在庫管理表とは何か、在庫管理表ではどんなことを管理しているのか、その内容と目的、在庫管理表の作り方についてまとめています。手書きやExcel、ERPなどを活用した表の作り方と特徴、作成時の注意点まで解説しています。
そもそも在庫管理表とは?
在庫管理表とは、商品の在庫を管理するための表のことです。在庫管理を適切に実施することが、売上や仕入れ、製造の管理をしやすくして、利益の向上につながります。
在庫の種類と数を管理する表のこと
在庫管理表は、会社が取り扱っている商品や部品、消耗品などの種類や数を把握するための表です。在庫管理表には、物品が増えたときと減ったときにその増減を表に書き込んで記録に残すため、常に現在の数を知ることができます。社員が現在の在庫状況をわかっていると、お客様への商品の案内、商品提供を適切に行えます。また、次回の仕入れ時に無駄のない適正な数量を注文するための判断材料としても利用可能です。在庫管理のミスをなくして業務の精度を上げるには、作成方法を工夫したり情報を誰でも見られる状態にしたりしておくことが大切です。
在庫管理表には、少なくとも「入出庫日・品名・入庫数・出庫数・現在有高・保管場所・在庫の状態（良／不良）」の項目を記入しなければなりません。記載されているこれらの項目からいつでも在庫の状況をチェックでき、在庫切れや過剰在庫によって生じるコストの無駄などを防いで適切な管理を可能にします。
利益を最大化するために不可欠な存在
在庫管理表を利用すると、正しい在庫を把握できることから在庫の無駄を削減でき、利益の最大化にも役立ちます。在庫管理表には入出庫時の日付も記載するため、在庫の動き方まで把握可能になるなどのメリットがあります。
表を活用した正確な在庫管理により、売上の状況や在庫の減少傾向が把握できるため、適切な時期に必要なだけの数を仕入れることが可能です。在庫切れによる販売機会の損失や、過剰仕入れによる仕入れ金額の無駄をなくして利益の最大化を実現できます。
在庫管理表の作り方
在庫管理表は、手書きで作成したりExcelに入力したりして作成できます。また、WMS（倉庫管理システム）、在庫管理システム、ERPなど、さまざまなシステムに搭載されている機能を活用して作成できます。表の特徴はそれぞれ異なるため、自社の管理方法に適した在庫管理表を作って使用するのがおすすめです。
1.手書き
手書きの在庫管理表とは、在庫の出入庫処理時に手書きで書き込みをしていく表のことです。枠組みや項目などが書かれている用紙を在庫の保管場所などに設置しておき、在庫に変更があれば、その都度手書きで書き込みをして在庫管理を行います。
入庫や出庫など在庫の変更を行ったときに、日付や品名、数量といった必要な項目を表に追加で記入する管理方法なのでパソコンソフトを使うこともなく、基本的には誰でも管理が可能です。手書きの在庫管理表での管理は、手間がかかりやすく記入漏れや書き間違いなどのミスが起きやすいデメリットもあります。
2.Excel
Excelを利用して在庫管理表を作ることも可能です。Excelソフトは多くの会社で利用されているので、新しいソフトを導入することなくコストを抑えて在庫管理ができます。関数などを使用した無料のテンプレートも提供されているので、テンプレートを活用するとより簡単に表を作れます。
Excelは表計算ソフトなので、基本的にデータの入力は手動で行わなければなりません。そのため、入力時の記入漏れなどの人的ミスが起きるリスクがあり、ファイルを共有して同時編集ができないため、入出庫時リアルタイムでの在庫データ更新は困難です。
3.WMS（倉庫管理システム）
WMSとは、倉庫に関連する管理業務を効率よく行うためのシステムです。WMSを活用すると、倉庫内で在庫の入出庫や在庫の棚卸、人員や設備など、倉庫業務の全てを一元管理できます。在庫の入庫時には、荷卸・入荷伝票の照合、検品、といった機能が利用でき、出庫時にはピッキング、検品、出荷管理、その他に棚卸し管理や帳票、ラベル発行などの機能が利用可能です。
入出庫の際にバーコードの読み取りだけで在庫データがリアルタイムで更新されるので、アナログでの在庫管理は不要です。棚卸し時にもバーコードを読み取るだけで簡単に在庫管理ができるため、業務の効率化、人員コストの削減にもつながります。
