ていきましょう。
紙帳票のため抜け漏れミスが発生しやすい
オペレーション時のミスを誘発しやすいことが、課題のひとつとして挙げられます。紙の帳票を人の手で回収し、目視で確認するためミスが起こりやすいのです。
現場の作業員は、用意された紙に手書きで作業内容や生産数などを記載します。すべての作業員が、一言一句間違わず丁寧に記載してくれればよいのですが、中には時間を惜しんで適当に書いてしまう方もいるでしょう。
その結果、誤った数字を記載してしまう、集計側が読み間違えてしまう、といったことが生じる可能性があります。また、人の手で書類を集めるため、集計忘れが生じる可能性もあるのです。単純なミスですが、紙帳票を使用した日報では、実際にこのようなミスは起こりえます。
オペレーションミスが発生すると、経理側で不整合が生じるおそれもあります。適切な会計ができず、後々大きな問題に発展するかもしれません。会計ミスにより、取引先やクライアントからの信頼を失ってしまう、といった事態に陥る可能性もあるのです。
紙からExcelに転記する工数が別途発生する
作業日報に記載された内容は、あとからExcelなどのアプリケーションに転記するケースがほとんどです。紙のまま保管してしまうと、必要なときにデータを取り出すことが困難であり、コンディションが悪くなってしまうと内容を読みづらくなってしまいます。
ただ、紙からExcelへ転記するとなれば、それなりに工数が発生します。従業員が数人しかいない工場ならまだしも、たくさんの人が働いている工場では、Excelへ転記する数も膨大です。集計と転記に多大な工数と時間がかかってしまうのは、大きな問題といえるでしょう。
Excelへ転記する工数が別途発生すれば、人件費が余計にかかることと同義です。当該作業を行うための人員が必要となるからです。トータルでの労働生産性が低下し、利益創出をしづらくなることも課題です。
もし、この工程をなくすことができればどうでしょうか。人員を直接的に利益が生み出せる業務に従事させられ、余計なコストの発生を防げます。必要以上に人員を確保する必要もなくなり、最小限の人数で現場を回すことも可能となるでしょう。
現場作業から報告までのリードタイムが長い
基本的に、作業日報はその日の作業が終了してから所定の用紙へ記入します。手作業での入力となるため必然的に時間がかかり、集計から報告書の作成の場面でも多大な時間を要してしまいます。
日報へ記載する内容が細かいほど、報告までのリードタイムは長くなる傾向があります。また、記入項目が見づらい、書きにくいといった問題がある場合にも、リードタイムは長くなってしまうでしょう。
現場作業から報告までの時間が長くなってしまうと、日報の内容をうまく活用できません。タイムラグが生じてしまい、せっかく抽出できた課題への対応も遅れてしまいます。
また、経営・企画側は適切な生産計画を立てられなくなります。現状の生産数や課題などを正しく把握できないからです。結果的に、とりあえず多めに作っておけば問題ないとの結論に至り、必要以上の製品を生産してしまう、といったことも考えられます。こういった状況が長く続いてしまうと、無視できない規模のコストとして積み上がってしまうおそれがあります。
i-Reporterで工程進捗管理の効率化を実現
日報管理業務を電子化すれば、製造業に携わる多くの企業が抱えている課題をクリアできるでしょう。さまざまなソリューションやツールがリリースされていますが、おすすめなのはi-Reporterの導入です。
i-Reporterは、株式会社シムトップスが開発した帳票管理システムです。WindowsタブレットやiPhone、iPadなどで利用できるシステムで、製造業における新たな業務スタイルを実現できるツールです。
i-Reporterを導入すれば、タブレットを使って現場で入力ができ、帳票データベースに保存できます。社内システムとの連携もでき、データの抽出も必要に応じてスピーディーに行えます。
紙からExcelへの転記作業がなくなるため、従来のような転記ミスを回避できるのは大きなメリットといえるでしょう。また、社内の他システムとのインターオペラビリティについても考慮されており、再入力が不要で、集計作業の自動化も実現します。
タブレットを用いて現場で報告ができるため、作業員はわざわざ事務所や休憩所に戻って記入作業を行う必要がありません。現場作業員の負担を軽減する効果も期待できるのです。
まとめ
作業実績日報の電子化により、作業員の手間を軽減できるほか、さまざまなミスをなくし生産性向上、業務効率化が期待できます。報告までのリードタイムも短縮可能で、データの有効活用にもつながります。
i-Reporterなら、日報の電子化により従来の課題を解決できます。無料トライアルもあるので、まずは実際に試してみてはいかがでしょうか。
