ビジネスの中で「ワークフロー」という言葉を耳にすることがよくあります。今更説明されるまでもないという方もいれば、なんとなく理解しているけれど詳しく知っているかと言われたら自信が無いという方も多いでしょう。本記事では、案外多くのビジネスパーソンが抱えているかもしれない「ワークフローってなに？」という、素朴な疑問を解消します。
「ワークフロー」とは？
企業がその経営活動の中で遂行する業務は、日常的に行われる業務、特定の時期だけに発生する業務、突発的に発生する業務の3つに大別されます。いずれの業務でも共通して言えることは「誰がどのように開始し、判断や処理をして、完了させるのか」という流れが明確になっていることです。こうした業務の一連の流れを一般的に「ワークフロー」と呼びます。
たとえば購買部門における消耗品・日用品の仕入業務では。部署内外の関係者間で決められた事務手続きがあります。例）発注商品・点数の整理⇒購買部門への情報送信⇒発注手配など
また、稟議決裁など意思決定を伴う業務では、業務内容や書類の種類、その他の条件によって判断する決裁者や人数、ステップなど流れが複雑になるものもあります。これらのように、組織内で複数人が関わる業務を、ルールや慣習によって予め決められた流れに沿って処理するが「ワークフロー」です。
なぜ、「ワークフロー」という言葉が頻出するのか？
ビジネスにおいて「ワークフロー」という言葉をよく耳にする理由は、業務効率化を実現するためには「ワークフロー」の整備と改善を繰り返す必要があるためです。会社によっては耳にたこができるほど、経営層や責任者から「ワークフロー」という言葉を聞かされるかもしれません。うんざりする気持ちもあるかもしれませんが、「ワークフロー」を定期的に見直して改善活動に取り組むことは、日常の業務遂行を今よりも楽にするために実は大切な取り組みなのです。
また、整備されていない業務の流れをワークフロー化することもとても大切です。特に突発的に発生する業務（イレギュラー業務）は、状況に応じて実行すべき業務内容が常に変化することから整備されていないことが多く、それ故に対応時間が必要以上にかかってしまいます。
そのため、突発的な業務も可能な限りワークフロー化することで、緊急的な事態でも落ち着いて対処することができるようになります。
ワークフロー化の方法
突発的に発生する業務の場合、その都度対処に追われるようでは、業務効率化は成功しません。だからこそワークフロー化を実施する必要があります。ここでは、一般的なワークフロー化について紹介します。
1. 過去の対処履歴を整理する
まずは、ワークフロー化を行いたい突発的業務の情報を整理しましょう。過去の対処履歴からどのようなプロセスを経て完了に至ったのかを確認します。ただし、そのプロセスは1つではないでしょうし、色々な分岐条件があるかと思います。それらの情報をすべて整理することがポイントです。
2. ワークフロー図を作成する
次にワークフロー図を作成します。ワークフロー図とは、線と図形、それとテキストによって業務の始まりから終わりまでの図式化したものです。ワークフロー図を作成すると全体的なプロセスを俯瞰することができ、それが妥当かどうかを判断することができます。また、ワークフロー図として業務の流れを視覚化することで、関係者全員が同じように物事を理解しながらワークフロー化を進められます。
3. シミュレーションを行う
次に、作成したワークフロー図の通りに業務を遂行した場合、問題なく機能するかのシミュレーションを行います。シミュレーションの目的はプロセスの整合性を確認するだけでなく、作成したワークフロー図の問題点を積極的に抽出することです。問題があれば前工程に戻って再度ワークフロー図を作成し、シミュレーションを繰り返して改善していきます。
4. マニュアル化で定着させる
シミュレーションを行ってワークフロー図に問題がないことを確認したら、最後に1つ1つの業務をマニュアル化し、定着に努めます。
以上の手順に従ってワークフロー化を実施することで、一定の突発的業務の「ワークフロー」を作成して業務効率化が図れます。
紙の多い「ワークフロー」は効率が悪い
「ワークフロー」は定期的な見直しと改善によって、業務効率を大幅に向上することができます。しかし、業務そのものに着目して効率化を図るだけでは不十分です。大切なのは、「ワークフロー」における業務と業務のつなぎ目、「情報共有」にあるボトルネックを解消することです。
「ワークフロー」は1つの業務の流れであると同時に、情報の流れでもあります。業務と業務の間では必ず情報が何らかの形でやり取りされます。その際に、紙や電子メールで情報共有しているとなると、申請書を探したり決裁者・承認者が誰なのかを確認したりと何かと手間がかかるのが問題点です。「ワークフロー」において探す・調べる・運ぶという3つの作業は、効率性を下げる大きな原因になり、紙や電子メールで運用する限りそれは無くなりません。
「ワークフロー」はデジタル化の時代
「ワークフロー」が抱える諸問題を解決するために進められてきたのがデジタル化です。「ワークフロー」における業務と業務のつなぎ目、情報共有を紙や電子メールで行うのではなく、「ワークフロー」専用のシステム上で行うことで大幅な業務効率アップを実現します。
具体的にどういったシステムなのか？たとえば購買部門における消耗尾品・日用品の仕入業務で考えると、他部署の発注担当者は部署内で必要な消耗品や日用品の情報（商品・点数）を購買システム上に入力し、各部署で入力された情報が購買部門に集約されます。購買担当者はそれらの情報を俯瞰的に確認し、妥当性があれば承認をシステム上で購買責任者の承認を得ます。
この際に、紙や電子メールなどの媒体を使うのではなくシステム上で承認要求を通知して、それを確認した購買責任者が承認作業を行います。これ以外にも承認が必要ならば、正しい流れに従って承認工程が進みます。また、非承認となった場合は「ワークフロー」が戻り、その理由についてシステム上での説明を求めることも可能です。
こうした「ワークフロー」のデジタル化は至るところで起きています。最近では、ERP（Enterprise Resource Planning）などの統合型基幹システムで積極的に「ワークフロー」を実装するケースが多く、部署間をまたいだ大掛かりな業務プロセスにおいても業務効率化が勧められています。
「ワークフロー」にERPを
「ワークフロー」の効率化・自動化を図るのにおすすめなのがやはりERPです。ERPは今まで部署ごとに分断していた業務システムを統合した製品であり、業務システムをまたいだ「ワークフロー」も容易に構築できます。個別最適化ではなく、全社最適化によって大幅な業務効率化効果が見込めるので、「ワークフロー」効率化の際はERP導入をご検討ください。
