「クラウドの在庫管理システムに興味があるけど、どういったメリットやデメリットがあるのかわからない」「自社はクラウド在庫管理システムを利用すべきなのか」このような悩みをお持ちではないでしょうか。
当記事では、クラウド在庫管理システムの概要、機能からメリットやデメリット、導入時のポイントについて解説します。最後にはおすすめのクラウド在庫管理システムも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
クラウド在庫管理システムの概要
クラウド在庫管理システムは「クラウド」と「在庫管理システム」の2つの要素で構成されています。それぞれの要素について詳しく解説します。
クラウドとは？
クラウドとは、クラウド事業者が提供するサービスをインターネットなどを経由して利用するサービス形態のことです。クラウドを利用することで、データセンターの運用、ハードウエアの購入、設置、保守、運用など基盤の管理や責任から解放されるメリットがあります。
そのほかにも、クラウドを利用することには下記のようなさまざまなメリットがあり、注目を集めています。
- アクセス集中時のサーバー高性能化による対応が可能
- 接続さえできれば使える手軽さ
クラウドについて、詳しくはこちらの記事（『今さら聞けないクラウド移行のメリットとは』）で解説していますので参考にしてください。
在庫管理システムの役割
在庫管理システムとはその名の通り、製品の在庫を管理するシステムのことです。在庫管理システムの役割として、以下の5つが挙げられます。
- 業務の効率化ができる
- 在庫過不足を減らすことができる
- コスト削減ができる
- データ化することで経営の安定化につなげられる
- ヒューマンエラーを防止できる
業務の効率化ができる
在庫管理システムを用いることで業務の効率化につなげることができます。
在庫管理システムがない場合、在庫管理の難しさの1つとして、紙やExcelの在庫データの上書きをする際に、整合性が取れなくなってしまうことが挙げられます。主な原因はデータ反映のタイミングによって、データを確認する人とこれからデータを上書きする人のデータが異なってしまうことです。
しかし在庫管理システムを用いれば、これらの難しさから解放されます。データの上書きから反映までの時間が短くなり、リアルタイム性が高まるためです。
また在庫管理だけでなく、データ分析や関連書類作成など一元的に必要な作業を行えるようになる点も、在庫管理システムを用いるメリットといえます。
適切な在庫管理ができる
在庫管理システムを用いれば、適切な在庫管理ができるようになります。
余分な在庫を抱えてしまうことは避けたいものです。また在庫の不足も機会損失となってしまうため、回避すべきであることは言うまでもありません。在庫の過不足が発生してしまう原因には、現状把握ができていないこと、需要と供給のバランスを見極められていないことがあります。
在庫管理システムでは、管理対象の製品の在庫量を一元的に管理することが可能です。在庫量の確認によって、正しい現状把握ができるようになります。
またデータ分析機能が備わっているため、発注量や生産量の予測も可能です。データ分析から導き出した発注、生産量に従うことで、需要と供給のバランスを見極めやすくなります。在庫の調整により過不足を生み出しにくくすることも、在庫管理システムを導入するメリットです。
コスト削減ができる
在庫管理システムを用いることで、在庫管理に発生するコストを削減できます。先述の通り、在庫の過不足を減らすことができるため、企業としては経費の削減につながるでしょう。
具体的には、下記のような在庫管理業務に関係するコストを減らすことが期待できます。
- 在庫管理に発生していた人件費
- 余分な在庫を保管しておくスペース
- データ分析のコスト
- 発注ミスによるロス
データ化することで経営の安定化につなげられる
在庫管理のデータ化により、経営の安定化にもつながります。
在庫管理システムでは、在庫状況を数字で定量的に把握できるようになります。たとえば「自社の在庫状況」はもちろん「来月の売上はどの程度になるのか」「どの程度の発注であれば、在庫余りが少なくなるのか」といったデータ分析結果が出せるため、経営状況の把握につながるでしょう。データで定量的に在庫管理ができるようになれば、企業の資金繰りもしやすくなり、経営の安定化につなげることができます。
ヒューマンエラーを防止できる
在庫管理システムの導入によって、在庫管理のヒューマンエラーを防止できます。
在庫管理をする際に、人間が各製品の在庫数を確認することは負担が大きく、数が多いほど数える際のミスも起こりやすくなります。結果として、ダブルチェックが必要になるなど、必要な人件費も増加してしまうでしょう。
また在庫数を確認し、別の発注担当者に伝達する際にもミスが発生する可能性が考えられます。このように人間が作業を行い、関わる人数が増えるほどヒューマンエラーのリスクは高まるものです。
一方で在庫管理システムでは、各製品の在庫状況を人間が数える必要がないため、ヒューマンエラーのリスクが大きく下がります。また介する人の数が少なくなることも、ヒューマンエラーを防ぐことに貢献するでしょう。
