「帳票」とは、組織内のビジネスで発生する契約書、請求書、納品書など業務上で作成されるすべての書類を指しています。ただし企業によっては、帳票の定義が特定の書類だけを指している場合があります。
この帳票を電子データとして管理しているものが「電子帳票」です。本稿では、電子帳票の基本と電子帳票システムの導入メリットについて解説しています。
電子帳票とは？
電子帳票は「電子データとして保管されている帳票」と説明しましたが、電子帳票とするためには下記のような条件が必要です。
- 電子データとして誰もが参照できる場所に保管されている
- ユーザーはいつでも電子帳票を参照できる状態にある
- 電子帳票ごとに適切なアクセス権限を設定している
数ある帳票類を電子データとして保管することは簡単ですが、それだけで電子帳票としてしまうと様々なリスクが想定されます。そのため、上記の条件に適用するものだけを電子帳票として管理することで、情報漏えい等のリスクから会社とその利益を守ることができます。言い換えれば、上記の条件に適用するように帳票類を電子データとして管理することが大切です。
なぜ、電子帳票での管理が必要なのか？
多くの企業にとって帳票類を紙で管理することの方が自然であり、それに慣れているという方も多いでしょう。しかし、昨今のビジネス状況を踏まえると、電子帳票として管理する重要性が見えてきます。
1.増え続ける紙の帳票類を無くしてペーパーレスを実現する
極めて少ない取引数でビジネスを推進している企業ならば問題にはならないでしょうが、多くの企業は複数の顧客や取引先と契約を結び、それに比例して帳票類が増えていきます。過去の帳票類を廃棄することも簡単にはできないため、ほとんどの企業にとって帳票類は「増え続けるもの」だと言えるでしょう。そうした環境において「ペーパーレス」を実現することができれば、帳票類を効率良く管理することができますし、印刷コストや印紙代などをカットすることにもつながります。
2.環境問題に取り組んでいることを社会的にアピールできる
企業が環境問題に取り組むことは、今やすべての企業にとっての至上命題となっています。社会の一員として責任感を持って取り組む必要があることはもちろん、社会的信用を得るためには環境問題に取り組んでいることを積極的にアピールする必要があります。しかしならが、具体的にどういった環境問題に取り組めばよいのか？環境問題に投資する資金が無いなどの問題を抱えている企業も多いでしょう。そうした際に、「ペーパーレスを実施している」というだけで環境問題に取り組んでいることを社会的にアピールできます。
3.膨大に増え続ける紙の帳票を一元管理する
増え続ける紙の帳票を電子データとして管理することで、帳票類の一元管理が可能になります。一元管理を実施することで情報活用が促進し、かつ業務効率が大幅にアップします。
4.「e-文書法」によって法定帳票類の電子データ化が可能に
帳票類を電子データとして管理するニーズが増大したのは、2005年に施行された「e-文書法」がきっかけになっています。同法は、それまで紙で管理することを義務付けられていた帳票類の一部を、電子データとして管理することを容認したものです。「e-文書法」が施行されたことで、多くの企業が帳票類の電子データ化に取り組んでいます。
5.自然災害やテロなどの脅威に対するBCPの一環として
自然災害やテロといった脅威は日常的に潜んでいます。日本ではテロ事件が少ないにしても、世界的な自然災害大国なので、地震等によって会社が損害を受ける可能性は決して少なくありません。その際に大切なのがBCP（事業継続計画）であり、自然災害等が発生しても事業を継続できるように、さまざまな計画を立て、対策を実行します。電子帳票管理はそのBCPの一環として実行することができ、電子データとして管理されている帳票類や紙よりも存続する可能性が高くなります。
法廷文書として管理すべき帳票は多い…
多くの企業が電子帳票管理に取り組んでいるのは、法定文書として管理すべき帳票が多いという大きな理由があります。たとえば、会社法などの法令では以下のように帳票類を管理することを義務付けています。
＜30年間の保存義務がある帳票類＞
- 労働者に関する作業概要などの定期記録
- 上記労働者の特定化学物質等健康診断個人表
- 放射線業務従事者の健康診断記録
- etc…
＜10年以上の保存義務がある帳票類＞
- 株主総会議事録 （本店備置き分。支店備置き分はその謄本を５年保存）
- 取締役会議事録
- 計算書類および附属明細書（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表
- etc…
＜7年間の保存義務がある帳票類＞
- 取引に関する帳簿（仕訳帳､現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など）
- 現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類（領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控、振込通知書など）
- etc…
＜5年間の保存義務がある帳票類＞
- 産業廃棄物管理票（マニフェスト）の写し
- 産業廃棄物処理の委託契約書
- 従業員の身元保証書
- 誓約書などの種類
- etc…
この他にも、3年間の保存義務がある帳票類など、ビジネスの中で法定保存義務のある帳票類はたくさんあります。それらの管理を徹底するためにも、電子データとしての管理にニーズが集まっています。
電子帳票システムとは？
電子帳票システムとは、数ある帳票類を電子データとして管理するためのシステムであり、それに必要な機能が多数搭載されています。以下に、電子帳票システムに一般的に搭載されている機能について解説します。
1.帳票管理
電子帳票システムの中心になる機能であり、作成した帳票を自動的に分類したり、廃棄までのライフサイクルを自動的に管理したりと、電子帳票の管理を自動化することで管理効率を大幅にアップします。
2.ユーザー管理
設定したグループやユーザーごとにアクセス権限や機能制限を設定したり、Active Directory等のシステムと連携することでユーザーIDやパスワード登録作業を軽減したりもできます。
3.情報漏えい防止
帳票類に記載されている情報漏えい防止のために、サクセス権限や削除権限などをキャビネット・フォルダ・帳票類ごとに付与できます。さらに、一定数以上ログインに失敗したユーザーアカウントをロックするなどの機能もあります。
4.不正利用防止
ユーザーごとに帳票の参照・印刷・利用などの機能制限を行うことによって、不正利用防止に貢献します。
5.帳票検索
必要な帳票を必要な時に参照できるように、簡易検索・レイアウト検索・フィールド検索など様々な検索方法によって帳票を検索します。
6.帳票編集
電子データとして管理している帳票に対して、紙への書き込みと同様の感覚で編集ができます。
以上のように、電子帳票システムを活用することによって帳票の電子データ管理を効率良く実施でき、さまざまなメリットを享受できます。皆さんもこの機会に電子帳票システムの活用をご検討ください。
