企業の経営活動においては、「直接材」「間接材」の2種類の資源に対しコストがかかります。しかし、コスト削減に取り組む企業でも、その注意は直接材に偏り、間接材の管理の適切さについては見過ごされる場合が多いようです。そこで本記事では、直接材と間接材の区別のほか、間接材管理の難しさやコスト削減のポイントについて解説します。
間接材とは？
企業は、その経営活動においてさまざまな資材を調達しますが、その内容は大別すると「直接材」と「間接材」の2種類に分かれます。この直接材・間接材の違いとは、一体どこにあるのでしょうか。
まず、直接材とはその名の通り、企業が自社製品やサービスを生産・提供するにあたって、直接的に必要な資材のことを意味します。例えば製造業においては、製品を製造するために必要な原材料や部品などがこれに当たるでしょう。あるいは、ソフトウェア開発などにおいて必要なアプリケーションの購入なども、直接材に含まれます。
一方、間接材とは、自社製品やサービスの生産・提供に直接的には必要でないものの、その周辺業務において必要となる資源を意味し、「副資材」と呼ばれる場合もあります。例えば製造業においては、生産設備に用いる燃料や消耗品、器具や工具などが間接材に該当します。あるいはサービス業であれば、事務作業に使う文房具や帳簿類、雑貨などがこれに当たるでしょう。
間接材はその定義上、非常に適用範囲が広く、自社内にどのような種類の間接材がどれほど存在しているかを把握することは、曖昧になっている場合がほとんどです。
間接材の管理が難しい理由は？
直接材の調達は、ダイレクトに商品の品質・生産コスト・生産計画に影響を及ぼします。それゆえ多くの企業では、その購入に際し厳しい選別をかけ、その後の購入方法や運用管理も厳しく行うのが通例とされています。
他方、しばしば見過ごされがちなのが、間接材の購入管理です。コスト管理に厳格な企業でも、間接材の管理に関しては、各部署や個々人に任せた緩い統制で済ませている場合も多く見受けられます。それは一体なぜなのでしょうか。
プライオリティを軽視されやすい
間接材の購入管理が緩慢になりがちな第一の理由は、間接材の性質そのものにあると言えます。間接材も事業活動において必要なことはたしかですが、直接材と比べて企業の売上や事業戦略に直接関わるものではありません。
実際、日常的な事務業務などで使う文房具や雑貨は、多少のコストの違いこそありますが、代替可能な商品がほとんどです。発注者もさほど考えずに選択し、購入している場合が多いのではないでしょうか。経営層にとっても現場にとっても、プライオリティが低く感じられてしまいがちなことが、間接材の管理が軽視されやすい根本的な心理的原因となっている可能性は否めないでしょう。
一元的な購入管理が困難
もちろん、間接材の厳密な購入管理が難しいのには、現実的な問題も背景に存在します。というのも、製品やサービスに欠かせない直接材は、それゆえに必要な資材の種類や消費量を特定しやすい一方、間接材の種類は多岐に渡るうえ消費スピードもまちまちで、一元的に管理するのが困難だからです。
例えば文房具に限定しても、その種類は「ボールペン」「シャーペン」「消しゴム」「はさみ」「セロハンテープ」「ホッチキス」「ホッチキス針」など、非常に細々としたものがあります。そして、「どの消耗品が・いつストックがなくなるか」については、各種類どころか個体ごとにさまざまなので、一元的な補充計画を立てづらいのです。
そのため間接材の購入は、部署単位あるいは個人単位の裁量で随時補充し、あとで個々に請求をかけるという方式を取っている企業が多いようです。しかし、そうなると間接材の購入管理は煩雑化してしまい、全体像の把握も困難になります。また、間接材そのものの商品単価もさることながら、ばらばらに請求することによって、1回ごとの支出額はさらに少額になります。それがより管理の目を緩くしてしまう一因にもなっているのです。
このように、間接材の購入管理が緩くなりがちな原因は、「一元的かつ計画的な購入管理のしづらさ」という現実的な要因と、「プライオリティが低く捉えられがち」という心理的要因の2つが絡み合って構成されていると考えられます。
間接材のコスト削減のポイントは？
このような事情から、多くの企業において、間接材の購入管理は緩いものになりがちです。しかし、「塵も積もれば山になる」という言葉もある通り、細かな出費も組織規模で見れば大きなコストになり得ます。むしろ、直接材にかかるコストがすでに最適化されているとしたら、コスト削減の余地は間接材の領域にこそあると言えるでしょう。そこで以下では、間接材のコスト削減のポイントについて紹介していきます。間接材コストを可視化する
間接材のコスト削減のためには、現在かかっているコストを明確に可視化することが必要です。「誰が」「いつ」「どこで」「どれほどの頻度で」使用し、そのためにどれくらいのコストを要しているかをリストアップすることで、コストの最適化を図れます。
とはいえ、先述した通り、間接材の種類は非常に幅広く、管理も煩雑になりがちなので、全体像を完全に把握することは難しいかもしれません。その場合は、大まかな概算を算出しましょう。あるいは、現在の在庫状況を正確に知るだけでも、無駄な発注を減らすことにつながります。
また、この可視化作業においては、発注プロセスそのものを可視化することも重要です。発注や仕入れ、経理処理などの一連のプロセスや、そこで要する時間的・人的コストなども把握しておくことで、そこでの業務効率を改善する施策も見えてくるでしょう。
間接材の範囲を見直す
上記の可視化作業を終えたあとに行うのが、そこで作成した資料を基に、間接材の範囲を改めて見直す作業です。
間接材の中には、特に必要な品でもないのに惰性で購入し続けていたものもあることでしょう。そうした不要品を仕分けし、これまでかかっていたコストの見直しを測るのが、ここでの作業です。
そしてここで見直すべきコストは、物理的な間接材についてだけではありません。例えば業務用のアプリケーションなどに関しても、重要度が低く、コストパフォーマンスが見合わないと判断できるものがあれば、利用を見直すことで大幅なコストカットが見込めます。
仕入れを標準化する
必要/不要な間接材の仕分けが完了したら、今度は今後の購入計画に合わせて最適な仕入れ先を検討し、標準化します。
間接材の仕入れにあたっては、部署ごとに異なる業者に発注している場合も多く見受けられます。しかし、仕入れ先を標準化することで、全社的に間接材の仕入れ業務が一元化され、業務フローの統一や効率化が期待できるでしょう。また、企業として仕入れ先業者と取引契約を結ぶことで、仕入れコストが下がる効果も見込めるのです。
仕入れ業者を競合させる
何事もそうですが、ビジネスにおいて最適化への取り組みは、継続的に行わなければいけません。間接材の仕入れ業者の選定においても、一度そこに決めたらずっと確定的に使い続けるのではなく、ほかの業者の新規開拓を行う姿勢を取り続け、相見積もりなども積極的に活用して、コストの最適化への取り組みを継続しましょう。
このように比較検討する姿勢を示して、仕入れ業者間で競争原理を働かせることによって、より高品質な間接材をより低価格で仕入れることも可能になってくるでしょう。
まとめ
本記事では、間接材の運用管理が曖昧になりがちな原因や、その改善策について紹介しました。間接材は、企業の売上や事業計画に直接影響しないため軽視されやすく、管理方法も粗雑になりがちです。しかし、間接材にも少なからず経費はかかっており、その最適化は必要な作業です。まずは現状把握から始め、コストの見直しを図っていきましょう。
