物理的な「モノ」を販売する場合も、Webサービスのような無形商材を扱う場合も、いずれにしろ販売管理業務は発生します。実際、各企業、それぞれに合った方法で販売管理を行っていますが、まだエクセルで管理してはいないでしょうか？
エクセルは業務上欠かすことのできないアプリケーションの一つですし、万人に使いやすいインターフェースを提供する優れたツールでもあります。しかし、「販売管理を行う上で最適なアプリケーションか？」と問われれば、そうではありません。
販売管理にはやはり、販売管理に特化したシステムやソフトウェアを導入することをおすすめします。
今回はその理由と、販売管理ソフト選びの基礎について紹介します。
エクセルにはなぜ限界があるのか？
優れたビジネスツールであるエクセルにも限界はあります。多くの方がこの事実を理解していはいますが、コストがかからないことや操作性を考慮して、いくつかの管理業務をエクセルで行うケースは少なくないのです。
しかし、エクセルの限界にしっかりと目を向けなければ、複雑な管理環境を生んでしまう決壊になりかねません。ここでそのエクセルの限界について整理します。
販売管理に特化したインターフェース設計が難しい
当然のことではありますが、販売管理ソフトでは「販売管理に特化したインターフェース」を用意しているため、こと販売管理を行う上では最適な操作性を持っています。対してエクセルでは、販売管理に特化してインターフェース設計はほぼ不可能です。
エクセルとしてのインターフェースは固定している上に、可能な限り最適な設計を行おうとすると、エクセルと言えどそれなりの技術力が必要になります。
こうしたインターフェースの使いやすさに違いにより、無駄な業務を生んでしまっているけケースも多いでしょう。
データベース設計に対応していない
エクセルを使ったデータベース(のようなもの)を作成することは可能です。しかし、エクセルはそもそもデータベース化して利用するようなものではありません。
エクセルの仕様はワークシートの最大数が1,048,576 行、16,384 列となっています。これはデータ量にして約1万件のデータに相当します。1万件と聞くと「なんだ問題ないじゃないか」と思う方もいるかもしれませんが実際は「たったの1万件」です。
日々生成されるデータ量を考えれば、1万件などあっという間に超えてしまいます。
販売管理業務が属人化しやすくなってしまう
エクセルで販売管理を行うと、予め固定された機能などはないため、業務を標準化することが難しくなります。この結果、販売管理業務が属人化してしまうという結果に陥ります。
例えば現担当者が退職してしまった場合、きっちりと業務引継ぎができていなければ販売管理業務が滞ってしまうでしょう。
また、業務をマニュアル化することで属人化を防ぐという手もありますが、高確率でマニュアルが更新されない状態になるため、かえって複雑な管理環境を生んでしまいます。
共有がされづらくなってしまう
例えば、業務に必要な販売管理データを担当者が集計し、エクセルとして資料を作成し、自分だけで完結する仕事だからと言ってローカルファイルでしか保存していなかったという経験はないでしょうか？
または、共有フォルダとして保存はされているものの、無造作にファイルが作成されどれが最新のものなのかわからないという経験はどうでしょう？
エクセルで販売管理業務を行った場合、こうしたトラブルが往々にして起きています。この状態のまま担当者が異動や退職をしてしまえば、重要なデータの保存場所がわからなくなってしまうという事態も想定できます。
システム部門によるガバナンスがきかない
エクセルの運用は各部署や個人に任せているケースが多く、全社的な統制が難しいアプリケーションです。とは言ってもエクセルの細かな運用をシステム部門が一任するということもかなりの負担なので、まったく統制が取れていないという状況にはないでしょうか？
こうした環境では組織が想定してない利用方法が蔓延し、コンプライアンス違反を起こしてしまう可能性があります。
フリーソフトの販売管理なら大丈夫か？
エクセルによる販売管理業務の限界を目にして、本格的に販売管理ソフトを導入しようという企業の多くはまず、フリーソフトの販売管理に着目します。
「無料で利用できて、かつエクセルよりも販売管理に特化している」という大変魅力的なものではありますが、一旦立ち止まって再考してみましょう。
そもそもフリーソフトはなぜ無料なのか？それは、制作者が商用目的ではなく、単なる趣味などを制作しているためです。従って基本的にインターフェースは商用ソフトに比べて使いにくく、製作者によるサポートもありません。
ソフトの使い方についてはWeb上で検索すれば何とかなるかもしれませんが、「業務フローが変更になった」「外貨対応が必要になった」など、システムのカスタマイズについてはほとんど不可能です。
このため、提供会社によるサポートがしっかりとあり、柔軟なカスタマイズが可能な商用ソフトを選ぶことが、結果として最も抵コストで負担の少ない販売管理業務を実現できるようになります。
販売管理ソフト選びの基礎
商用の販売管理ソフトを導入するとなった場合、まず重要なのは「自社に最適なソフトを選ぶ」ということです。一口に販売管理ソフトと言っても、その形態は多岐に渡るため、自社にフィットしたものを選ばなくてはなりません。
まずは基本を押さえることが大切なので、ここでは販売管理ソフト選びに基礎について紹介します。
クラウド型を検討する
クラウド型の販売管理ソフトとは、インフラ環境や面倒な初期導入プロセスなどを必要とせず、インターネットを通じて販売管理ソフトを利用するというサービスです。
導入コストを抑え運用負荷を軽減できる上に、オンプレミス型とほぼ同等の機能性を持っているため、有用な選択肢の一つとして検討していくといいでしょう。
業界業種にフィットしたテンプレート
販売管理の仕組みは企業ごとに異なります。また、各販売管理ソフトでは、それぞれが独自のテンプレートを持っています。自社の販売管理業務にフィットしたテンプレートを選ぶことは基本中の基本です。
モバイルデバイスへの対応
モバイルデバイスに対応した販売管理ソフトを選ぶと、社用デバイスを活用したり、高価な専用端末を購入しなくとも低コストで様々な販売管理業務を行えるというメリットがあります。
バーコード利用によるデータ入力
販売管理業務を効率的に行うためには、今やバーコード利用によるデータ入力への対応は必須です。さらにモバイルデバイスでバーコード利用ができれば、さらに快適な管理環境を構築できるでしょう。
経営に対するデータの活用性
蓄積された販売データは、経営上重要な情報源の一つです。販売データを活用するかしないかでその後のビジネスは大きく変化するため、販売データを自動で集計・分析してくれるような販売管理ソフトを選ぶといいでしょう。
まとめ
いかがでしょうか？本稿によりエクセルでの販売管理の限界を感じ取り、本格的な販売管理ソフトの検討を始めていただければ幸いです。業務を効率化できていないということは、その分人件費というコストがかかっていることになります。
表面上のコストにとらわれるのではなく、販売管理業務の本質を理解した上で、何が本当にメリットなのかを考えてみてください。
