PMO（プロジェクト管理オフィス）は、企業組織内で発生しているプロジェクトの管理を行うための専任組織またはチームを意味します。特にERP導入など複雑なプロジェクトを成功に導くためにはプロジェクトマネージャーだけでは困難でありPMOが必須と言えます。
本稿では日本PMO協会の情報を元にPMOの必要性や役割、そして期待値などについてご紹介致します。
PMOの役割
日本能率協会によると、PMOの一般的な役割は次のように定義されています。
- ①プロジェクトマネジメント方式の標準化
- ②プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発
- ③プロジェクトマネジメント業務の支援
- ④プロジェクト間のリソースやコストの各種調整
- ⑤個別企業に適応したプロジェクト環境の整備
- ⑥その他付随するプロジェクト関連管理業務
プロジェクトマネジメントにおいて、単純にプロジェクトの進捗を管理しながら人員リソース等を調節するのではなく、手法の標準化、人材開発、業務支援、リソースとコストの調整、環境の整備など幅広い業務が求められます。
PMOはプロジェクト全体を統括する組織として設置する場合と、各プロジェクトのPM直下に属してプロジェクトマネジメントをサポートする場合とがあります。一般的にERP導入プロジェクトなどの場合には後者になりますが、そのいずれにおいても、PMOではプロジェクトマネジメントの総合的なスキルとノウハウが必要とされ、プロジェクトを成功に導くための重要な役割ということが言えます。
PMOはなぜ必要をメリットから読み解く
ITやSI企業においてはPMOの存在は一般化されつつありますが、その一方で一般企業においてはPMOを設置している企業というのはそう多くありません。例えPMOが存在しなくてもプロジェクトを遂行することは可能ですし、企業内で複数プロジェクトがあるにはありますがそれぞれが違ったプロジェクトですとPMOの設置は難しいことも事実です。
日本能率協会では、PMOのメリットについて以下のように記述しています。
＜プロジェクト現場でのメリット＞
- プロジェクト教訓・手法・ベストプラクティスの共有
- プロジェクト品質の高度化
- プロジェクト関連リソース確保・調達の迅速化
- プロジェクトスケジュール管理の高度化
- プロジェクトスコープ管理の高度化
- プロジェクトコスト管理の高度化
- プロジェクトリスク管理の高度化
- プロジェクトメンバーとのコミュニケーションの高度化
- プロジェクトステークホルダー管理の高度化
＜企業経営視点でのメリット＞
- プロジェクトマネジメントの進行に適切な環境の整備
- プロジェクトマネジメントの手法・知識の標準化
- プロジェクト進捗・状況の「見える化」および確認の最適化
- プロジェクト優先順位付けおよび経営判断の迅速化
- プロジェクトマネジメント人財の安定的育成
- プロジェクトへの経営者支援工数の軽減
プロジェクト現場でのメリットにおいて教訓・手法・ベストプラクティスの共有が大きなポイントになります。つまりノウハウを集約化することで、過去に発生した問題などを踏襲することでプロジェクトを円滑に進めることが可能になりますし、ゆえにプロジェクト成功へと加速させることができるのです。
企業経営視点でのメリットは、PMOを通じて蓄積された教訓や手法、それに裏付けられたベストプラクティスや情報の集約管理によって「プロジェクトマネジメントの資産化」ができることです。プロジェクトに関わるあらゆる要素を資産として積み上げることで、自社独自のプロジェクトマネジメントを確立し、高い競合優位性を高められる可能性があります。
これらのメリットから総じて言えることは、PMO組織を設置することで迅速かつ問題なくプロジェクトをできることになるのです。それがPMOの存在意義と言えるでしょう。
PMOの存在は企業成長に必須
ここでは企業におけるPMOの存在意義について考えてみます。プロジェクトマネジメントにPMOを設置せずに、PMの力のみで回しているような状況は、属人化という大きなビジネスリスクを抱えるばかりか、企業成長を阻害する大きな要因になります。この問題は事業規模が大きくなるほど表面化し、気づいた時には手の施しようがないほど組織とプロジェクトマネジメントが複雑化していたなどの事例も少なくありません。
「プロジェクトマネジメントの複雑化」を企業の成長に例えてみると、組織が大きくなるほど経理や法務、人事、監督官庁関連など組織を維持するための間接業務が大量に発生します。設立当初から経営者が間接業務に取り組んできたような企業では、この時点でパンク状態です。経営者は本来注力すべき「経営戦略」に集中できなくなり、意思決定が鈍化します。さらに、組織を適切な状態に保つためのルール作成やガバナンス体制などの課題も出てきます。
これらの課題を解決するために、経営者や経営企画に人材を置いたり、間接業務のアウトローシングを行ったりして自身の負担を減らしながら、経営戦略とその意思決定に集中できる環境も整えていきます。プロジェクトマネジメントでも全く同様であり、各プロジェクトのトップであるPMをサポートするためにPMOは必要であり、それこそがPMOに対する大きな期待値です。
また、プロジェクトそのものがビジネスであるIT系企業では、PMOの存在によって企業成長に欠かせないサポート体制を整えることにも繋がります。
ERP導入にはPMOサービスを活用しよう
それではERPなど全社プロジェクトになるような場合にはPMOの設置ができるのでしょうか。例えば今までの話からERP導入プロジェクトを推進するにあたり、専門のPMOを組織するとプロジェクトマネジメントを効率的に回せるメリットがあります。このように一般的にPMOはノウハウを蓄積してこそその存在感を発揮しますが、一般企業においてERPの導入ノウハウが溜まっていることは稀です。このようなケースにおいてはPMOをアウトソースすることを検討すると良いでしょう。例えばDynamics 365を導入するケースにおいてはSyscom USAが専門のPMOサービスを提供しています。もし、Dynamics 365の導入を成功に導きたいのであれば一度検討してみる価値はあるのではないでしょうか。
