自社の業務効率化のため、電子帳票システムの導入をしようと考えている企業担当者も多くいるでしょう。本記事では、そのような方に向けて電子帳票システムの機能や特徴などについて解説します。そして、代表的なシステムを取り上げ、それぞれの特徴を踏まえて紹介します。
「電子帳票システム」とは
電子帳票システムとは、帳票作成から管理までを電子化し、作業の効率化を図るものです。従来、企業間でやり取りされる帳票はExcelなどで作成し、印刷して郵送していました。しかし、システムを導入することでデータから自動で作成が可能になり、電子データでやりとりもできるようになります。
手作業で行うと、作成だけでなく、印刷して郵送作業をすることも手間になるでしょう。また、送信先の数が多ければ多いほど、手間だけでなく、コストも大きくなってしまう懸念があります。しかしシステムを利用すれば、このような作業にかかる手間やコストを削減できるほか、大量の帳票を紙で保管する必要がなくなり、保管スペースの削減にもつながります。このように電子帳票システムは、業務効率化に大きく貢献する利便性を備えたシステムなのです。
電子帳簿保存法により帳票の電子化が普及
帳票の電子化が普及した背景には、1998年に「電子帳簿保存法」が制定され、帳簿類を電子データ化して保存することが認められたことがあります。この法律により、多くの企業で帳簿を電子化する動きが盛んになりました。
その後、2005年の法改正や、それまで紙媒体で保存してきた帳票を電子データの保存で代替可能と認める「e-文書法」が施行されたことで、より一層、電子化が進んだといえるでしょう。そして、多くの企業では様々な帳票を電子化することで業務効率化を図るようになったのです。
電子帳票システムを導入するメリット
まず、電子化によって帳票データの管理が安全かつ容易になる点が挙げられます。紙媒体の場合、紛失する可能性や、経年劣化により、資料の文字が読み取りにくくなる可能性がありますが、電子化すればそれらを回避できるでしょう。また、データを一元管理すればセキュリティも向上し、外部に重要な内容が漏れるリスクを減らすことが可能です。さらに、参照や編集権限を活用すれば、適切な管理が行えます。
別部門へのデータの活用が可能になる点もメリットです。システムで管理することで、必要な情報の検索や、一部の情報の抜き取りが容易になります。これにより、顧客先に必要な情報だけ残したデータを公開することもでき、会計業務以外でのデータの活用ができるでしょう。取引する際の資料として活用できるため、新しいビジネスチャンスが生まれる可能性もあります。
万が一、災害などで自社のサーバが被害を受けても、システム会社が管理するサーバを利用し、クラウドで帳票を管理すればデータを失う心配がない点も特筆すべきでしょう。外部のサーバで管理をすれば、そのような際もすぐに業務再開できるため、企業としての信用を失う恐れもありません。
電子帳票システムの主な3つ機能
会計業務では「請求書」「注文書」などの日常的な帳票作成をはじめ、状況に応じて様々な業務が発生します。電子帳票システムには、それらを的確で円滑に進められる機能が欠かせません。ここからは、電子帳票システムの主な機能について解説します。
1.帳票作成
システムにはデータ取得機能が備わっているため、業務のデータから必要なデータを抽出して帳票を作成できます。API連携機能を活用すれば、自動でデータ連携も可能です。
また、レイアウト設計機能やグラフ作成機能を活用して、好みのレイアウトにしたり、グラフの作成を容易にしたりできます。帳票の出力も可能ですが、事前にPDFなど、出力したいファイル形式に対応しているかどうかを確認すると良いでしょう。
2.帳票配信
帳票配信機能では、作成した帳票データをダウンロード式・添付ファイル式のメール配信や、FAX送信で取引先に送ることが可能です。この機能を活用することで、手作業で資料を封入して郵送したり、印刷してFAXで送ったりする手間を省けるでしょう。作業時間の短縮につながるだけでなく、郵送代や印刷に必要なインク代などのコストの削減にもつながります。
3.帳票の保管と管理
紙媒体と異なり、データで保存するため、紙で保存するよりも探しやすく保管場所に困らない点も特徴です。企業によっては紙の資料を保管するため、専用のスペースを設けている場合もあるでしょう。量が多いと、その分、広いスペースを確保しなくてはいけません。
また、その大量の資料から、探したいものを見つけるのにも時間がかかるでしょう。システムの検索機能を活用すれば、種類ごとの分類や宛先別に区分できるため、必要な資料があれば検索して、すぐに見つけられます。
代表的な帳票作成システム9選
一言で帳票作成システムといってもその種類は様々ありますが、より業務効率化を図るためには自社の業務に合った帳票システムを選ぶ必要があります。ここからは、代表的な帳票作成システムを9個紹介し、それぞれの特徴について解説します。
1.Contents EXpert/Digital Form
