企業の経営状況を把握するために会計情報を一元化するシステムが管理会計システムです。この記事では、管理会計システムの目的や主な機能、活用によるメリット・デメリット、管理会計システムを選ぶ際のポイントなどについて解説します。
管理会計システムとは
管理会計システムとは、管理会計をスムーズに処理するためのシステムを指します。管理会計システムを活用すると、予実管理や経営データの分析といった業務の簡略化が可能になります。また、社内で経営情報を把握する際に必要な会計データをまとめて管理できます。
管理会計とは
企業会計は、管理会計と財務会計の2種類の会計方式に分類されます。財務会計は企業外部の利害関係者に対して経営情報を開示するための会計で、法律や規則で定められた報告形式をしています。
一方、管理会計とは企業内の経営情報提供を目的とする会計です。自社の経営者や責任者といった経営陣が、企業の業績評価や経営状況の判断を行うために活用します。外部への公開や提供の必要がない会計情報なので、企業がそれぞれ独自の形式で作成しています。
管理会計システムの目的
会計システムには、目的別に「財務会計システム」「管理会計システム」「債務・支払管理システム」の3種類があります。それぞれ個別の機能が利用できるタイプもありますが、財務会計と管理会計が一緒になっているタイプなど、機能が組み合わせられたシステムも提供されています。
管理会計システム利用の目的は、企業等の経営者や指導者が組織の経営状況を効率的かつ正確に確認・把握することです。
管理会計の書類は外部に提出する必要がなく、作成義務もないため、とくに管理会計システムを導入していない企業もあります。基本的には、ERPで管理会計機能が利用できるケースが多いため、ERPを導入する会社もみられます。ERPを導入していない場合には、管理会計の帳票をエクセルなどの表計算ソフトでひとつずつ作成するのが一般的です。中小企業の場合には、作成が義務化されている財務会計とは異なり、管理会計ツールを使って作成していない会社が多い傾向がありますが、業務効率化にはツールの利用がおすすめです。
管理会計システムの主な機能
管理会計システムには、「予実管理」「経営データの分析」「セグメント別損益分析」などの機能があります。「予実管理」では予算と現在の実績とを比較して目標の達成度を把握・分析できます。
「経営データの分析」は、貸借対照表や損益計算書など財務会計の数値から経営データを分析する機能です。基本的に部門別やプロジェクト別、製品別など、セグメントを設定して多角的にデータを分析できるため、経営戦略の見直しにも役立ちます。
管理会計システムでは「セグメント別の損益管理」も重要な機能のひとつです。営業活動では、売上に対して発生している経費についても管理する必要があります。もし経費が売上よりも高額になっている場合、売上が増えても赤字になるだけで利益にはつながりません。「セグメント別の損益管理」では、このような経費と利益のバランスを確認可能です。サービス別、部門別、製品別など、セグメントごとに利益率はいくらか、赤字になる恐れがないかなど、損益についての確認・管理ができるのです。
管理会計システムのメリット・デメリット
管理会計システムには、システムの活用により経営体質を強化できるなどのメリットがあります。対してデメリットとしてあげられるのが導入に手間や費用がかかるといった問題です。導入を検討している際には、メリットとデメリット双方を把握することが大切です。
メリット：経営体質を強化できる
管理会計システムは、管理会計機能を採用したERPや財務会計システムなどを導入すると、その機能を使用できるようになり、経営体質を強化できます。管理会計システムを使用しない場合には、手作業で売上やさまざまなデータを収集してから、表計算ソフトなどにデータを入力して書類を作成する必要があります。そのため、書類の作成にはかなりの時間と労力がかかるケースも少なくありません。
管理会計システムを導入した場合、とくにERP利用においては、連携しているさまざまな業務システムと正しいデータが共有できるため、資料作成に必要なデータを正確かつスピーディーに収集できます。まとめたデータは自動計算できることから、手作業で資料を作成していた場合と比較して、人的ミスを排除できるうえ、かかる労力を最低限に抑えられます。
ERPでは常にリアルタイムで正確なデータを収集でき、経営判断に役立つ予測値の計算も可能です。管理会計によって会計データをすぐに確認・分析できるようになり、早期に適切な経営判断が下せるといったメリットが得られます。
デメリット：導入時に負担となる