4.在庫管理システム
在庫管理システムとは、商品の入出庫や棚卸しの際の残数確認などで使用されるシステムです。仕入れた製品や原材料を読み取り、リアルタイムで商品の入出庫データを更新します。棚卸しにも使用でき、バーコードの読み取りなどの簡単な操作で保管している在庫の状態を入力して確認できます。在庫管理システムを導入し機能を活用する場合には、在庫の一つひとつを手で入力する必要はありません。
倉庫全体の管理ができるWMSとは異なり、名前通り在庫管理に特化しているところがこのシステムの特徴です。WMSは倉庫全体を管理するシステムですが、在庫管理システムでは倉庫だけではなく、あちこちにある在庫の管理ができます。
5.ERP
在庫管理はERPで実施することも可能です。ERP（Enterprise Resource Planning）とは総合基幹業務システムのことで、ERPを使用すると、生産管理、販売管理、会計管理など、会社のさまざまなシステムを統合して全ての情報を一元管理できます。
在庫管理には商品の仕入れ・売上に会計や販売などの部署が関係しているため、ERPで在庫管理を行うと関連するデータとの連携が取れるメリットがあります。ERPはクラウド上、あるいは自社サーバー上で共有できるので、商品の入庫、出庫時にリアルタイムでデータの更新が可能です。在庫の増減に関連するデータを各部署がリアルタイムで確認できることから、スムーズな在庫管理で業務の効率化が実現します。
在庫管理表を作る上での注意点
在庫管理表を作る際には、記入漏れなどのミスを防ぐことが大切です。また、在庫管理表は上書き保存をしない、管理の優先度を決めておくなどのポイントを押さえて作成することで、適切なデータの管理ができます。
記入漏れを防ぐこと
在庫管理表作成時には、記入漏れをしないための注意や工夫が必要です。在庫管理表は、現在の在庫数を確認したり、在庫の入出庫状態を把握したりするために使用します。入庫や出庫の記入漏れがあると正しい在庫数を把握することができず、品物の納期に間に合わなくなるなどの事態が発生する恐れがあります。
記入漏れを防ぐためには、管理する項目を絞って無駄をなくし書き込みやすくする、入庫出庫時に必ず在庫管理表を更新するなど、管理を工夫することで、記入漏れが予防できます。
上書き保存はしないこと
在庫情報は、新しいデータを上書きせずに変更内容を新しく入力して変更履歴を残しておく必要があります。在庫の変化があるたびに次々と上書き保存していく状態では、在庫の増減が記録に残りません。在庫の情報を詳しく把握するためには、現在の在庫数だけでなく在庫の変動の経緯も確認する必要があるので、変更履歴がわかる入力方法で管理します。
管理の優先度を決めること
全ての在庫について変更日付や保管場所など、必要な記録を確実に残せる場合は問題ないのですが、会社によっては商品の品目数が膨大で在庫管理の負担が大きいケースもあります。在庫管理の負担を減らして効率化を図るには、在庫の優先度を決めて管理することが大切です。
在庫の優先度は、ABC分析を活用して決定できます。売上の7割を占めている商品を「A」、売上の1～3割を占めている商品を「B」、売上の1割未満の商品は「C」として、重要度の高い「A」の商品を詳細に管理します。重要度の低い商品は入力項目を減らすなど管理内容を簡略化して管理の負担を軽減しながら在庫管理を行います。
まとめ
在庫管理表の目的と内容、作り方や各種システム、作成上の注意点について解説してきました。自社に合った在庫管理表を作ることが大切です。
在庫管理には、クラウド型のERPシステム「Microsoft Dynamics 365」がおすすめです。「Microsoft Dynamics 365」には、さまざまな業種に対して活用できるアプリケーションが用意されています。在庫管理機能を構成して活用すると、在庫仕訳、在庫分析、移動仕訳などの処理を一元管理でき、業務の効率化を図れます。さまざまなメリットがある「Microsoft Dynamics 365」の導入により、在庫管理の負担を大幅に軽減することが可能です。
