昨今、業務効率化のための施策として、RPA導入による業務の自動化に取り組む企業が増えています。しかしその一方で、RPAを導入したことで新たな問題に直面したという企業も存在するようです。本記事ではRPAとは何か、どのような導入メリットがあるのか解説するとともに、導入に伴い起こりうる課題と解決策についてご紹介します。
そもそもRPAとは？
「RPA」とは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略称で、定型業務の自動化に用いられる仕組みのことです。RPAを導入することで、ユーザーはソフトウェア上の「ロボット」を使用して、コンピューターを用いて行われるルールに基づいた反復的かつ定型的な業務を自動処理できます。
RPAが得意とする業務としては、たとえばコピー＆ペースト作業やデータの再入力作業、ファイルをある場所から別の場所に移動させる作業などが挙げられます。このようにRPAは、単純ながら時間のかかる作業を自動化・効率化するため主に活用されます。
最近では、AIの搭載により高度な作業を可能にするRPAも登場しつつありますが、もっとも単純なRPAでも、シンプルかつ効果的に使うことで、業務の生産性を何倍にも上げることが可能です。それゆえRPAは、業務効率化の手段として多くの企業から注目を集めています。
RPAの特徴
RPAの主な特徴とメリットとしては、以下のようなことが挙げられます。
- 24時間365日稼働可能
- 正確でスピーディー
- システム構築が不要
RPAの特徴として、人間と違って休まず延々と稼働させることが可能です。また手作業の場合、コピー＆ペーストのような単純作業でも、数が多くなるほど相応に長い時間を要するため、単調な作業に飽きて注意散漫になり、ヒューマンエラーなども発生しがちです。しかしRPAなら、そうした作業でも倦まずに、コンピューターならではの処理速度と正確さで作業を完遂できます。
さらに、RPAは導入が容易なのも特徴のひとつです。RPAは、必ずしも専門家によるコードの設定を要しません。また、既存のアプリケーションのプレゼンテーション層で動作するため、基本的なシステムを混乱させることがなく、既存システムをそのまま利用できます。そのためRPAは、専門技術のない現場スタッフでも簡単に導入・運用が可能です。
これらの特徴により、RPA導入企業は業務の品質とスピードを上げつつ、限られた人的リソースをより有意義な仕事に割り当てられるようになります。つまりRPAの導入は、企業に生産性とROIの向上をもたらすのです。
RPA導入後に直面しがちな課題
上記のように大きなメリットがあるRPAですが、導入後にさまざまな課題に直面する企業も少なくありません。以下では、RPA導入後に起こりがちな課題について解説します。
システムの仕様変更による問題
RPA導入に伴う課題その1は、まずシステムの仕様変更による問題です。正確に設定し、当初は問題なく稼働していたRPAも、業務手順の変更や業務システムの変更・バージョンアップといったイベントに伴い、正常に稼働しなくなることがあります。また、利用しているRPAサービス自体のサポートが終了してしまう場合もあるでしょう。
RPAは基本的に、いったん設定された内容を機械的に処理し続けるだけなので、これらの変更には自身で対応できません。この点を見落としていると、RPAの動作が停止したり、間違った動作の実行を続けたりするおそれがあります。それゆえRPAは、一度設定したらそれで終わりではなく、定期的なメンテナンスや更新をしなければなりません。
業務のブラックボックス化
RPA導入に伴う課題その2は、業務のブラックボックス化です。RPAによる自動化は、一見すると業務のブラックボックス化や属人化とは正反対に思えるかもしれません。
しかしRPAの導入により、これまで従業員がやっていた仕事が自動化されると、その仕事に対する理解やノウハウなどが薄れていってしまう可能性があります。その結果、たとえばRPAに不具合が起きて、再び人の手で処理しなければならなくなった場合や、RPAでは難しい定型外の処理をする必要が生じた場合、それに対処できる人間がいないという事態も起こりえます。
また、先述したようにRPAは、システム変更に伴うエラーなどの発生により、設定などをし直さなければならない場合が起こりえます。当然ながら、RPAの作業要件を再設定する際は、RPAの対象業務への深い理解が欠かせません。もしも最初にRPAの設定をした担当者がおらず、しかもRPAの対象業務のノウハウを持った人材も自社からいなくなっていた場合、RPAにどのような設定をすれば元通りに業務を処理させられるのかわからない状態になりかねません。
それゆえRPAを導入する際は、自動化する業務の明確な定義や、エラーが起きたときの対処方法など、RPAの開発・運用にかかわるマニュアルなども同時に作成することをおすすめします。
セキュリティリスク
RPA導入に伴う課題その3は、セキュリティリスクです。RPAが担当する業務の中には、顧客の個人情報や従業員のシステムID/パスワードなど、扱いに慎重を要する情報や作業が含まれることも珍しくありません。この場合、RPAの管理者や設計者は、RPAの設定シナリオを通して、これらの情報に触れることが可能になってしまいます。
組織のガバナンスを維持するためには、重要情報へのアクセス権限の適正管理が欠かせません。それゆえRPAを利用する際には、万一を考えてRPAに必要以上の権限を付与しないことが大切です。
また、こうした情報漏えいに関するセキュリティリスク以外にも、当初の設計段階でRPAに間違った指示を与えていないかの確認も重要です。RPAは、設定された通りに高速で作業を実行してしまうので、もし作業指示自体が間違っており、それに気づくのが遅れた場合、被害がどんどん拡大してしまう可能性があります。
導入後の問題を解決に導く「RPA導入支援サービス」
このような課題を解決に導くために、株式会社インテックでは「RPA導入支援サービス」を提供しています。RPAの導入は一般に、「評価」「導入」「運用」の3ステップに大別できますが、インテックのサービスはこれらのステップをワンストップで支援します。また同サービスでは、システム変更などに伴うRPAの改修支援も請け負っています。RPA改修の進め方は以下の通りです。
- RPAロボットの棚卸
- 業務調査
- 実行フローの調査
- 改修要件の定義
- 実行フローの改修
- 試用・リリース
インテックではこれらのステップを通して、既存のRPAのどこをどのように改修すればよいか、専門のエンジニアが正確に特定し、改修後も安定的にRPAが動作するようにサポートします。
RPA導入支援サービスはこんな人におすすめ！
インテックのRPA導入支援サービスは、次のような課題や要望を抱えている方におすすめです。
- どのRPAロボットが改修対象かわからない
インテックはRPAが操作するシステムなども確認しながら、既存のRPAの棚卸を行い、どのRPAを改修すればよいのか特定します。 - RPAロボットのどこを修正したらよいかわからない
インテックはRPAのアクティビティ一覧を参照し、改修目的やその影響範囲を考慮して、改修箇所を的確に特定します。 - 一度に大量のRPAを修正できる体制がない
そのようなときこそ、インテックのサービスがおすすめです。インテックでは、RPAの専門家が効率的な改修計画を策定し、企業のRPA改修を力強くサポートします。 - RPAの動作を安定させてほしい
インテックでは独自のフレームワークを活用することで、RPAへ適切なエラー処理を組み込むことが可能です。またインテックでは、改修後2週間程度の試用期間を置いて、動作の安定性を確認することを推奨しています。
まとめ
RPAによる業務の自動化は、企業の生産性向上に大きく寄与する一方で、その導入・運用には慎重さが求められます。株式会社インテックでは、RPAの導入や改修をサポートする「RPA導入支援サービス」を提供しています。RPAの導入や改修に関して課題を感じている企業様は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
