帳票とは？その概要や種類について

多くの企業でドキュメントの電子化が進んでいますが、企業の管理する帳票類も電子化の対象です。経理部門で管理する帳票類は数多くありますが、そもそもの帳票の種類や保存期間、管理方法について詳しく知りたい方も多いのではないでしょうか。

本記事では、帳票の種類や保存期間、また帳票保存の課題について詳しく解説します。

帳票とは

「帳票」とは帳簿類の「帳」と伝票類の「票」を合わせた言葉で、帳簿と伝票を指します。企業で作成する帳簿の目的は、取引の証跡となる記録を残したり関係者に情報を伝達したりすることです。

帳簿類には仕訳帳や売上帳、総勘定元帳などの種類があり、主に取引について記録します。伝票類は入金伝票や支払伝票、収納伝票などがあり、お金の動きを中心に記録するものです日々の取引やお金の動きを記録し、実際に取引があったことの証拠として示すことが帳票の役割と言えます。

帳票は企業のお金の流れを記録するため、経理担当が作成することが一般的です。

企業の会計情報を証明する帳票書類は、その重要性から保存期間や方法が法律で定められています。

帳票の種類

帳票は大きくは帳簿や伝票のことを指しますが、細かく見るとその種類は実にさまざまです。帳票の種類によって目的や記録する内容が異なり、企業によって扱う帳票の種類が異なります。そのため、電子化にあたっては各帳票の特徴を正しく理解することが大切です。以下では、帳票の種類とそれぞれの特徴、用途について具体的に紹介します。

帳簿

「帳簿」は、取引やお金の流れを記録して残すためのもので、「主要簿」と「補助簿」に分けられます。

主要簿は「総勘定元帳」と「仕訳帳」、「日記帳」の3種類で、総勘定元帳と仕訳帳は所得税の青色申告を行う際には必ず作成しなくてはなりません。

補助簿には「現金出納帳」「預金出納帳」「売掛帳（得意先元帳）」「買掛帳（仕入先元帳）」「受取手形記入帳」「支払手形記入帳」「売上帳」「仕入帳」「経費帳」「商品有高帳」「固定資産台帳」などの種類があります。

主要簿だけでは把握しにくい情報を補足するのが補助簿の役割です。

帳簿を見ることで企業の収支状況を把握できるため、経営の観点からも帳簿は重要な役割を持っています。

伝票

「伝票」は、取引内容やそれに伴うお金や物の出入について記録した書類です。個別の取引内容を伝票に起こすことで、後ほどまとめて総勘定元帳に転記でき、分業やチェックもしやすくなります。また、取引内容やお金の動きが簡潔な書式で表されている点も伝票の特徴です。

伝票には、主に「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」「仕入伝票」「売上伝票」の5種類があります。

上記の伝票をすべて使う場合を「5伝票制」、入金伝票、出金伝票、振替伝票の3種類のみを使う場合を「3伝票制」と言い、現金取引が多い業態では3伝票制が多いです。

伝票は請求書・注文書などの取引を証明する書類から作成し、責任の所在を証明するため作成者や管理者の押印が行われます。

証憑

「証憑」は「しょうひょう」と読み、契約書や請求書、納品書のように実際の取引があったことを証明する、帳票の根拠になる書類を指します。

企業における証憑書類は、大きく分けて「売上に関する書類」「商品の仕入に関する書類」「従業員への支払いに関わる書類」「そのほかの書類」に分けられます。

売上に関する書類は、取引内容や金額が記された書類で、請求書や領収書などです。

商品の仕入に関する書類は、物品の数量が記された発注書や納品書を指します。

従業員への支払いに関わる書類は給与明細書や給与算定の根拠になる出勤簿やタイムカードの記録などです。

その他オフィスの賃貸借契約書や金融機関の返済予定票なども証憑にあたります。

帳票の保存期間や管理方法

帳票は企業の取引を記録し証明する目的から、一定の保存期間や管理方法が法律で義務づけられています。適用される法律や帳票の種類によって保存期間に違いがあるため、ルールを正しく理解し適切に管理することが大切です。

