ワークフロー管理とは？システムとツールの選び方を解説

「経費精算の申請に入力ミスが多い」「申請作業が複雑で時間がかかる」といった悩みをお持ちではありませんか？

日々の業務を効率的に進めるためには、ワークフロー管理が不可欠です。しかし、ツールが多く、どれを選べばよいのか迷っている方も多いでしょう。

本記事では、ツール導入のメリットや選び方について詳しく解説し、業務に最適なツールを見つけるお手伝いをします。

ワークフロー管理とは？基本的な概念と重要性

ワークフロー管理とは、業務の流れをシステムやツール上で管理することを指し、業務の効率化において重要な役割を果たします。さらに、日常的に行う一連の業務プロセスの無駄を最適化することで、業務スピードが上がり、生産性が向上します。

ワークフロー管理について、詳しく見ていきましょう。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務や作業の流れを定義し、業務プロセスの順序や構成通りに処理することです。

例えば、書類の申請や承認、タスクの進捗確認など、さまざまなワークフローが日常的に存在します。これらの業務工程は、書類の印刷や上司の職印による承認待ちなど、モノや時間の無駄が多く発生します。

この状況を打開するため、ペーパーレス化やパフォーマンス向上を進め、属人化していた作業をIT化して、フローをコントロールする動きがあります。ヒューマンエラーの防止や日常業務の効率化、手順の標準化のために、システムやツールの活用がおすすめです。

ワークフローについては以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
ワークフローとは？業務を自動化するためのシステムやそのメリットを解説

ワークフロー管理システムとは

ワークフロー管理システムとは、業務フローをデジタルに組み込み、処理を自動化して管理するためのシステムです。一連の業務手順やフォーマットを可視化することで、業務を効率よく進められます。

ワークフロー管理システムによる業務の可視化は、業務プロセス全体の状況把握に有効です。また、単純作業を自動化することで、人的ミスを減らすことにもつながります。このように、ワークフロー管理システムにより、手作業だったワークフローを効果的に管理することが可能です。

プロジェクト管理との違い

ワークフロー管理とプロジェクト管理の大きな違いは、管理の目的です。

プロジェクト管理は、タスクの進捗や納品物など、目標や期限に向けたプロジェクト進行の管理であり、ワークフロー管理とは対象が異なります。ワークフロー管理は、日常業務の流れやフォーマットの統一など、標準化を中心としている点がポイントです。

また、プロジェクト管理は、タスクの進捗状況をガントチャートなどで可視化し、プロジェクトの全体像を把握します。タスクや課題、スケジュールなど、プロジェクトごとに必要な情報の一元管理が向いており、1つのツール内で情報共有できることが一般的です。

ERPとの違い

ワークフロー管理とERPとの違いは、業務の範囲や管理内容です。ERPとは、企業の持つヒト・モノ・カネなどのリソースを中心とした経営計画を指します。

ワークフローが経費精算や稟議（りんぎ）といった特定の業務であるのに対して、ERPは会計、人事、企業の強みとする業務のプロセスです。

ERPでは、企業の経営理念や利益、企業の持つリソースの配分管理など、企業全体での計画や実行管理が必要でした。このような業務を統合的に一元管理するのが、いわゆる基幹システムです。一元管理することで、全体像の把握や戦略プランニングなど重要な業務を効率化できます。

ワークフロー管理システム｜3つのメリット

ワークフロー管理システムの導入は、日常の業務プロセスを効率化する上で有効な手段です。さらに、全体的な業務の質にも大きな影響を与えます。以下、ワークフロー管理の具体的なメリットと業務に与える効果の説明です。

業務プロセスの効率化

ワークフロー管理システムを導入することで、業務プロセスが電子化されるため、効率的な作業が可能です。

例えば申請書の提出だけでも、書類の印刷から手書き、押印、承認者への提出、承認など手順が煩雑です。個人があちこち移動するよりも、パソコンから申請フォーマットを入力し、ボタン操作で承認ルートに送信できたら、大幅に時間が短縮されます。

また必須入力やチェック処理により入力ミスも減るため、承認者の負担が減ることもポイントです。

このように、日常的に発生する業務を自動化し、手作業によるミスや時間の浪費を減らせます。

ペーパーレス化でコスト削減

ワークフロー管理システムによって、紙ベースだった申請書類などの文書が電子化され、紙代や労力といったコストが削減できます。

ペーパーレス化により、精算書の印刷や領収書のコピーなど、紙の購入費用や印刷コストが削減されます。プリンターのインク交換や紙の補充作業も減り、備品代にかかる予算を減らすことが可能です。

また、書類を電子化することで、書類の作成、提出、保存、検索といった管理がしやすくなり、必要な情報に迅速にアクセスできます。書類紛失や情報漏洩など、リスク管理においても有効です。

