2020年5月25日の緊急事態宣言解除により、街を歩くビジネスパーソンの姿が見られるようになってきました。以前ほどではないにせよ、繁華街でも徐々に活気が見られています。しかし、未だ多くの企業において在宅勤務を実施しておりニューノーマルな世界において、テレワークは必須と言えるでしょう。
新型コロナウイルスの影響によって半ば強制的にテレワークを実施した企業の中には、テレワークの有効性を感じ、今後も継続的に実施したいとコメントする企業も増えています。
本記事でご紹介するのは、「テレワークを実践する中小企業が実装するべきシステム」についてです。テレワークとICTは、切っても切り離せない関係であり、ICTによって遠隔での仕事環境が成り立っていると言って過言ではありません。では、具体的にどのようなシステムを実装すべきなのでしょうか？
中小企業が最初に検討すべきシステム
緊急的なテレワーク実施を余儀なくされた中小企業では、「とりあえず」とZoom Meetingなど無料枠を設けているコミュニケーションツールを導入するケースが少なくありません。確かにそれらのツールは対面でのコミュニケーションを可能にしますし、従業員の顔がすぐに見えることで「管理できている」という安心感もあるでしょう。しかし、テレワークにおいて本当に実装すべきシステムは「目先の管理」に囚われたものではなく、テレワークの本質を引き出すためのツールです。
では、「テレワークの本質」とは何でしょうか？
それは、従来オフィスの中で仕事をしていた頃には気づかなかった非効率性を炙り出し、今後永続的にテレワークを実施するか否かを別として、業務プロセス全体の再構築のきっかけとすることです。
先日情報システム系メディアのITmediaにおける「テレワークで剥がれた“化けの皮” 日本企業は過大な「ツケ」を払うときが来た」というエントリにて、「テレワークが課題を生み出すのではなく、もともとのタスク管理や仕事の進め方、会議設計、上司のマネジメント能力、メンバー間の信頼関係、評価制度、労務管理などの課題をテレワークが顕在化する」という鋭い指摘がなされていました。
これこそ「テレワークの本質」と言えるのではないでしょうか？日本企業は長年、古い風習を当たり前として事業を営んできました。その代表格が「ハンコ文化」であり、もっと早くに撤廃に向けた動きを見せる必要があったものなのかもしれません。
「テレワークの本質」を考慮して中小企業が実施すべきシステムを検討した時、必要なのは「目の前の画面に従業員が写っているかどうか」ではなく、「従業員各人が自身の目標・タスク・時間に対してしっかりとコミットし、それらを目に見える形で表しマネージャーがきちんと管理できる環境」を整えられるシステムこそが必要と言えるでしょう。
単なるコミュニケーションツールで終わらないMicrosoft Teams
まずお勧めしたいツールが「Microsoft Teams」です。上記でご紹介したZoomと同じなのではと思う方も多いかもしれません。もしくはビジネスチャットを実現するSlackみたいなものと捉えている方も多いかもしれません。しかし、Microsoft Teamsは、それらの機能も提供しますが、それだけではありません。Microsoft 365（旧Office 365）において分断的だった各種ツールの重要機能を一箇所に取りまとめる役割があります。
このコンセプトは大いに好評で、現在では米国のフォーチュン100企業のうち91社がMicrosoft Teamsをコミュニケーションツールとして採用しており、2020年5月初旬の発表では世界のデイリーユーザー数が7,500万人を突破しています。そのつい6週間前には4,400万人だったことから短期間で70％も増加しているわけです。これは、世界の企業ユーザーや一般ユーザーがコロナ禍によるテレワーク時のコミュニケーション基盤として、Microsoft Teamsを採用していることを裏付けているとも言えます。
以下に、Microsoft Teamsで使用できる機能を一覧でご紹介します。
- 音声会議
- ビデオ会議
- テキストチャット
- スケジュール設定
- 会議録音
- 会議録画
- アンケート（投票）
- モバイル対応
- 在籍確認
- スライドショー
- デスクトップ画面共有
- アプリケーション画面共有
- ファイル共有
- ファイル送受信
- 1対1のチャット
- 他ユーザーのプロフィール確認
- 既読/未読のステータス確認
- メッセージ受信の通知
- タイムラインによる情報確認
- メッセージの検索
- スタンプ
- タスク管理
- 社外ユーザーの招待
- ユーザー管理
- セキュリティ管理
- 二要素認証
- リモートワイプ
- チャットボットの作成
- RPAツール
これがMicrosoft Teamsの「基本的な機能」です。これだけでもテレワークに有効であると感じるかもしれません。実際に利用してみるとMicrosoft 365にて提供されている各種ツールの機能をタブとして追加して、組織・部門・チーム・ユーザー独自のスペースとして利用できる点が非常に洗練されています。
つまり、Microsoft Teamsは単純に対面でのコミュニケーションを実現するのではなく、従業員各人の目標や成果等へのコミットと進捗の確認、上司への報告と部下への指示、成果の視覚化などを実現する総合的なテレワーク基盤と言えるでしょう。
Dynamics 365 Business Centralによる更に高度なテレワークへ
テレワークは中小企業にとってのビッグチャンスだとも言われています。従来は地方に所在していることにより、商圏範囲が限られていたという企業にとってもテレワークが当たり前の時代になることでビデオ会議等を通じてセミナーやイベントによる新規顧客開拓、商談などが当たり前になってきています。そのため中小企業にとってのビジネスチャンスが格段に広がっていると言えるでしょう。
そのビッグチャンスをしっかりと掴むためには、更に高度化されたテレワークの実施が欠かせないでしょう。具体的にはDynamics 365 Business Centralのようなクラウド型統合ビジネスアプリケーションの導入により、従来は社内システムとして構築してきた基幹系システムをクラウドで運用し、完全に効率化された業務プロセスによって遠隔での仕事を強力にサポートすることです。
Dynamics 365 Business Centralは、マイクロソフトが提供する業務プラットフォームとして知られるDynamics 365の中小企業に特化した機能を提供するエディションです。非常に低コストでありながら、中小企業に欠かせない基幹系システムをピンポイントに押さえ、Microsoft Teamsとの連携はもちろん、財務管理や生産管理などバックオフィス業務を支える幅広い機能を提供しています。
テレワークにより現状のビジネスから脱皮し、新しい業務プロセスの構築とビジネスの成長性を手にするのであれば、これを機にMicrosoft TeamsやDynamics 365 Business Centralの導入をぜひご検討ください。