管理会計システムを導入すると、システム導入のための移行処理を進める必要があり、新しいシステムの操作を覚えなければならないため、さまざまな労力がかかるといったデメリットもあります。データを入力する営業や経理などの部門では、システムの入力方法やデータの収集方法を新しく覚えて活用できるまでに時間がかかるケースがあるかもしれません。普段の業務に遅れが生じる恐れもあるため、繁忙期などには導入を避けるべきです。
管理会計システムの導入時には、新しいシステムに移行するため、また運用のルールを整備するための人件費などのコストがかかります。導入するシステムによりどれだけの初期費用がかかるのかだけでなく、導入後のコストはいくらかなど、総合的な費用も確認することが大切です。
管理会計システムを選ぶポイント
管理会計システムを選ぶ際には、使いやすいポイントを押さえているものを選ぶ必要があります。対応している会計基準の確認、他のシステムとの連携、クラウド型かオンプレミス型かなど、自社で使用するために必要な機能が備わっているか確認して選ぶことで、業務効率化に活かせます。
対応できる会計基準を確認
会計基準は国によって異なるため、企業の支店などが他国に設置されている場合は、その国の会計基準に対応しているシステムを選ぶ必要があります。日本の会計基準だけでなく、アメリカの会計基準、国際会計（IFRS）への移行に対応が必要な場合も考えられます。必要な基準に対応できるかどうかについては、事前によく確認しておきましょう。
他のシステムと連携できるか
会社で利用しているシステムと連携できるかどうかも、管理会計システムを選ぶ際に注意しなければなりません。管理会計システムが他のシステムと連携可能な場合、必要なデータを改めて手入力する必要がなく、他システムから手軽に取り込めるため、業務効率がアップします。とくに、販売管理、原価計算、給与計算など予算編成に関連するシステムとの連携がとれていると、導入後に大幅な業務効率化が期待できます。
データの分析機能の有無・内容も確認しましょう。自社の経営陣が経営判断を下す際に必要としているデータや分析内容に合っているか、どのような分析を行えるのかを確認してから検討する必要があります。
クラウド型か、オンプレミス型か
管理会計システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類のタイプがあります。
クラウド型は、クラウド上で提供されているサービスのひとつです。ベンダーが提供しているサービスと契約すると、ネットワークを介してサービスの利用ができます。クラウド型のサービスには、インターネット環境とアクセス情報があればどのパソコン、端末からでもアクセスできるため、テレワーク中にも作業が行えます。
オンプレミス型は、ユーザー企業の社内にサーバーやシステムを構築し、使用する通信回線、ソフトウェアも備えて、運用も社内ですべて行う形の導入方法です。
クラウド型は導入が容易でスケーラビリティに優れるという長所がありますが、サービス内容はベンダー企業に依存するため自由度が低いという短所があります。その反面、オンプレミス型は初期費用の負担が重く、運用管理にも人的コストや費用が発生するという短所がありますが、自由度が高く自社の体制に合致するシステムを構築できるという長所があります。いずれを選ぶかは、自社の環境と利用目的を考慮して決定しましょう。
経営力を高めるDynamics365
管理会計システムの機能も有している統合ビジネスアプリケーションが、「Dynamics365」です。多機能でありながらシンプルで使いやすいUIを採用しており、スムーズに導入を進められます。Dynamics365は管理会計機能を備えたERPなので、ひとつのプラットフォームで社内の基幹業務をフルにサポートして連携・一元化できます。社内システムのプラットフォームとしてデータも一括管理できるため、リアルタイムに情報を把握し、さまざまな分析データを抽出して確認可能です。常に最新の経営情報が活用できることから、スピーディーで適切な経営判断に役立ちます。
まとめ
管理会計システムは、社内で経営陣が経営状況を把握するための「予実管理」「経営データの分析」「セグメント別損益分析」などの機能を持つシステムです。システムの活用によりデータを作成する手間や時間を大幅に削減し、業務効率化と経営改善に役立ちます。
Microsoft Dynamics 365は、管理会計システム機能を備えたERP（統合基幹業務システム）です。社内の各システムと連携してデータの共有、管理を実現し、財務関連業務の最適化に役立ちます。