属人化の解消

ワークフロー管理システムは、属人化によるタイムロスやトラブルの解消、業務手順の標準化などに効果的です。

承認作業など、特定の担当者による業務が滞った場合、状況が分からない問題が生じます。業務フローを可視化し、どのフェーズに問題があるのかを見つけやすくすることで、迅速な状況把握が可能です。

また、ワークフロー管理によって業務プロセスを標準化すれば、操作手順をマニュアル化して社内で共有できます。つまり、業務内容を担当者が説明しなくても、マニュアルやノウハウによる業務の引き継ぎができ、業務の継続がスムーズです。

ワークフロー管理で効率化できる業務例

ワークフロー管理は、稟議や報告書作成といった従来の業務だけでなく、幅広い業務の効率化が可能です。

ここでは、システム導入によって、どのような業務で効率化が期待できるか、具体的な例を用いて詳しく解説します。

勤怠管理

ワークフロー管理を活用すればオンラインで出退勤を記録するため、リアルタイムで勤怠状況を把握できます。

勤怠管理は出退勤だけでなく、休暇申請、残業届などのフローも管理する業務です。これらをワークフローで一元管理できるため、プロセスが簡略化され、管理業務の負担が軽減されます。また、勤怠に異常があった場合でも即座に対応が可能です。

手作業だった勤怠を自動化することで、月末処理などもスムーズに行えます。入力ミスや承認漏れなどもシステムでチェックできるため、事務作業の効率化と時間短縮により、自分のタスクに集中できます。

経費精算

経費精算は業務に関する出費を申請し、承認処理を行う精算業務です。このプロセスをシステムで自動化することにより、精算までにかかる手間や時間を短縮できます。

また、経費精算に必要な領収書などの添付書類も、画像としてデータ管理することが可能です。過去の申請をデータ保存し、アップロードする機能を活用すれば、データ入力や計算、項目チェックといった流れが自動化できます。書式や承認ルートも設定できるため、業務進行が効率的です。

さらに月末の定期的な申請であれば、通知機能を使うことで、申請漏れや承認遅れ、ミスによる再申請など、個人の負担も軽減できます。

人事考課

ワークフロー管理の活用により、管理が複雑な人事考課プロセスをスムーズに運用できます。

人事考課は従業員のパフォーマンスを評価し、人材育成、昇進、給与を決定する重要な業務です。人事考課のプロセスには自己評価や、評価者による複数の承認、評価コメントなどの項目があります。プロセスの自動化により、管理の負担を軽減することが可能です。

例えばシステム上で評価項目を登録し、フォーマットを共通化することで、評価内容のデータ管理が実現できます。ファイルを配布したり提出したりする手間もなく、手順の効率化、進捗状況の把握や管理にも有効です。

稟議

ワークフロー管理により、稟議の申請から承認までのプロセスを自動化し、処理作業を効率化できます。稟議は経費精算と同様の業務フローがあるため、承認ルートやフォーマットの設定をすれば、処理のスピードアップも可能です。

ワークフローのオンライン化は、リアルタイムで申請状況を可視化するため、承認遅れや見落としが防止されます。

さらに、申請履歴を活用することで、保存した稟議書や過去の検索も簡単に行えるため、作業がスムーズです。システム的なチェックだけでなく、過去の申請と比較確認することで入力ミスを減らすことにもつながります。

報告

ワークフロー管理システムを利用すれば、報告書の書式設定や提出、管理者によるレビュー作業が効率化されます。ワークフロー管理による報告書作成は、以下の点で効率的です。

報告業務は、社内での情報共有や進捗確認に欠かせません。複雑なプロジェクトの場合、頻繁に報告を求められることもあります。

例えば、日報などは毎日記入する必要があるため、報告書をテンプレート化することで効率的に作業することが可能です。テンプレートの統一により、管理者へ情報伝達しやすくなります。

その他機能

上記の機能以外に、ワークフロー管理システムやツールによっては、このような機能が付属している場合があります。

日常業務のプロセスを円滑にするために、これらの機能を併用し、1つのツール内で作業を完結させることができます。

例えば、社内規則などの重要ドキュメントは、ワークフロー管理システムで管理すると便利です。事務処理のサポートとしてワークフロー管理システムを活用し、業務タスクはプロジェクト管理ツールにまとめるなど、使い分けを検討しましょう。

ワークフロー管理システムの機能

ワークフロー管理システムは、業務フローを自動化し、スムーズに必要な情報を共有します。ワークフロー管理システムに組み込まれている代表的な機能は、以下の5つです。それぞれの機能がどのように業務をサポートするか、詳しく解説します。

申請書作成機能

申請書作成機能は、ワークフロー管理システムの中でも重要なメイン機能の1つです。以下の申請書作成機能を使って申請フォーマットをカスタマイズし、申請内容を定型化できます。