クラウド在庫管理システムの機能
クラウド在庫管理システムの機能として、以下4つが挙げられます。
- 在庫の一元管理
- 入出庫管理
- データの入力・分析
- 書類の出力
在庫の一元管理
クラウド在庫管理システムでは在庫の一元管理が可能です。在庫管理システムではその名の通り、在庫の状況を1カ所に集約して管理します。
製品を仕入れれば追加され、製品を売り上げれば在庫が減る。毎日決まった時間や取引ごとに在庫が変動しますが、製品数が多くなるほど在庫管理の負担が大きくなります。在庫管理は営業活動や生産活動とは異なり、企業へ利益を生み出す業務ではないため、簡略化したいと考えている企業は多いでしょう。
クラウド在庫管理システムを用いることで在庫の一元管理ができ、在庫管理業務の負担を大きく削減することが可能です。
入出庫管理
クラウド在庫管理システムでは在庫の入出庫管理が可能です。
在庫は営業日であれば毎日変動する企業が大半ではないでしょうか。また拠点が複数にまたがり、複数拠点で同じ製品を扱うケースも考えられます。
各拠点で入出庫管理をして、最終的には集約をする、といった管理は非効率的で、ヒューマンエラーも起こりやすいです。クラウド在庫管理システムを用いることで、各拠点はもちろん、複数拠点にまたがる在庫の入出庫状況も一元的に把握できるようになります。
拠点間での製品の移動や、返品など売買以外の取引も容易に管理できることもメリットです。
データの入力・分析
クラウド在庫管理システムでは、データの入力や分析が可能です。
データの入力は手入力はもちろんですが、バーコードから読み取ることで自動でデータベースに反映することもできます。バーコードを利用した入力であれば、製品の1つひとつに入力項目が多い場合に作業を大きく簡略化できるでしょう。
またデータの分析では、過去のデータから需要予測や仕入数予測が可能です。従来、データの予測をするためには、長期間にわたった知識や経験が必要でした。しかし、クラウド在庫管理システムによるデータ分析結果を参考にすることで、新しい担当者でも在庫の過不足を防ぎやすくなります。
書類の出力
クラウド在庫管理システムでは書類の作成、出力が可能です。
在庫の変動には発注や出荷が伴うため、発注書や請求書など、他社に対する書類が必要だったケースが大半です。ペーパーレスが進む昨今でも、メールで送るための書類が必要となるのではないでしょうか。
クラウド管理システムは入力したデータから自動で書類の出力ができるため、書類作成の手間を省くことができます。電子ファイルによる書類作成は、ペーパーレスにもつながり、紙代、印刷代、郵送代などといった経費の削減にも貢献できるでしょう。
クラウド在庫管理システムの4つのメリット
クラウド在庫管理システムを用いる4つのメリットを紹介します。クラウド型ではない在庫管理システムと比較したメリットは、以下の通りです。
- 労力をかけずに導入できる
- リアルタイムで確認できる
- 場所を問わずに利用できる
- サーバーを管理する必要がなくなる
メリット1. 労力をかけずに導入できる
クラウド在庫管理システムは、労力をかけずに導入できるメリットがあります。
クラウド型ではない場合、ソフトウエアやライセンスの購入、セットアップが必要です。またソフトウエアをインストールするためのサーバーも自社で用意しなければなりません。
一方でクラウド在庫管理システムは、契約後にインターネットなどでアクセスするのみで利用を開始できます。クラウド型ではない場合と比較して、サーバーやソフトウエアの購入、セットアップの手間を省略でき、導入までの労力を大きく削減できることがメリットです。
メリット2. リアルタイムで確認できる
クラウド在庫管理システムは、リアルタイムで在庫状況を確認できます。
クラウド型ではない場合、ソフトウエア内ではリアルタイムの確認が可能ですが、ソフトウエア外のデータ連携が考慮されていないケースが考えられます。
クラウド在庫管理システムは、ネットワークによるデータ連携が前提となっているため、よりリアルタイム性が高い在庫状況の確認が可能です。
メリット3. 場所を問わずに利用できる
クラウド在庫管理システムは、ネットワークによるアクセスが可能であれば場所を問わずに利用できるメリットがあります。
クラウド型ではない場合、ソフトウエアがインストールされているサーバーにアクセスできなければ在庫管理システムを利用できません。またサーバーは、社内網などアクセスを限定されているケースが大半ではないでしょうか。
一方で、クラウド管理システムであればインターネットによるアクセスが可能なため、社内でなくても利用が可能です。このことからリモートワークや出張で、社内にいない社員であっても在庫状況の確認をできます。
メリット4. サーバーを管理する必要がなくなる
クラウド在庫管理システムは、システムがインストールされているサーバーを管理する必要がないメリットがあります。
クラウド型でない場合、サーバーの選定、購入、設置、構築、インストールなどシステム導入の準備だけでも多くの負担を強いられてしまいます。またシステムの運用開始後も、ハードウエアのメンテナンスや故障対応の管理コストも必要です。
