新型コロナウイルスの影響によりテレワークが普及したことで、出社しなくてもシステム上で業務が完結するツールの需要が増えています。中でも、申請・承認をシステム上で行える「ワークフローシステム」への注目が集まっています。本記事では、ワークフローシステムの概要や機能、おすすめの製品について解説します。
ワークフローシステムの概要とは
「ワークフローシステム」とは、稟議書をはじめとしたさまざまな書類に対する申請や承認、回覧などのフローを電子化するシステムを指します。これまで紙によって管理してきた書類をすべて電子化することで、紙を回す手間が省けたり、紛失などのミスを防止したりできます。ペーパーレス化にもつながるため、紙代やインク代も削減できます。
また、近年では新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークの普及が拡大していますが、押印のために出社する「ハンコ出社」も問題視されています。ワークフローシステムならシステム上で承認フローが完結するため、脱ハンコを促し、ハンコ出社をなくすことが可能です。特に営業職の場合、取引先で打ち合わせをしたあとに会社に戻り、申請書類の作成や回覧をする必要がなくなります。外出先などでワークフローシステムを利用して直帰できるので、業務効率も格段にアップするでしょう。
そのほか、電子化することで、どの書類が誰まで回覧・承認されているかも明確になるため、決裁承認もスピーディーになり、意思決定の迅速化にもつながります。証跡もシステム上に記録されるため、内部統制の強化も促進できます。
ワークフローシステムの機能
続いては、ワークフローシステムの主要な機能について解説します。
申請書類のテンプレート作成
稟議書や決裁文書、人事関連書類など、よく利用されるものについては、申請フォーマットのテンプレートが何種類も用意されているシステムもあります。テンプレートを活用することで、一からすべて作成するよりも大幅な時短が見込めます。また、すでにExcelなどの書式で作成したものを読み込み、申請フォーマットを作成できる機能もあります。
アクセス管理の自動化
これまでシステムにアクセスするための権限付与においては、紙の申請書を記入して上長に提出し、承認をもらえたら、それをシステム担当者がアカウント登録（ID発行など）するケースが多く見られました。この一連のフローを行うために時間を要していましたが、ワークフローシステムを活用すれば、アクセス管理の自動化も実現します。
権限をきちんと設定することで閲覧者も限定できるため、セキュリティ対策の一環として、情報漏洩リスクの回避やコンプライアンスも遵守できるようになります。
ステータスの進捗管理
申請書の承認がおりるまでには、たくさんの人が関わっています。主査・課長・部長・社長といったように、組織責任者すべての承認が必要となるケースもあり、提出する書類によっては他部署の人の承認作業も発生します。
これらを紙で行う場合、誰の手元に書類があるのか、どこで停滞しているのかを確認するのに時間がかかります。完了までの大まかな目安時間もわからないため、急ぎの書類のときは非常に不便でしょう。承認する側も、たくさんの書類が机に置かれたのでは、どれを優先的に処理すべきか判別できず、また書類が溜まってあふれてしまい紛失するリスクもあります。
ワークフローシステムを導入すれば、画面上で今どのステータスにあるのかが一目瞭然となるため、滞っている書類については催促しやすく、承認完了までもスムーズに進められます。承認記録も残るので、内部統制の強化も図れるでしょう。
データやファイルの整理
従来では申請を紙で行っていたため、資料を閲覧したい場合、倉庫内にある膨大な書類の中から探す必要がありました。それを毎回行っていては、手間も時間も無駄にかかってしまいます。ワークフローシステムを活用すれば、過去に申請した書類を画面上で簡単にデータ検索できるため、無駄な時間もかからず業務効率化につながります。
また、紙で保管する場合、整理する手間や保管スペースも必要でしたが、システム上で保管できるようになれば場所をとらないため、オフィスのスペース削減にもつながります。
おすすめのワークフローシステムツール
現在では、各社からさまざまなワークフローシステムが提供されています。以下では、おすすめのワークフローシステムをピックアップしてご紹介します。
ジョブカンワークフロー
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンワークフロー」は、シリーズ累計12万社以上の導入実績を誇る注目のワークフローシステムです。初めての方でも直感的に操作しやすい点が魅力で、使いやすさを追求したシンプルなUI設計がなされています。会社でよく利用されるテンプレートも50種類以上準備されており、カスタマイズも可能です。