例えば、経費精算や休暇申請など、使う機会の多い申請書を種類ごとにテンプレート化します。申請に必要な項目をカスタマイズできるため、シンプルな申請書を作成することが可能です。

承認・決済機能

承認・決済機能は、申請された内容に対して、承認または差戻しを行う機能です。この機能により、申請書に設定された承認ルートで自動回覧されるため、承認プロセスが自動化されます。

また、システムにログインできる環境であれば、どこからでも承認作業が行えるため、スピーディーな対応が可能です。

さらに、システム上で承認履歴が記録されることにより、判断内容の確認もできます。申請状況の閲覧も可能となり、承認漏れなどの業務の滞りを防ぐ便利な機能といえるでしょう。

通知機能

通知機能は申請や承認結果を通知する、業務進行のサポート機能です。申請が提出された時点で申請ルート上の担当者に自動通知されるため、対応忘れを防止します。

また、承認遅れや期限が近い場合、リマインダーとして利用可能です。通知方法は以下の種類があります。

この機能によりメールやシステム内のアラートとして情報伝達を効率化し、業務の進捗状況を把握しやすくなります。

連携機能

連携機能は、ワークフロー管理システムと他の外部システムのデータを連携することです。他業務システムとデータを同期することで、情報が連動している業務について作業しやすくなります。

例えば、ERPシステムや人事管理システム、CRMなど、必要なデータをCSV出力し、ワークフロー管理システムにアップロードすることも可能です。システム間のデータを同期することで、データの二重入力が不要となり、作業の効率化と入力ミスを減らせます。

運用管理機能

運用管理機能は、ワークフロー管理システムの運用を効率的にサポートする機能です。この機能は、システムの設定やユーザー管理、アクセス権限など、セキュリティの観点からシステム全体の運用を最適化します。

アクセス権限の設定は情報漏洩防止に役立ちます。また操作履歴を記録し、ファイル出力することで、システムのログ監視や分析も可能です。このように、監査やセキュリティ対策として、機能を有効活用できます。

ワークフロー管理ツールの選び方

求められる機能やニーズはそれぞれの業務で異なるため、最適なワークフロー管理ツール選びが重要です。

ワークフロー管理ツールを導入する上で、考慮すべき3つのポイントについて解説します。各ポイントを比較し、導入コストや運用のしやすさも検討しましょう。

申請フォーマットの作成が簡単にできるか

ワークフロー管理ツールを選ぶ際、申請フォーマットの作成が簡単にできるか、カスタマイズ性があるかどうかを確認します。

例えば、ドラッグ＆ドロップで直感的に項目を移動できる機能や、申請書のレイアウトを変更できる機能があると、フォーマット作成が簡単です。カスタマイズしたテンプレートが一時保存できるかなども、あわせて確認しましょう。

承認ルートの管理・設定がしやすいか

次にツール選びで重要なポイントは、複雑になりがちな承認プロセスで、承認ルートの管理や設定がしやすいかどうかです。

ワークフロー管理ツールでは、複数の承認者の設定や承認ルートなど、申請の種類や条件に応じて、自動的に切り替える機能が必要です。ルート変更や追加が柔軟に行えるツールであれば、組織の変化や業務のニーズに合わせた対応をスピーディーに行えます。

自社の他システムとの連携ができるか

ツール選びで欠かせない最後のポイントは、ワークフロー管理ツールが自社の他システムと連携できるかどうかです。ERP、CRM、人事管理システムなど、既に導入している業務システムがある場合、連携できるか確認しましょう。

ワークフロー管理ツールと連携できれば、膨大なデータやドキュメントの一元管理が可能です。データを統合できれば、申請だけでなく、アカウントの追加や削除などの基本設定もスムーズになり、業務の効率化が進みます。

Power Automateでワークフローを効率的に管理

MicrosoftのPower Automateは、コーディングの知識や専門スキルがなくても、ドラッグ＆ドロップ操作で簡単にワークフロー作成ができます。また、Microsoft製品との互換性があるため、他のアプリケーションやサービスと連携しやすいことが特徴です。

例として、Power Automateで用意されているテンプレートから、申請フォーマットを業務プロセスに合わせて作成します。Excelなどでのデータの入出力や、Teamsと連携して通知を受け取る設定も可能です。

Microsoft 365の契約ライセンスによっては、Power Automateをすぐ使える場合もあり、導入コストを抑えられる点もポイントです。

まとめ

ワークフロー管理システムを導入することで、以下のメリットが得られます。

また、Power Automateを活用することで、簡単に効率的なワークフロー管理が実現します。申請書の電子化で、物品コストや書類紛失のリスクも減らせるため、ぜひ、ワークフロー管理システムの導入を検討してみてください。