顧客情報や売上情報など、営業活動においてはさまざまなデータを管理活用する必要があります。その際、データ管理を行うツールとして、Excelを活用している方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、Excelをより効率的に使いこなすためのテンプレートの活用やDynamics 365との連携の有効性について解説します。
営業活動の管理とは？
そもそも営業活動の管理とは何を意味するのでしょうか。顧客情報や売上実績、進行中の案件の進捗状況をはじめ、自社の営業活動や営業実績を適切に管理するためにはさまざまなデータを管理・活用する必要があります。以下では、営業活動における主だった管理項目について簡単に紹介します。
案件管理
案件管理とは「各商談の内容や結果などについて、情報を整理すること」です。商談相手が顧客になった場合の受注量や利益の見積もり情報もここに含まれます。これらの案件管理をしっかりすることで、今後の営業計画の策定や優先的に取り組むアクションの明確化などがスムーズにできるようになります。
顧客管理
顧客管理はその名の通り、営業先の顧客情報をデータベース化することを意味します。例えば顧客先企業の所在地、連絡先、規模、取引実績、担当者の情報などが主だった顧客情報として挙げられるでしょう。顧客情報を充実させることで顧客の実態やニーズを的確に把握し、効率的な営業活動を行うことが可能になります。「CRM」と呼ばれる、顧客管理に特化したツールもあります。
目標管理（KPI管理）
営業活動において売り上げ目標の設定は欠かせません。目標管理は、売り上げ目標に対して現在の実績はどこまで届いているかの可視化を意味します。目標管理をする際に重要なのは、単に数字として目標と現実のギャップを確認するだけでなく、なぜ売上が伸びているのか／停滞しているのか、どこに注力すれば効率的に売上を伸ばせるのかを分析し、営業活動に活かしていくことです。目標管理は「KPI管理」と呼ばれることもあります。
行動管理（プロセス管理）
行動管理ないしはプロセス管理とは、各営業担当者がそれぞれどのような営業活動を毎日しているか把握することです。管理情報としては、各担当者が請け負っている案件やその優先順位、進捗状況、取り組み内容などが挙げられるでしょう。営業担当者全員の行動を一元的に管理・可視化することによって、管理者は各営業活動の進捗状況を把握したり、個々の営業担当者、あるいは営業部署全体の動きを最適化しやすくなったりします。
Excelテンプレートを活用して営業活動を管理する方法
上記のように、営業部門においてはさまざまな情報を管理する必要があります。手軽に情報管理するためのツールとしては、スタンダードな表計算ソフトであるExcelが挙げられるでしょう。Excelシートに管理項目を一覧にした表を作って入力していけば、簡単に情報を可視化できます。
Excelにおける情報管理のポイント
Excelで情報管理する際には、如何に情報の見やすさ・使いやすさを確保するかが大切です。
その際にまずポイントとなるのは、なるべく「情報を一元管理すること」です。多数のファイルに情報が散らばってしまうと、必要なときに必要な情報がどこにあるのかわからなくなったり、さまざまな情報を照らし合わせて分析することが難しくなったりしてしまいます。それゆえ、情報はなるべく少数のファイルに集約し、どのファイルを開けば必要な情報にアクセスできるか整理することが大切です。
また、情報の一元管理と同時に気をつけたいのが、情報の見やすさにも配慮することです。情報を一元管理しようとすれば管理項目やデータ量は自然と多くなり、表がごちゃごちゃしすぎて見づらくなってしまうということが起こりえるでしょう。
これを避けるには、「グラフなどの視覚的にわかりやすい形で情報を示す」、「表内に入れるには難しい資料があるときはファイルやリンクを貼る」、「期限が近い案件などをソート機能で順位づける」などの対処が考えられます。スケジュール管理をしたい場合は、カレンダーの形で情報を示すのもいいでしょう。
Excelテンプレートの活用も有効
一から上記のような管理表を作るには手間がかかりますが、Excelにはそうした作業を省略する便利なテンプレートがたくさんあります。Excelにはいろいろなテーマに即した表やグラフのひな型が用意されているので、ユーザーはそれを基に自社用にカスタマイズすれば、大幅に管理表の作成作業を省力化できるのです。ExcelテンプレートはExcelにプリセットで用意されているほか、Microsoftなどのサイトからダウンロードしたり、自分で作った表をテンプレート化したりして使うことができます。
Excelでの活動管理のメリット・デメリット
Excelで活動管理をするメリット・デメリットとしては、次のようなことが挙げられます。
メリット
Excelはスタンダードなビジネスツールとして多くの人が多かれ少なかれ触った経験があるでしょう。それゆえ、誰でも気軽に使うことが可能で、その運用や導入に際して技術的な障壁が少ないです。また、MicrosoftのOfficeアプリは標準で導入している企業も多いため、ほかの特別なツールを別途導入するのに比べ、コストがかかりません。
デメリット
Excelで活動管理をするデメリットは、データの更新や分析に手間がかかるため、作業者の負担が大きいことです。また、Excelは共有設定をしていたとしても、複数人で同時編集するとデータにずれが生じてしまうこともあるので、各々が好きなタイミングで情報更新するのにも難があります。リンクやファイルを貼り付けるとデータが重くなり、パフォーマンスが落ちるのも問題です。
そのほか、Excelは基本的にパソコンで使用することを想定されているツールなので、「モバイル端末によってでは、データを確認したり更新したりしづらい」のも大きなデメリットと言えるでしょう。
Dynamics 365とExcelテンプレートの組み合わせでワンランク上の活動管理を
上記のように、Excelでの情報管理には運用面で無視できないデメリットがあります。しかし、「Microsoft Dynamics 365」を活用することで、これらのデメリットを緩和することが可能です。
Dynamics 365でなら、Excelテンプレートをインポートするだけで、誰にでもリアルタイムなデータ集計を行えるのです。これによって定期的に行っているデータ集計やレポート作成の効率化が実現され、使い慣れたExcelによってさまざまな角度で営業データを分析できるようになります。
また、キヤノンエスキースシステム株式会社では、上記のようなExcelテンプレートの問題を解消するためのCRM導入サービスを行なっています。営業活動の情報管理をより効率化したい企業の方はぜひ導入をご検討ください。
まとめ
本記事では、営業活動の情報管理におけるExcelの活用法とそのメリット・デメリット、そしてExcelを有効活用するためのテンプレートについて紹介しました。
スタンダードなビジネスツールであるExcelを用いた営業活動の情報管理は、導入の容易さなど大きなメリットがありますが、その一方で効率的な運用には課題が残ります。
しかし、そうしたデメリットはDynamics 365と組み合わせて使うことで解消できます。Excelを情報管理のメインツールとして活用している場合は、ぜひDynamics 365の活用をご検討ください。