一方でクラウド在庫管理システムは、先述したサーバーの管理コストは全てクラウド事業者の負担となります。サーバーの管理コストがかからずにすむことが、クラウド在庫管理システムを利用するメリットです。
クラウド在庫管理システムのデメリット
先述の通り、在庫管理システムの機能を活かしつつ、クラウド型になることでさらにメリットが感じられるクラウド在庫管理システム。一方で下記のように、クラウド型であるために生じるデメリットもあります。
- オフライン環境では利用できない
- 定着させるまでに時間がかかる
- システム障害やハッキングなどのリスクがある
- ランニングコストが発生する
オフライン環境では利用できない
クラウド在庫管理システムはオフライン環境では利用できません。クラウド型である以上、インターネット経由でシステムにアクセスする必要があるからです。
インターネット環境さえあればどこでも利用できることはメリットですが、逆に、インターネット環境がなければ利用ができないことになります。
クラウド型でない場合は、ネットワークを社内網のみで構成しても問題ありません。しかしクラウド在庫管理システムの場合は、ネットワーク構成やアクセス要件を考慮する必要があります。
定着させるまでに時間がかかる
クラウド在庫管理システムは定着させるまでに時間がかかるデメリットがあります。
クラウド在庫管理システムに限った話ではありませんが、新しいサービスやツールの導入は、担当者が使い慣れるまでに時間が必要です。運用開始直後は「こんなことをするぐらいなら前のままでよかった」と、現場の声があがることも覚悟が必要でしょう。
クラウド在庫管理システムも例に漏れず、定着させるまでに時間がかかってしまうことがデメリットといえます。
システム障害やハッキングなどのリスクがある
クラウド在庫管理システムは、システム障害やハッキングなどのリスクがあります。
社内網のみのネットワーク構成であれば、内部の脅威を除いて外部からの攻撃を受ける可能性は低いです。しかし、クラウド在庫管理システムの場合、インターネットを経由する必要があるため、外部からの攻撃を受けやすくなります。よって、通信の暗号化やファイアウォールの設置など、セキュリティ対策が必要です。
またクラウド在庫管理システムは、クラウド事業者側の設備に障害があった場合にも影響を受けることになります。先述の通り、サーバーの管理はクラウド事業者の管轄となるため、自社でコントロールできない問題です。障害の大きさによっては、SLA（Service Level Agreement）など契約時の取り決めで保証されますが、障害発生時にシステムを利用できない場合の対策を考えておく必要があります。
ランニングコストが発生する
クラウド在庫管理システムにはランニングコストが発生します。
クラウド型でない場合、一度ライセンスやパッケージを購入してしまえば、その後にかかる費用はほとんどありません。
一方で、クラウド在庫管理システムの場合は毎月の利用料がかかります。金額は利用するサービスによってさまざまですが、自社の年間予算に見合ったサービス、プランを利用する必要があります。途中でプランを切り替えるなど費用計上が難しい可能性も考えられるでしょう。クラウド在庫管理システムはランニングコストが発生することが、クラウド型でない場合と比較したデメリットといえます。
クラウド在庫管理システムを比較する際のポイント
クラウド在庫管理システムには多くのサービスが存在します。自社に合うサービスを選定できるように、比較する際のポイントを知っておくとよいでしょう。
クラウド在庫管理システムを比較する際のポイントは、以下の通りです。
- 導入する目的を明確にしておく
- 自社の予算で導入できるか
- セキュリティは問題ないか
- システム側のサポートを活用できるか
- RFIDを活用できるか
導入する目的を明確にしておく
クラウド在庫管理システムを導入する前に「なぜ導入すべきなのか」目的を明確にしておきましょう。「他社が使っているみたいだからウチも」と導入すること自体が目的となってはいけません。サービスを導入し、効果を発揮してこそ意味があるためです。
導入して効果がなければ、導入費用だけが無駄になってしまいます。無駄にならないよう導入目的を明確にし、目的をクリアできるサービスを選定しましょう。「在庫確認に時間がかかり過ぎているから時間を短縮して、他の作業に時間を充てたい」など課題と目的を明確にします。
導入後には「どのような効果があったのか」「導入前の課題は解決されているのか」などを検証できるようにしておきましょう。
自社の予算で導入できるか
クラウド在庫管理システムを自社の予算で導入できるのか、確認しておく必要があります。
クラウド在庫管理システムは契約などの初期費用と、毎月の利用に応じた利用料金が発生します。年間に必要な利用料を計算し、自社の予算と合っているのか検証してください。
予算をオーバーしてしまう場合には、以下などの対処を検討する必要があるでしょう。
- 別のクラウド在庫管理システムのサービスを検討
- 予算オーバーするだけの価値があるのか検証