また、チャットシステムやGoogleアカウントとも連携できるため、承認途中で差し戻したい場合のコミュニケーションもスムーズに行えます。申請や承認がされたら、関係者に自動でメールやチャットに通知が送られるので、すぐに気づけます。
PCだけでなくスマホからでも申請や承認が行えるため、社内にいなくても外出先からスピーディーに対応できます。スマホで撮影した書類も、そのまま添付して申請できる利便性の高さも魅力です。
利用登録は1分で済むうえ、30日間は無料でお試しもできます。利用料金に関しては、初期費用やサポート費用、月額固定費は一切かかりません。発生する費用はユーザー数に応じた月額料金のみで、中・小規模の企業であれば1ユーザーあたり月額300円、大規模（500名目安）な企業の場合は別途見積書が発行されます。
コラボフロー
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフロー」は、オフィスワークの効率化を目指した、とにかく「簡単」にこだわったワークフローシステムです。導入時には専門的な知識が不要で、2ステップで運用をスタートできます。既存のExcelなどからWebフォームが作れるため、難しく考えずとも今の運用からスムーズに移行できます。
申請や承認といったワークフローシステムのベースとなる機能はもちろん、処理が停滞している書類を検索したり、設定期間を過ぎても処理がされないものには通知が送られたり、代行承認ができたりするなどの機能も備わっています。また、蓄積されたデータを活用できるデータ入力ツールや、決裁の申請データをExcelやPDF形式で出力できる「帳票出力」機能もあります。
価格については30日間無料で試用でき、クラウド版の場合は1ユーザーあたり月額500円、年額5,880円（最低5ユーザー、2ヶ月から利用可能）です。パッケージ版の場合、別途見積書が発行されます。
Power Automate Desktop
「Power Automate Desktop」とはMicrosoft社が提供するRPAツールです。「RPA」とは「Robotic Process Automation」の略で、人が操作するのと同じようにコンピューターが操作を実行するプログラムを指します。本製品はデスクトップフローで、似た名前の「Power Automate」はクラウドフローである点が異なります。
Power Automate Desktopは、さまざまな単体のアクションを組み合わせながらフローをデザインし、自動化するソフトウェアです。たとえば、「サイトからダウンロードする」「Excelを起動する」といった400種類を超えるアクションを自動化できるため、これまでアナログで行っていた作業を1つのアクションとして組み合わせながらシステム化できます。
導入することで入力作業や転記作業など、地味に作業者の負担になっていた定型業務を自動化できるため、その分のリソースをコア業務に充てられます。また作業の自動化は、プログラミングのような専門知識がなくてもできるので安心です。
使い方次第では、ワークフローシステムの域を超えた領域まで自動化を進められるため、さらなる業務効率化や生産性の向上が期待できます。その結果、企業利益や従業員のモチベーションの向上にもつながるでしょう。
価格については、Power Automate Desktopは無償（Windows 10ユーザーに限る）で利用できます。一方Power Automateは、ユーザーごと/フローごとにプランが分かれており、前者は1ユーザーあたり月額1,630円、アテンド型RPAの場合は1ユーザーあたり月額4,350円です。後者のプランでは、5フローあたり月額54,350円（最低価格）で、追加のフローについては1フローあたり月額10,870円となっています。
まとめ
テレワークの普及によりオフィスに出社する機会が減った今、業務効率化や生産性向上を図るうえで、ワークフローシステムをはじめとした自動化ツールの導入が不可欠となっています。導入の際は、よく比較検討し、自社に最適なものを選ぶとよいでしょう。
「Power Automate Desktop」なら無償で利用でき、400種類を超えるアクションの自動化が可能なため、これまでアナログで行っていた作業についても効率よく自動化できます。製品選びに迷われている方は、この機会にぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
