企業とは事業活動を通じて製品やサービスを創出し、付加価値を提供することで利益を得て発展していく組織です。企業が健全な成長と発展を通じて社会に貢献していくためには、いかにして効率的な生産体制を構築するかが重要な課題となります。本記事では、生産性の最大化を目指す上で不可欠となる「業務の効率化」について解説します。
業務の効率化を図る目的とは
業務の効率化とは、生産工程のムダを省く、業務負荷を軽減する、あるいは費用対効果を高めるなど、業務上のさまざまなプロセスを能率化したり合理化したりする施策を指します。こうした業務プロセスの効率化を図る目的は生産性の向上です。生産性とは、事業活動によって生み出された生産量や付加価値額を、人的資源や資金といった経営資源の投入量で割った値を指します。
つまり、インプットに対するアウトプットの比率を示す指標であり、「生産性=産出量÷投入量」という数式で算出されます。生産性を高めるためには、業務プロセスからムダやムラを省き、労働者数や労働時間、資金の投入量などを削減しつつ、従来と同等以上の成果を生み出す生産体制を構築しなくてはなりません。限りある経営資源を有効的に活用し、最小のリソースで最大の成果を創出するためには業務の効率化が不可欠といえるのです。
業務の効率化が求められる背景
国内のさまざまな分野で業務の効率化が求められる背景にあるのは、少子高齢化に伴う労働力不足です。現在、日本の総人口は2008年の1億2,808万人をピークに下降し続けており、さらに2021年9月時点の総人口に占める高齢者の割合は29.1％と世界で最も高い水準となっています。このような背景から国内の生産年齢人口は減少傾向にあり、企業では人材不足を補うべく、より効率的な生産体制の構築が重要課題となっているのです。
また、近年では働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大といった影響も相まって、テレワーク制度を導入する企業が増加傾向にあります。テレワークは新しい時代に即した働き方として注目を集めているものの、勤怠や進捗の管理が難しく、コミュニケーションの希薄化やセキュリティリスクといった課題を抱えている企業も少なくありません。従来のオフィス環境と同等の成果を創出するのが困難なため、リモート環境の生産性を向上するべく業務の効率化が求められています。
業務の効率化と生産性の向上は違う
企業にとって業務の効率化と生産性の向上は非常に重要な経営課題であるがゆえに、それぞれの定義は混同されがちな傾向にあります。冒頭で述べたように業務の効率化とは、作業工程の無駄を省いて能率化する、あるいは費用対効果を高めて合理化するなど、業務プロセスを改善する施策を指します。一方で生産性は経営資源の投入量に対して、得られた成果を定量化した指標です。
本記事のテーマである業務の効率化について理解するためには、この2つの定義を正しく理解しなくてはなりません。たとえば、デジタルソリューションの導入によって従業員一人あたりの労働時間を短縮し、従来と同等以上の成果を生み出せれば労働投入量の削減となり、生産性の向上を意味します。生産性を最大化するためには業務プロセスの効率化が必須となるため、業務効率化は生産性向上における施策のひとつといえる概念です。
業務の効率化によるメリット
ここでは業務の効率化を図ることで得られる具体的なメリットをご紹介します。
利益の増大が期待できる
企業は事業活動を通じて製品やサービスを創出し、生み出した付加価値を市場に提供して利益を得る組織です。業務プロセスの能率化や合理化によって生産性が高まれば、より多くの付加価値を効率的に産出できるため、売上高と利益率の増大につながります。また、獲得した利益を設備投資や人材育成などに充てることで事業の拡大につながり、企業としてのさらなる成長と発展が期待できる点も大きなメリットです。
モチベーションの向上が期待できる
企業が競合他社との差別化を図り、市場の競争優位性を確立するためには、いかにして人的資源のパフォーマンスを最大化するかが重要です。業務の効率化を図ることで作業上のストレスが軽減され、従業員のモチベーションと労働生産性の向上が期待できます。また、従業員にとって働きやすい労働環境を整えることで、組織に対するエンゲージメントやロイヤルティが高まるというメリットもあります。
作業時間を短縮できる
業務の効率化によって得られるメリットのひとつが「働き方改革の実現」です。日本は世界的に見て長時間労働の割合が高く、厚生労働省の調査では一週間の労働時間が49時間を超過する労働者数は18.3%となっており、アメリカやイギリスなどを大幅に超えています。業務の効率化によって長時間労働や残業時間などを軽減できれば、働き方改革の実現に寄与するとともに人件費の削減にもつながります。
業務の効率化によるデメリット
ここからは、業務の効率化を目指す上で生じ得るデメリットについて解説します。
残業代が減ることによるモチベーションの低下
業務プロセスの効率化や働き方改革の実現によって労働時間が軽減されれば、ワークライフバランスの充実に寄与します。しかし、同時に残業時間が減少することで残業代も減るため、収入の減少を危惧する従業員も少なくありません。なかには生活のために残業代を多く得たいと望む従業員もいるため、収入の減少によってモチベーションの低下を招く可能性がある点を留意する必要があります。
コストがかかる
業務の効率化を図るためにはITシステムの導入や業務プロセスの改善、人材育成などの施策が求められます。とくにデジタル化が加速する現代ではITシステムの活用が必須であり、業務プロセスの能率化や合理化にはデジタルソリューションの導入が欠かせません。ITインフラの刷新やクラウドマイグレーションといった施策は相応のコストを要するため、経営課題や費用対効果などを多角的に分析・検討する必要があります。
従業員が慣れるまでに時間が必要
組織全体における業務の効率化を図るためには、既存の業務プロセスを変革しなくてはなりません。従来の業務プロセスや作業工程が大きく変わるため、マニュアルの作成や研修を実施するなど、新しい業務フローに慣れてもらう必要があります。人間には現状維持バイアスという心理作用があり、基本的に変化を嫌うため、従業員の気持ちに配慮することが大切です。
業務の効率化を行う際のポイント
業務の効率化を図る際に重要となるポイントは、自社に適した戦略や施策を取り入れることです。業務の効率化には作業の分業化や自動化、ソリューションの導入といったさまざまな施策があり、企業の事業形態や組織体制によって必要な取り組みは大きく異なります。登山で例えるなら、山頂というゴールはひとつでもそこへ至るルートは無数にあり、自身の技術や季節、その日の天候などによって必要な装備品が異なります。
事業活動においても同様で、自社の掲げる事業目標や経営ビジョンを実現するためには、まず自社の経営状況や市場環境を客観的に分析し、最終目標から逆算的に計画を立案しなくてはなりません。そして、自社が抱える経営課題を洗い出し、ゴールへと辿り着くために必要な施策やリソースを選定する必要があります。業務の効率化を図る際は、自社の財務状況や経営課題を俯瞰的な視点から分析し、最も適した方法を探ることが大切です。
まとめ
業務の効率化とは、作業工程の無駄を省いて能率化する、あるいは費用対効果を高めて合理化するなど、業務上のさまざまなプロセスを改善する施策を指します。組織の生産性を最大化するためには、最小のリソース投入量で最大の産出量を生み出す仕組みが必要であり、そのためには業務の効率化が不可欠です。「Microsoft Dynamics 365」や「Microsoft Power Apps」などのデジタルソリューションを積極的に活用し、業務の効率化と生産性の最大化に取り組んでみてください。