以下では、帳票の保存期間や管理方法について、法人税法、会社法といった法律ごとに詳しく解説します。

法人税法上の保存期間

法人税法は企業において適切な納税が行われるようにするための法律で、その目的に沿って帳簿書類の保存期間が定められています。法人税法上の帳簿書類の保存期間は種類により異なるため注意が必要です。

帳簿は税務処理において重要な書類であり、7年の保存が義務づけられています。また、欠損金が生じた事業年については9～10年の保存が必要です。なお、法改正が行われた都合上、保存義務の期間は事業年度によって異なります。よく確認してください。

請求書や見積書など、取引に関係する証憑書類も同期間の保存が求められます。伝票についての定めはありませんが、売上伝票のように、帳簿書類の補充の役割を持つものは保存が必要な場合もあります。一般的に実務では、伝票を帳簿と同期間保管することが一般的です。

会社法上の保存期間

会社法は健全な会社経営のために、関係者の利害を調整することを目的とした法律です。会社法では帳票の保存期間は10年と定めており、例外はありません。そのため実務では、会社法へ対応するために、法人税法の保存期間を経過しても帳票類の保存を続けることになります。

法人税法で定められている年数は税金の時効の年数であり、税法上はそれ以上保存する必要はありませんが、会社法上はたとえ会社を清算した場合でも10年間は帳簿資料を保存する必要があります。

帳票にまつわる課題

帳票はコンピューターが現れる前から、会計に欠かせないものとして利用されてきました。そして昨今は、時代に合った変化へのニーズまで強まりつつあります。会計業務の効率化や会計書類の電子化が進みにくい背景には、こうした帳票の抱える問題の影響も小さくありません。現在の帳票にまつわる主な課題には、次のようなものがあります。

日本の手書き帳票の複雑さ

日本の帳票は手書きを前提としたものが多く、罫線や枠、記入項目が多く、用紙サイズもさまざまです。数字の桁の区切り線も3桁ごとに太さや線種を変えたり、枠の角を丸くしたりとデザイン上のこだわりも多く見られます。

カーボン複写の帳票やプレプリントされた用紙の上から印字する帳票プリンタが多く見られるのも、手書きとの併用が強く意識されているために他なりません。

コンピューターでの処理を前提に帳票が発達した海外と比べて日本の帳票は複雑で、電子化のコストを高くする一因となっています。

帳票のIT化が求められる

現在、さまざまな背景から、帳票のIT化へのニーズが高まっています。

例えば帳票書類は保存すべき種類も多く、年数とともにその量もだんだん増えていきます。帳票の用紙や印刷のコストに加え、保管スペースも含めた管理コストの増大は企業にかかる大きな問題と言えるでしょう。

また、近年は大規模な自然災害が増えており、企業のBCP（事業継続計画）の観点からも帳票の電子化が求められています。安全性の高いデータセンターにデータを保管でき、バックアップやアクセス管理なども可能になることが電子化を求められる要因の一つと言えるでしょう。

帳票やその他企業の書類を電子化し、企業のペーパーレス化を進めることによって環境問題への企業の取り組みをアピールしたいという企業も増えています。環境保護のためのCSR活動は資金や人員が必要になるため実施が難しいですが、ペーパーレス化なら生産性向上にも寄与するため業務の中で行うことも可能です。社会問題への取り組みは企業の信頼感を高めて資金調達や採用にも有利にはたらきます。

まとめ

企業の会計管理に欠かせない帳票は、一定期間の保管や管理を法律で義務づけられています。帳票の保管や管理は負担も大きいため、業務の効率化を目的に帳票のIT化を希望する企業も多くなっています。帳票管理の効率化のためには、帳票管理システムの導入が効果的です。

Microsoft Dynamicsは帳票の作成・管理の効率化に有効なソリューションが豊富なおすすめのERP。加えて、日本の商習慣に合う帳票までも作成できます。

帳票管理の効率化をお考えの方は、ぜひ一度Microsoft Dynamicsの導入を検討してみてはいかがでしょうか。