NRIセキュアテクノロジーズ株式会社によって提供されているシステムです。帳票データを電子化するだけでなく、一般文書やイメージ書類もWindows PCに表示できるフォーマットに変換することで、それらの一元管理を可能にします。
また、データ生成環境と実行環境の製品がそれぞれ提供されているため、自社の必要性に合わせて導入を検討できる点が特徴です。さらに、グループウェアと連携することで、データの中から必要なものだけを抽出して情報共有もできます。
2.活文Report Manager
株式会社日立ソリューションズによって提供されるシステムです。データを出力する際に自動で転送して保管する機能や、転送時に事前に設定した条件に応じて自動分類する機能が備わっています。また、期限を設定しておくと、その日にちが来ると自動でデータが破棄されるため、不要なデータを手動で処理する手間がかかりません。また、あらゆる帳票検索機能が備わっているため、必要な書類をすぐに探すことが可能です。
3.FiBridgeII
JFEシステムズ株式会社によって提供され、金融業や小売業といった、帳票の種類や量が多い企業にも対応できる機能が備わっています。仮想DBによる帳票データの高速変換や高速検索機能がある点も特筆すべきでしょう。
さらに、参照権や機能制限など、権限設定が細かくできることや、履歴管理機能の活用によって、内部統制の強化やセキュリティ性向上にも効果が期待できる点が特徴です。ほかにも、簡易ワークフロー対応や、CSVやPDFの管理もできます。
4.SVFシリーズ
ウイングアーク1st株式会社によって提供され、26,000社以上の導入実績を持っています。請求書の作成以外にも、評価シートや不動産の間取り図など、グラフィックの多い帳票の発行も可能です。また、読み取ったデータからグラフを作成することもできます。なお、操作画面は英中の2か国語、帳票は8か国語で出力できるため、海外との取引や、海外展開を考えている企業の利用にも適しているでしょう。
5.Paples（パピレス）
日鉄日立システムエンジニアリング株式会社によって提供され、帳票の作成から廃棄まで一元管理できるシステムです。作成においては図形や画像、バーコードなども利用できます。
また、出力に関しては各種プリンタだけでなく、FAX送信や複数の拠点に分散印刷することが可能です。このほかにも、範囲検索や絞り込み検索など、あらゆる検索機能が備わっている点や、データをCSV形式で抽出できる点など、使いやすいシステムといえます。コストを削減したい場合や、帳票などの書類を効率良く管理したい企業に適しているでしょう。
6.FNX e-帳票FAXサービス
株式会社ネクスウェイによって提供される帳票配信に特化したクラウドサービスです。サーバやモデムなどの機器が不要で、帳票を自動でFAX送信できます。CSVデータや帳票イメージをクラウドに送るだけで、自動で宛先に送信される仕組みです。
保有しているFAX回線は数千にも上るため、大量の帳票でも短時間でスムーズに送信できます。また、24時間年中無休の体制でサポートが提供されているため、送信エラーなど、何らかの問題が起きた場合でも原因の特定や再送信に対応してもらえるので安心です。
7.楽楽明細
株式会社ラクスによって提供されるWEB帳票発行システムで、請求書や支払明細書などのあらゆる種類の帳票発行と配信ができます。取引先ごとに、発送方法をWEB発行・メール発行・郵送発行の3つから選ぶことが可能です。
また、帳票のデザインもすでに利用しているものと近いデザインを再現できるため、スムーズなシステムの導入が進められるでしょう。2019年度の月間平均契約継続率実績は99％で、中小企業から大企業まで、様々な企業から選ばれるシステムです。
8.FILIST SYSTEM
株式会社イーバイピーによって提供されるシステムで、帳票や文書をPDF化し、一元管理できます。事前に指定したフォルダに自動的にデータを仕分けたり、配信をしたりできる機能によって、作業効率化が目指せるでしょう。また、ユーザーやステータス管理も行えるほか、他社のソリューションと連携をすることで、より利便性を高められる点が特徴です。
9.ナビエクスプレス
NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社によって提供されるシステムで、大量の帳票の自動配信が可能な点や、APIにより既存システムと連携できる点が特徴でしょう。データの送信や送信先での開封情報など、ステータスをリアルタイムの確認もできます。また、パスワードを付与してメール配信をしたり、暗号化したりする機能があるため、セキュリティ性も高くなっています。
まとめ
電子帳票システムを活用することで業務の効率化が期待できます。また、データの管理が安全になったり、取引先へデータの一部を送ることも容易になったりするなど、あらゆるメリットがあるでしょう。
システムには多くの種類があり、それぞれ特徴が異なるため、導入前に自社に必要な機能を確認し、適したものを選ぶことが大切です。
