経理業務には課題が発生しやすく、多くの企業が経理部門の業務効率について頭を悩ませているのが現状です。本記事では、まず経理業務における課題について紹介し、業務効率化のポイントを解説していきます。これらの内容を押さえて業務効率化に繋げていきましょう。
経理業務の課題
まずは経理業務を行う上で発生し得る主な課題をそれぞれ見ていきましょう。
経理の人数に対する作業量の多さ
一般的な経理業務だけでも、日々の取引仕訳、請求書作成、入出金作業、現預金管理、資産管理、給与計算、月次集計、決算作業、監査対応など、多岐にわたります。
企業の規模によって経理部門の人数は異なりますが、作業量に対して配置される人数は少ないです。小規模な企業だと、一人で経理業務を行ったり、総務部門・人事部門の人員が担当したりすることも少なくありません。要因としては、営業職や販売職のような直接売り上げに繋がる業務ではないため、最小限の人員で抑えられてしまうこと、増員がなかなかされにくい点などが挙げられます。
少ない人数で膨大な作業量を抱える企業は多く、特に月末・期末に関しては、取引仕訳や入出金作業など日々の業務に加えて月次作業・決算作業も行わなくてはなりません。そのため、こういった時期はとても忙しく、毎日残業が続く企業も多いでしょう。このような状況下では、従業員のモチベーションや集中力の低下を招く恐れがあり、効率的ではありません。業務を円滑に進めるためにも、効率化について考える必要があります。
業務の属人化
経理部門では業務の属人化がよくみられます。属人化が起こる要因としては、経理業務の専門性の高さでしょう。その分野に詳しい担当者が、一人で業務を行うほうが効率的だと考え行動し、その結果、業務内容に偏りが発生します。
この場合、特定の業務に関してほとんどのプロセスを担当者に委ねているため、進捗確認や情報共有をする機会がなく、問題・改善・間違いに気付けないケースが多いです。また、担当者の休日や異動、退職によってその業務から外れる場合、引き継げる人員がおらず業務が滞ることも考えられます。
このような事態を避けるためにも、複数人で業務にあたったり、マニュアルを作成したりして属人化を解消する必要があるでしょう。しかし前項でも解説したように、作業量が多いため、マニュアル作成や業務引き継ぎに取り掛かれないこともあります。
慎重になりやすく業務速度が遅くなる
経理業務は主にお金を扱う作業です。一人の担当者の作業によって数千万円もしくは数億円もの大金を動かすケースも少なくありません。たった一円の入力ミスや現預金の入出金ミスであっても原因追及が必要で、場合によっては企業に大きな損失を与えたり、取引先からの信用を失ったりする原因にもなりかねません。また、税務調査で間違った入力方法や金額などの指摘を受けた際には加算税・延滞税などの納税が必要になる場合もあります。
このように、より正確性が求められる業務の特性から、作業を進めるにあたって慎重になるあまり、業務に取り掛かる速度が落ちてしまう例は多いです。また、正確性を重視した場合、ダブルチェックまたはトリプルチェックといった確認作業に多くの時間を費やしてしまい、さらに業務スピードの低下を招いてしまうケースもあります。
経理業務効率化のポイント
上に挙げた様々な問題点を解決し、実際に効率化に繋げていくにはどうすれば良いのか、以下では経理業務効率化を実現するために大切なポイントを紹介します。
業務フローの標準化
解説したように、特定の担当者にしか業務が分からない状態をブラックボックス化と言い、様々なリスクが伴います。そこで、ブラックボックス化の状態を解消し、業務を標準化することが必須と言えるでしょう。標準化することで、経理部門の皆が理解できる業務内容と知識の共有をすることが大切です。
そのためには、まず業務フローの見直しを行いましょう。誰が、いつ、どのような作業を担当しているのか書き出してみてください。そうすると、業務内容や流れが可視化され、問題点や非効率に繋がる要因がわかりやすくなります。浮き上がった問題点についてそれぞれ対策を考え改善することで、効率化を図れることでしょう。
その上で、マニュアルを作成したり情報共有の機会を設けたりして、自分が担当する業務外のことに関しても、把握できる状態を作る必要があります。そうすることで、従業員の異動や退職といった不測の事態にも、残された人員でスムーズな対応を行えるでしょう。
定型業務の外注化
定型業務に関しては、アウトソーシングという方法も効率化に繋がる一つの策です。例えば、日常的な仕訳入力や毎月の請求書発行などは定型業務の一つなので、アウトソーシングを活用することで経理担当者の負担を大幅に軽減することができるでしょう。浮いた分の時間を他の業務に充てることができて効率的です。また、優秀な従業員をより専門性の高い業務に割り当てることで、業務の改善・効率化も期待できます。
経理業務の代行をする企業は多いので、上手く活用することで得られるメリットは大きいでしょう。一つの企業の経理業務全般を行うところもあれば、取引仕訳のみ、または給与計算のみなど、特定の業務だけを依頼できるところもあります。まず、外注が可能な業務を挙げていきましょう。その上で、外注にかかる費用と軽減される負担との兼ね合いも考慮し、どれを外注してどれを自社で遂行していくのか検討することで、効率よく業務を行えます。
経理システムの導入
従来の経理業務は、手書きやExcelなどを用いて行うのが一般的でしたが、現在は多くの経理システムが存在しており、それらを活用する企業も増加しています。
システムを活用することで、作業にかかる時間は大きく短縮されるのでより効率的です。例えばインターネットバンキングの情報を反映できる機能を備えているものであれば、手入力の作業を大幅に削減できるものもあります。入力作業が減ることで、人為的ミスの削減にも繋がるでしょう。
特に作業量の多い大規模な企業ほど、システム導入の影響は大きくなると予測できます。システム導入費や人件費、時間など、初期費用は必要となるものの、長期的に見ると費用対効果は高いと言えるでしょう。
まとめ
経理業務における作業量の多さや属人化などは多くの企業が抱えている課題です。システムの導入によってこれらを改善、業務効率化を図り、余ったリソースを別の事業に投下して企業の成長に繋げましょう。Microsoft Dynamicsであれば経理管理機能も備えており、広範囲に業務が支援されることでしょう。
