ワークフローは自作できる? 作り方のポイントや注意点を解説

ワークフローの自作を考えているものの、どのように作ればよいのかと悩んでしまうケースは少なくありません。ワークフローの自作は可能ですが、いくつか大切なポイントを把握しておく必要があります。本記事では、ワークフローの自作が可能かどうか、作り方のポイントや注意点などについて解説します。

ワークフローとは何か

ワークフローとは、業務の流れを指します。また、業務の流れをわかりやすく図にしたものも、ワークフローと呼んでいます。

企業における業務の多くは、一定のルールのもと進むのが一般的です。また、明確なルールが存在していなくても、慣習で一連の流れが決まっているケースも少なくありません。

たとえば、仕事で使う備品を発注するケースでは、担当者が申請を行い、上司や該当部署の責任者が申請書をチェックし、最終的に総務部門が発注を行います。この流れこそ、ワークフローです。

企業が業務改善を進めるにあたっては、ワークフローの作成や見直しが欠かせません。ワークフローで業務における一連の流れを可視化すれば、省ける無駄を明確にでき、業務負担の軽減や効率化の促進につながります。

ワークフローは自作でシステム化するのがおすすめ

近年では、ワークフローのシステム化を進める企業が増加していますが、理由はさまざまなメリットを得られるためと考えられます。費用をかけたくない場合は、ワークフローは自作でシステム化が可能です。この機会に試みてはいかがでしょうか。その前に、システム化を進めなかった場合に起きること、システム化を進めるべき理由を解説します。

ワークフローをシステム化しなかったらどうなる？

ワークフローのシステム化とは、業務における手続きの流れをシステマチックにすることです。システム化には、Excelのようなソフトウェアを利用する、またはプログラミングを行いシステム開発を行うなどの手法が挙げられます。

システム化しなかった場合、申請や承認業務に手間がかかる、というデメリットがあります。従来のような、書類を用いてこれらの手続きを行うケースでは、担当者が1枚1枚内容を確認する必要があり、ヒューマンエラーの恐れや、席を外していると目を通すことすらできないといった時間的ロスも発生します。結果的に、申請や承認の手続きがなかなか進まず、最終的な決裁も遅れてしまいます。

また、脱ハンコやペーパーレスが進まないのも、デメリットといえるでしょう。システム化されていない状況では、担当者がその都度ハンコを押す必要があり、手間がかかります。また、ペーパーレスが進まなければ、テレワークへの対応も難しくなるでしょう。

書類を用いた手続きでは、管理が煩雑になるリスクもあります。どこに書類があるのか、どれを優先すればよいのかわからなくなる、紛失してしまうなどのリスクが考えられます。また、書類を印刷する手間や用紙代、インク代などが発生するのもデメリットです。

ワークフローシステム化がおすすめの理由

ワークフローシステムの導入により、手続きのスピード化を図れます。申請から承認までのスピードがアップするため、時間を無駄にしません。

最終的な意思決定が速くなるため、機会損失も回避できます。承認がなかなか得られないばかりに、顧客を競合に奪われてしまうといったケースは珍しくありません。最終的な権限を持つ者の決裁が速ければ、スピード感のあるビジネスを展開できます。

コスト削減につながるのも、メリットといえるでしょう。書類を用いるケースでは、用紙代やインク代などのほか、人的コストも発生します。また、書類を管理するためのスペースも必要ですが、システム化すればこれらのコストが発生しないため、コストダウンにつながるのです。

内部統制の強化も実現できます。一連の流れを可視化でき、一元的な管理もできるため、不正の防止につながります。書類を用いる場合、社員が内容を改ざんする、わざと紛失させる、といった不正が発生する恐れが否めません。

これからワークフローのシステム化に取り組むのなら、申請や承認業務から始めるのがおすすめです。これらの業務をシステム化できれば、脱ハンコやペーパーレスを促進でき、テレワーク導入のハードルが下がります。

ワークフローをExcelなどで自力で自作する際のデメリット

既存ツールの利用やプログラミングによる開発で、ワークフローの自作は可能です。ただ、自作は可能であるものの、明確なデメリットがあることを理解しておきましょう。主に、以下のようなデメリットが発生する可能性があります。

トラブルが起きた際、サポートが受けられない

自作したワークフローでトラブルが生じた場合、すべて自己責任です。そのため、何らかのトラブルが生じたときは、自分たちで何とかしなくてはなりません。

トラブルの発生が、企業に甚大な被害をもたらすおそれもあります。たとえば、手続きが進まず決裁が遅れてしまい、大口の顧客を逃がしてしまう、取引先との契約を破棄されてしまう、といったことが考えられます。

一方、ツールとしてリリースされている、ワークフローシステムであれば、トラブル発生時にはサポートを受けられます。丁寧なサポートを受けられ、速やかに問題を解決できるため、被害が大きくなるリスクを避けられます。

自作には、コストを抑えられるメリットがありますが、トラブルの発生により甚大な損失を被るリスクがあることは理解しておきましょう。せっかくコストを抑えて作成できても、比にならないくらいの被害を受けてしまうようでは本末転倒です。

システム更新が難しい

柔軟で拡張性に優れたシステムを開発できれば、更新作業もそれほど問題ではありません。一方、そうでない場合には、システムの更新が難しいデメリットが生じます。

システムを使い続けていると、更新の必要性に直面する可能性があります。もっと機能を増やしたい、より便利に利用できる仕様にしたい、となったとき、更新が難しい自作のシステムでは対応できません。

では、更新しやすいシステムを最初から作成すればどうか、と考える方も中にはいるでしょう。それが可能であればよいのですが、現実的には困難です。そのようなシステムを開発するには、プログラミングに関する高度で専門的な知識、技術が必要であるためです。

自社で作成するとなれば、開発に携わる人材も必要です。人材がいないのなら、新たに採用する、外部から呼び寄せるなどの方法がありますが、いずれにしても大きなコストが発生します。

システムの更新ができなければ、いつまでも同じ機能や操作性のまま使い続けなくてはなりません。その結果、かえって業務効率が低下する、現場から不満が噴出する、といったリスクが発生する可能性もあります。

ワークフローシステムはPowerAutomateがおすすめ

PowerAutomateは、タスクの自動化やワークフローの自動作成などを行えるサービスです。さまざまなアプリケーションとの連携や、AIと組み合わせた活用ができ、データ収集やファイルの同期などを行えます。

ワークフローの作成に便利ないくつものテンプレートを用意しているのも特徴です。わざわざ、いちから作成する必要がなく時間を短縮できます。

このようなサービスを利用するにあたり、気になるのは操作性ですが、その点も問題ありません。誰もが直感的に扱える操作性を実現しているため、従業員のスキルを気にせず導入できます。

また、モバイル端末にも対応しているため、オフィス以外の場所でもワークフローの作成や管理を行えるのも特徴です。

まとめ

ワークフローのシステム化により、業務改善やペーパーレスの促進などさまざまなメリットを得られます。自作するのもひとつの手ですが、トラブル時の対応や更新が難しいデメリットがあることを理解しておきましょう。

安心して運用できるシステムを導入したいのなら、Microsoft Power Automateがおすすめです。ワークフローの作成やタスクの自動化などができ、トラブル発生時にはサポートも受けられます。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。