デジタイゼーションの意味や導入のポイントは？DXとの違いも解説

デジタイゼーションとは、既存のアナログ業務をデータやツールなどを活用して行うことを指します。デジタイゼーションは組織全体の業務・製造プロセスのデジタル化である「DX（デジタルトランスフォーメーション）」の第一歩です。
デジタイゼーションの意味や注目される理由、メリットや具体例、導入時のポイントはどのようなものでしょうか。

デジタイゼーションの意味とは？デジタライゼーション、DXとの違いは？

デジタイゼーションの意味

デジタイゼーション（Digitization）とは、直訳すると「デジタル化」という意味です。
近年のビジネスの文脈では、既存のアナログ業務を、データやツールなどを活用して行うことを指します。
たとえば、製品の納品の場合、製品の検収→保管→会計システムへの入力→業者への支払い
といった複数の工程があります。この各工程の手作業を、デジタル技術を用いて行うことがデジタイゼーションです。

デジタイゼーションが注目される理由とは

経済産業省が2018年に公開した「DXレポート」では、日本の企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）として、組織全体の業務・製造プロセスにおいてツールを活用してデジタル化を行い、事業やビジネスモデルの変革を行う必要があると指摘しています。

DXを行わければ業務効率・競争力の低下により、2025年から年間で現在の約3倍、約12兆円もの経済損失が発生すると予測されているのです。
すでに情報通信技術を取り入れている会社でも、既存システムが老朽化・複雑化・ブラックボックス化していることが多く、DXを本格的に推進する際の障壁となる場合も多くあり、刷新が必要な状況となっています。

デジタイゼーションとDXの違い

DXの具体的なアクションを行ううえで、経済産業省の「DXレポート2中間取りまとめ」では、DXを異なる３つの段階に分解しています。

• デジタイゼーション（Digitization）：アナログ・物理データのデジタルデータ化
• デジタライゼーション（Digitalization） ：個別の業務・製造プロセスのデジタル化
• デジタルトランスフォーメーション：（Digital Transformation：DX） 組織横断/全体の業務・製造プロセスのデジタル化、“顧客起点の価値創出”のための事業やビジネスモデルの変革

デジタイゼーションは、各工程の手作業をツールなどを用いてデジタルに置き換える、DXへつながる第一段階です。
後工程となるデジタライゼーションでは、各工程のつながりまでもデジタル化します。
組織全体でデジタライゼーションを行い、ビジネスモデルを変革させることで、最終段階となるDXといえるようになるのです。

デジタイゼーションのメリット

デジタイゼーションを行うメリットを具体的に確認していきましょう。

作業時間の短縮やミスの削減

デジタイゼーションのわかりやすい例としては、紙の伝票内容の手入力でのコンピュータへの打ち込みを、スキャナなどを使って自動で入力することです。
スキャナの文字読み取り制度は100%とは言えません。そのため、確認作業はやはり必要です。
手入力を長時間続けると、疲労が蓄積され、入力ミスも増えてきます。その点、自動で入力ができれば、作業時間も短縮できるうえ、確認作業のみに集中できるようになります。

ペーパーレスとなり、遠隔地から共有可能

スキャナやカメラを使い、社内に蓄積されている大量の書類をデジタルデータ化すると、ペーパーレス化が進みます。ペーパーレス化を進めると、オフィスの書類の保管場所という物理的なスペースの削減が可能となります。

さらにデジタルデータ化した書類をサーバーに格納し、関係者に共有することで、遠隔地からでも書類の内容を確認できるようになります。

分析の容易化

デジタル化されたデータは、コンピュータで扱いやすくなります。
たとえば顧客データを数値化することで、エリア毎や都道府県毎など、状況の分析が可能となります。
分析は気づきの発見を容易にし、さらなる顧客開拓へつなげる戦略作成の源となります。

デジタイゼーションの種類や具体例

業務環境のオンライン化

これまでオフィス出社が当たり前だった業務環境において、デジタイゼーションによってオンライン化を図ることができます。テレワークシステム導入によって、従業員は自宅などのオフィスから物理的に離れた環境でも働けるようになります。また、オンライン会議システムを活用することで、社内外問わずオンラインで打合せなどのコミュニケーションを取ることも可能です。

業務のデジタル化

これまでアナログ・物理データで対応していた業務のデジタル化もできるようになります。たとえば、以下にような業務においてアナログ・物理データのデジタル化・ペーパーレス化を図ることができるでしょう。

• OCR製品を用いた紙書類のデータ化
• クラウドストレージを用いたペーパーレス化
• 営業活動のデジタル化
• オンラインバンキングツールの導入

いずれの業務にもいえることは、データのデジタル化・ペーパーレス化によって紙の保管コストを削減できるとともに、場所の制約なくデータの閲覧や編集が可能になることです。また、業務のデジタル化によって、これまで営業活動にかかっていた交通費や出張費などの間接コストの削減効果も期待できます。

顧客接点のデジタル化

デジタイゼーションによって顧客との関わり方も変化します。たとえば、これまで電話で受け付けていた問い合わせをチャットボットなどで自動化・オンライン化することで、顧客対応スピードの向上などが図れます。加えて、コロナ禍によってリアル店舗に足を運ぶことに抵抗を感じる顧客に対しても、Webサイトやアプリなどのデジタル接点を活用することで商品訴求などのアプローチが可能です。

デジタイゼーション導入のポイント

デジタイゼーションは、これまでのビジネスとは異なる、新たな領域のシステム化となるケースがあります。
どのような点に気をつければよいか、導入時のポイントを紹介します。

目的を明確にし、導入計画を策定する

デジタイゼーションは、DXまで見据えた導入計画の第一歩として進めことが望ましいです。
既存事業のビジネスモデルのうち、「誰に」「何を」「どのように提供するか」について、どの部分をデジタル化し、何を実現するかといった、目的を明確した上で導入計画を策定する必要があります。

人の作業が前提となっている業務プロセスはデジタル化することを前提に、顧客価値を向上させる観点で業務プロセスを再設計し、推進計画を策定していきます。推進計画の策定は、目的を複数の段階に分け、小さく進めていきます。
段階ごとに成果を検証ながら継続的に全体計画を見直すことで、リスク削減が可能となります。

導入する工程における自社の特徴をまとめる

デジタルツールにはさまざまな製品があり、製品によって得意分野が異なります。
予算が大きく変わってくるため、ツール導入前に、従来の各工程における、作業の回数や運用・導入形式といった特徴をしっかりまとめておきましょう。
デジタイゼーションの次段階であるデジタライゼーション、DXの実現も前提とし、各工程のみならず、次の工程ともデジタルでつなげることができるかどうか、といった点も重要です。

関係者と導入理由や質問、懸念を話し合う場を設ける

関係者間で対話を行い共通理解を形成し、DXを推進する役割や権限を明確にしましょう。

デジタルツールの導入は、馴染みがないため導入に抵抗感を示す従業員もいます。
すべての利害関係者に対して、デジタイゼーションの目的と質問、懸念を話し合う場を設ける必要があります。否定的な意見を歓迎し、計画につなげていきましょう。

まとめ

DXへつながる第一段階であるデジタイゼーションについて解説しました。
デジタイゼーションは、最終段階であるDXへつなげることを前提とした導入が望ましいです。
業務のデジタル化のイメージが沸かない場合、すぐできる箇所からデジタル化し、イメージを掴んでいくことも大切です。
コロナのような状況が発生しても、企業が持続的に成長していくには、企業文化やビジネスモデルを変化させながら価値を提供し続けるようになること=DXが必要です。
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