小売業や製造業、卸売業に従事する際にぜひとも押さえておきたいのが、「販売管理システム」の利便性の高さです。販売管理システムは社内のさまざまなフローにおける非効率を浮き彫りにし、業務フロー全体を大きく効率化させます。
小売業向け販売管理システム選定で大切なこと
業務効率を高める上で重要なのは、「販売管理」の徹底です。販売管理は商品やサービスの販売に関する情報の管理を指し、多くの小売業・製造業・卸売業などの企業では決まったフローがあります。
一般的に、販売管理のフローは受注・出荷・納品・代金回収などの工程によって成り立っています。こうした工程を一元的に管理できるシステムが、「販売管理システム」です。
販売管理システムには、主に「販売管理機能」や「在庫管理機能」、「仕入管理機能」などがあります。販売管理システムを導入するメリットとしては、作業の効率化や、情報の蓄積およびその活用による経営判断の精度の向上があります。
ひと口に販売管理システムといっても、小売業や製造業、または卸売業などの業種によって必要な機能や管理項目などが異なります。また、システムによっても多少の違いがあるため、どのようなシステムを導入するかについては精査する必要があります。
販売管理システムを選ぶ際に押さえておきたいポイントは以下のとおりです。
自社の事業と合致したものを選ぶ
上述したように、事業や業種によって必要な機能は異なります。そのため、販売管理システムを導入する際には自社に合ったものを選ぶ必要があります。このとき「自社の業種がどのようなものであるのか」、「複数の業種を手掛けている場合にはどのようなシステムを選べばよいか」などを明確にする必要があります。自社で判断ができない場合には、専門業者に相談することも大切です。
自社で取り扱っている商品の種類に合ったものを選ぶ
販売管理システムを選ぶ際に重要なのは、自社が主に取り扱っている商品を明確にすることです。そして、その商品に合ったシステムの導入を検討します。たとえば、「製造年月日の表示の必要があるか」、「商品にシリアルナンバーを明記する必要があるか」、「その他の特記事項を記録しておく必要があるか」など、自社独自のルールや規則・基準に対応できるかどうか検討することが必要です。
一元管理ができるものを選ぶ
販売管理システムは、社内の各工程でそれぞれ個別に導入することが可能です。しかし、その場合はシステム毎に管理する必要が生じ、手間や工数がかかることになります。それゆえ、導入の際には一元管理できるものが理想です。各工程のシステムをひとつにまとめて一元管理することにより、各工程の非効率を解消するだけでなく、在庫不足や在庫過多などの問題も防ぐことができます。
自社に合った購入形態を選ぶ
販売管理システムを購入・導入するには、主に3つの形態があります。「オンプレミス」、「パッケージ」、「クラウド」です。近年では販売管理システムに限らず多くのアプリケーションでクラウドがシェアを伸ばしつつあります。主なメリットとしては、低いコストで運用できるという点にあります。
販売管理システムを導入する際の注意点
販売管理システムを導入する際、上述したポイント以外にも注意すべき点があります。
全体像を把握している担当者がいるか
販売管理システムを導入するにあたって、システムが関わる部門の全体像を理解している開発担当者の存在は必須です。システムは導入後に自動で全ての作業や工程を処理するというものではなく、常に人の手で運用、管理される必要があります。そのため、システムを導入して終わりではなく、システムの概要や構成も把握した上で、各部門と調整を繰り返しながら全体を統括できる担当者を設けることが不可欠です。
既存の業務を精査し、定義などの面で共通認識がとれているか
システムを導入する際に重要なのが、各部門間で用いる専門用語や情報の定義が厳格になされているかという点です。業務フローの前工程と後工程のように連結する部門においては、引継ぎの際に定義が厳密に定まっていなければスムーズな連携はとれなくなります。それゆえ、システムを導入する前は、部門ごとに他部門と連携をとるポイントを入念に明確化し、全関係部門で共通認識をとっておく必要があります。
対応が可能なものと不可能なものを区別できているか
システムを新しく導入する場合、最新のものだからといって必ずしも万能ではありません。そのため、導入によってできることと、できないことを事前に明確にしておく必要があります。課題が明確になれば、その代替策が求められます。システムで対応できない場合は業務の形に落とし込み、人の手で処理する必要も出てきます。社内で解決が難しい場合には専門業者に相談し、解決を図ることも大切です。
費用対効果は算出されているか
システムを導入することで効率化が進んだとしても、それと引き換えに莫大な費用がかかるようであれば導入を考え直す必要があります。導入にあたっては、導入までにどれくらいの工数がかかるか、導入後にどの程度の工数や費用がかるのかを明確にすると同時に、一方でそのシステムを導入すればどれくらいの工数やコストが削減でき、生産性が向上するのかを明確にする必要があります。
小売業向けソリューション
顧客の購買行動の著しい変化や少子高齢化による人口減少に伴う販売機会の縮小、そしてIT技術の発展などにより、現在では多くの小売業者が大きな岐路に立たされています。そんな中、属人的な要素を離れ、システムの手を借りて業務の効率化や事業規模の拡大を図ることが求められています。販売管理システムは、まさにその一翼を担うツールといえます。
業務の最適化とビジネス拡大、そして顧客満足の向上を実現するツールのひとつが、マイクロソフトの提供する「Microsoft Dynamics 365 for Retail」です。
特徴
「Microsoft Dynamics 365 for Retail」は、業務効率を大幅に向上させる複数のアプリケーションの集合です。それぞれのアプリケーションが連動しており、さまざまな場面での情報収集が可能です。集められた情報は自動で集約され、業務の全体像を明確にし、顧客需要のパターンに至るまで把握することが可能になります。
強み
「Microsoft Dynamics 365 for Retail」は一元化された取引情報を基に、部品や原材料の仕入れから最終出荷までの全工程を把握し、小売業者における在庫から消費者の手に届くまでの過程を合理化します。通常、商品が最終消費者に届くまでのさまざまな過程の非効率によって、費用が増加し、収益の低下を招きます。そのため、商品の調達から製造、販売、在庫の補充までの全行程をスムーズに稼働させる必要があります。この点、「Microsoft Dynamics 365 for Retail」のように一元化された取引情報を活用すれば、あらゆる工程でのムダを削減することができます。
解決できること
「Microsoft Dynamics 365 for Retail」では、在庫やサプライチェーン管理の合理化ができるだけでなく、豊富な情報に基づいて商品企画や販売企画に関するトレンドを先取りし、効率的な意思決定を行うことにも役立ちます。また、合理化によって従業員のエンパワーメントが強化されます。さらに、消費者・顧客の全体情報を収集することで、店舗におけるカスタマーエクスペリエンスの向上も実現します。「Microsoft Dynamics 365 for Retail」は、小売業者にとってはまさにこれからのビジネスの在り方を大きく変えるシステムで、投資の価値があるものといえるでしょう。
まとめ
時代の変化によって激戦の渦中にある小売業界で競合他社に勝つためには、販売管理システムを活用し、サプライチェーンにおいて効率化することが不可欠です。「Microsoft Dynamics 365 for Retail」であれば、全行程における非効率や課題を浮き彫りにし、業務効率を大幅に高めることが期待できます。