- クラウド在庫管理システムにこだわらず、パッケージ型など非クラウド型のシステムを検討
セキュリティは問題ないか
クラウド在庫管理システムのセキュリティに問題がないのかどうかを確認しましょう。
クラウド在庫管理システムは先述の通り、インターネットなどを通して外部接続をする必要があります。接続時のセキュリティ管理や、クラウド事業者側のセキュリティ対策を比較すべきです。セキュリティに問題ないサービスであれば、自社にセキュリティに詳しい人がいなくても、安心して利用できます。
例として、以下のセキュリティ対策が施されているか確認するとよいでしょう。
- 不正アクセスのブロック
- 24時間の監視体制
- 通信の暗号化（通信内容を暗号化することで、盗聴を防ぐ）
- サブドメイン発行（アクセス先を独自に設定することで不正アクセスをしにくくなる）
- アクセスソース制限（アクセスできるソースのIPアドレスを制限する）
システム側のサポートを活用できるか
クラウド在庫管理システムは、システム側のサポートを活用できるのかどうかを確認しておきましょう。
サポート体制が充実しているサービスであれば、不明点があるときにメールや電話によるサポートを受けることができます。特に導入時や運用開始直後には不明点が多く出ることが考えられるため、サポートが充実している方が安心してシステムを導入できるでしょう。
またサポートの料金もサービスごとに差があるため、不安が大きい場合には自社の予算とサポートの料金を比較してみるとよい選定ができます。
RFIDを活用できるか
導入を検討するクラウド在庫管理システムがRFID（非接触認証技術）を活用できるのか、を確認しておきましょう。RFIDとはバーコードのように、製品にタグを取り付けておき、スキャンするだけで製品情報を読み取ることができるシステムのことです。バーコードとの違いとして「一括で複数タグを処理できる」「データの書き換えが可能」などがあります。
RFIDを活用することで、手入力をせずともタグを読み取るだけで自動でデータベースに反映できるため、クラウド在庫管理システムへのデータ入力の手間が大幅に削減可能です。多くの企業はクラウド在庫管理システムの導入を検討する際に「在庫のデータ入力に時間がかかっているから削減したい」という課題や目的をお持ちではないでしょうか。RFIDの活用可否で削減効果に大きな差が生まれるため、可否を確認しておくべきです。
クラウド在庫管理システムのおすすめ | 無料で使えるものも
クラウド在庫管理システムにはさまざまなサービスがありますが、おすすめのサービスを3つ紹介します。
- Microsoft Dynamics 365
- ZAICO
- サイボウズ Office カスタムアプリ
Microsoft Dynamics 365
「Microsoft Dynamics 365」はMicrosoftが提供する包括的ソリューションです。「Dynamics 365 Supply Chain Management」がクラウド在庫管理システムに該当します。
在庫管理、入出庫管理といった基本機能はもちろん、AIを利用したデータ分析の機能も備わっています。調達部門や製造部門との連携を行うための機能も用意されており、在庫管理以外にも業務効率化をもたらすことが可能です。
また、営業サポートチームとのチャットや電話によるサポートを受けられるなど、サポートも充実しているといえます。
30日間の無料版も用意されているため、導入を検討するうえで一度利用してみてはいかがでしょうか。
ZAICO
ZAICOは株式会社zaicoが提供するクラウド在庫管理システムです。
特徴として、エクセルやPOSシステムとの連携が容易であるため、既存のシステムとの連携を少ない労力で行える点が挙げられます。特にPOSシステムとの連携では、レジ係が客の会計を行うことで自動でデータを反映してくれるため、転記する手間が省略され、業務が大きく効率化されるでしょう。製品登録のための画像記録や二次元バーコード出力など、便利機能も備わっています。
ZAICOにも無料版が用意されているため、試しに利用するのもよいでしょう。
サイボウズ Office カスタムアプリ
「サイボウズ Office カスタムアプリ」はサイボウズ株式会社が提供するクラウド在庫管理システムです。
基本的な機能はもちろん、在庫状況を全社に公開する掲示板機能や商品購入決済のワークフロー機能など、社内の多くの関係者が使いやすい機能が備わっています。テンプレート機能を用いれば、契約したその日から運用開始できることや、オペレーターによるテクニカルサポートを無料で利用できることもメリットといえるでしょう。
こちらも、無料お試し版が用意されており、公式サイトには無料お試し版の申し込み方法まで丁寧に記載されています。
まとめ
クラウド在庫管理システムの概要、機能、メリット・デメリット、選定のポイントを解説しました。クラウド型である特長を活かすことで、リアルタイム性や場所を問わないメリットを享受できます。複数の拠点で在庫管理をする場合には特に恩恵の大きい特徴となるため、導入目的を明確にしたうえで、ぜひ導入を検討してみてください。
