帳票ツールは日常業務を効率良く行うのに効果的で、これまで帳票作成にかけてきた時間を大幅に削減できます。本来業務に集中する時間を確保し、労働生産性を向上させ、組織にとっても個人にとっても価値あるツールです。しかし、昨今では製品多様化によってさまざまな帳票ツールが登場しています。フォーム系、レポートライター系、ソフトウェア型、オープンソース型、クラウドサービス型。これらの中から適切な帳票ツールを選ぶにはどうすればよいのでしょうか？本記事では帳票ツール選定のポイントを紹介しますので、お悩みの方はぜひ参考にしてください。
帳票ツール選定のポイント
それでは実際に帳票ツールを選定するポイントに関してご紹介していきます。
Point1. データ取得
帳票ツールを選ぶ上でまず大切なポイントは、「データソースにどのように接続し、データを抽出するか」です。接続方法で抽出できるデータは帳票ツールによって変わるため、目的に応じたデータ取得を備えている製品を選ぶ必要があります。RDBMS・NoSQL・多次元データベース・クラウドデータベースなどさまざまなデータベースに対して、容易な接続性を持っていることが一般的な要件になります。
さらに、帳票ツールにSQLを生成するGUI（グラフィカルユーザーインターフェース）が備わっていれば、SQL文を書くことなく効率よくデータセットを作成できます。
Point2. レイアウト
多くの帳票ツールは、GUI操作によってレイアウトを編集するための機能が備わっています。しかしながら、イメージ通りの帳票レイアウトを作成できるかどうかは、導入する帳票ツールによるでしょう。柔軟なレイアウト編集、画像の配置、スタイルオン編集、集計方式などは帳票のレイアウト設計に欠かせません。
また、IT部門以外のユーザ部門では、Excelで帳票を作成することに慣れているので、ノンプログラミングかつExcelのように扱える帳票ツールの方が馴染みやすく、学習コストが低くて済みます。
Point3. 表現力
昨今の帳票ツールは高度化しており、単純に表設計を行うようなものではなく、データソースからグラフやチャートを動的に作成する機能が備わっています。ただし、帳票ツールによってどういったグラフやチャートが作成されるかは異なりますので、これも製品選びをする上での1つの指標になるでしょう。円グラフ、折れ線グラフ、棒グラフといった基本的なものに加えて、パレート図、ガントチャート、ツリーマップ、漏斗チャートなど、どういったグラフやチャートに対応しているのかを確認しましょう。
Point4. 帳票配布
手元での帳票出力および、配布のしやすさも帳票ツール選定時のポイントの1つです。Excel、PDF、Wordなど業務によって出力する帳票が異なりますので、ユーザごとに希望するフォーマットで素早く出力できるのかを確認しておきましょう。さらに、帳票を配賦する際に、権限を付与した部署や、メンバーなどにメールを一斉送信できる機能が備わっていると、配布効率が上がるだけでなくセキュリティを高めることにも繋がります。
Point5. 帳票閲覧
スマートフォンが普及したことで、帳票を利用するシーンが拡大しました。営業が外出先から帳票を作成・閲覧する機会も増えているので、帳票ツールの表示機能がモバイル端末に最適化されているかどうかも重要なポイントです。また、専用のビューアーアプリやプラグインが不要で、Web上で帳票をレスポンシブに表示できる製品が多くなっています。画面が自動的に調節されるとユーザのストレスも軽減されるので、帳票の閲覧機能にも着目しましょう。
Point6. 導入費用
帳票ツールの導入費用を決定づけるのは、システム構成と導入期間です。帳票ツールの中にはその日から利用できるものもあれば、大規模なカスタマイズを要するものもあります。後者の場合は製品（ソフトウェア）そのものの費用だけでなく、システム構築にかかる諸々の費用も含めて考えなければいけません。さらに、開発作業とは別に、接続のセットアップに複雑なネットワークの設定が必要になるものがあります。帳票ツールごとに導入方法が違いますので、柔軟性が高く既存のシステムとシームレスに連携できる帳票製品を選びましょう。
Point7. サポート体制
帳票ツールを利用するにあたって生じる疑問や、発生したトラブルへ素早く対処するためにはベンダーのサポート体制が重要になります。帳票ツールごとに使い方は異なりますし、ある程度慣れるまではサポートを積極的に利用しなければいけません。また、トラブルの修正やプログラム更新の適用、製品アップグレードなどに対する保守サービスも提供されていると、ユーザ側の運用負担を軽減できます。クラウドサービスの場合はシステムメンテナンスやアップグレードが自動的に行われるので、視野に入れておくのもよいでしょう。
Point8. トライアル
多くの帳票ツールはトライアルを提供しています。やはり、実際の使用感を確かめるためんはトライアルを積極的に利用することが大切です。その際に、どれくらいの期間利用できるのか？トライアルで作成した帳票をそのまま本番環境に移行できるのか？などを確認しましょう。できる限り長い期間トライアルを実施している帳票ツールを選ぶことで、具体的に検討していくことができます。
ERPで構築する帳票ソリューション
帳票ツールを導入する際は、専用のソフトウェアやクラウドサービスを導入する以外にERP（Enterprise Resource Planning）によって帳票ソリューションを利用する、という手段もあります。ERPで構築する帳票ソリューションというのは、カスタマイズによってシステムごとに必要な帳票を作成し、各システムでシームレスに運用できるものです。帳票作成に必要なデータを様々なシステムから自動的に収集できることから、帳票作成を大幅に効率化できます。また、作成した帳票はシステム上のワークフローで申請・承認を実施できるため、帳票作成にかかわる業務を大幅に効率化できるのも特徴の一つです。
帳票ツールの目的から正しい製品選定を
最後にお伝えしたいことは、帳票ツールの選定に入る前に「なぜ帳票ツールを導入するのか？」という目的を明確にしておくことです。帳票ツールも多種多様に提供されているので、目的が明確でないと正しい製品選定ができません。まずは目的の明確化を実施して、本記事で紹介したポイントを押さえながら適切な帳票ツールを選択してください。
