近年、多くの企業から注目を集めているITソリューションの「RPA」。RPAは日本の社会的課題である働き手の減少や労働時間、労働生産性の問題を解決するために必要不可欠な技術です。ここでは、RPAの概要やツールの選び方、おすすめのツールを紹介します。
RPAとは
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、人間がPCで行っている定型的な作業をロボットが代わりに自動で行ってくれる技術です。近年多くの企業から注目を集めており、導入事例も多く、今後ますます利用されることが予想されます。
注目を集める理由として、少子高齢化による生産年齢人口の減少、長時間労働問題、労働生産性の低下といった日本社会の課題が背景にあります。日本の働き手が今後さらに減少していく中でも、日本の経済を維持・成長させていくには、労働生産性を向上させることが急務です。IT技術に任せられる部分は大いに頼り、人間は質の高いクリエイティブな業務に集中することで、社会的課題のさらなる解消にもつながります。
RPAのメリットとリスク
RPAのメリットは、高速かつ正確に効率的な処理ができる点です。ルール化された一定の処理を高速にミスなく行うので、今まで人間では発生していたミスもなくなります。また、人間に変わって作業をしてくれるので、人件費の削減にもなります。定常業務をロボットに任せた分の時間で、人間はよりクリエイティブや戦略的なサービスに付加価値をつける業務に専念することが可能です。
一方で、例外的な処理が発生しロボットが停止したり、作りすぎてロボットを管理できず無駄にサーバー負荷をかけていたりするデメリットやリスクもあります。そのためRPAを導入する際は、ロボットに任せきりにするのではなく、ロボットを管理する人員をつけることも必要です。処理手順に変更が入った際にロボットの設定も見直したり、無駄な動きをしたりしていないかなどの管理もしましょう。
RPA化が可能な業務は、定型化されている業務や、同じ処理を繰り返し行う業務です。データやテキストの入力・転記・集約・加工、送付、システム監視といった操作ができます。これらの操作を、PC画面上のどこで、いつ行うかをロボットに指定することで自動化が可能です。
RPAの導入ステップ
RPAを導入するにあたり、「計画」「テスト導入」「本導入」のステップが必要になります。「計画」はもっとも重要なステップです。RPA導入の目的を明確にしておくことで、その後のステップでの判断や効果を確認する基準となります。
まず、「自動化が可能でより効率化がはかれる業務」を見つけ、業務プロセスを可視化します。ここでは業務にかかっていた時間も可視化し、RPA導入後に削減された数値と比較することでRPA化の効果が確認できます。並行して、ここで自動化ツールの選定も行います。
次の「テスト導入」では、小さな業務で実際に自動化を行ってみて、「現実的に業務自動化が可能なのか」を検証し、「自動化にどのくらいの工数がかかるのか」を算出します。問題がなければ、本導入に移ります。
「本導入」後は、業務に変更・更新が入った際の自動化ツールのメンテナンスなどの管理が必要です。また、RPA化の効果の検証をすることで、チームメンバーの再配置など運用全体の見直しなども繰り返し行うとよいでしょう。
RPAツールの種類
RPAツールには、「クラウド型」「オンプレミス型」があります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、RPA導入の目的にあったものを見極めて導入を検討しましょう。
クラウド型
クラウド型は、クラウドを通じて提供されるRPAソフトウェアで、Webブラウザ上の作業を自動化するツールです。「導入のし易さ」「費用」「管理」においてメリットがあります。クラウド型はPCへのインストールや設定が不要なため、導入までの期間が短くすぐに利用できます。
特に初期費用はオンプレミス型と比較してかなり安価に抑えられます。さらにはサーバーやシステムの運用管理、アップデートや機能改善まで行ってもらえるので、リソース不足の企業には大きなメリットです。また、クラウド型はオンプレミス型のようにロボットがPCを占有しないため、RPAの稼働と並行して別の作業を行うことが可能です。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社のサーバーやPCにRPAソフトウェアをインストールして使うツールです。社内の既存システムとの連携や、社内のセキュリティポリシーにあわせた環境も構築できます。オンプレミス型はクラウド型と比較して、Webブラウザ以外の幅広い処理が可能です。デスクトップ上のファイルを開いたり、画像認識したり、社内システムにログインしてデータをダウンロードしたりすることもできます。
一方で、RPA稼働時はそのPCでほかの業務を行うことはできません。また、特定のPC画面の一定の場所を指示していると別のPCでは動かせないため、RPA専用PCを用意するなどの準備が必要です。
RPAの選び方5選
ここでは。RPAツールの選び方について5つのポイントに分けて紹介します。
価格が自社の規模と合っているか
RPA導入における目的を明確にし、「目的が達成できるツールで、かつ価格が適正であるか」の確認をしっかりと行わねばなりません。スケールの大きい業務や、AI搭載のツール導入を考えていればそれなりの費用がかかります。
目的達成には不要な高機能なツールを高価格で導入してせっかく人件費を削減できても、無駄な費用がかかっていることになり意味がありません。RPA導入の目的を果たすのに見合ったツールなのか、初期費用・ランニング費用と用意できる予算を確認したうえで選ぶ必要があるのです。
自社に最適なカスタマイズができるか
「RPA化予定の業務で用いているツール・サービスと連携は可能か」、また「目的に合わせてカスタマイズしていけるのか」という点も重要な選定ポイントです。RPA導入後に運用方法が変わったり、別の業務にもRPA導入を検討したりすることは多くあります。ツールを選ぶ段階で運用変更や業務拡大を視野に入れ、ツールの柔軟性・拡張性を確認しておくとよいでしょう。
社内で運用できるか
RPAは導入したら終わりではありません。導入後、業務に変更が入ればツールも合わせて変更する必要があります。RPA化を別の業務に拡大する際には新たな設定が必要です。スタッフたちに、エンジニアのように専門知識がなくても、ツールの変更や設定を行える程度の技術・知識がなくては、RPA導入の意味がありません。ツールの検討段階で、実際の職員たちが使えそうな操作性やインターフェイスであることを確認しましょう。また、操作に行き詰ったときにはプロの力が必要ですので、「サポートはしっかりと用意されているのか」もチェックしておいてください。
セキュリティ体制は整っているか
特にクラウド型のツールを導入する場合、外部の環境にアクセスして使用するため機密情報漏えいの危険性が懸念されます。RPAにログインが必要なサービスを組み込む際は、ログインID・パスワードなどのセキュリティ情報を読み込むケースが考えられます。不正アクセスによる情報漏えいの事故が起こらないよう、セキュリティ体制・アクセス制限機能が整備されている製品を見極めて選ぶことが必要です。
運用のサポートを十分にしてもらえるか
社内で運用できることを前提として導入しても、ツールの不具合や「どうしてもわからないこと」は発生します。導入後の不具合にうまく対応できず、なかなか効果が実感できていないケースは少なくないのです。
ベンダーの中には研修の提供やエンジニアの派遣、さらなる効率化の提案・コンサルを行っている業者も存在するため、サポート内容もよく比較して選定を進めましょう。「導入後のサポート体制が充実しているベンダーと契約すること」は、RPAを実際に活用する際には重要なポイントとなります。
Power Automateのようにワークフローによる自動化ができるツールがおすすめ
RPAツールは多くの種類が存在しています。その中から、ワークフローによる自動化を特徴とする代表的なツールとしてPower Automateを紹介します。
Power Automateは、DPA（Digital Process Automation）とRPAの2つの自動化作成フローを持ち合わせています。アプリケーションのAPIのコネクタ機能を使い、各工程をパズルのように組み立てながら自動化することが可能です。用意されたテンプレートに必要な項目を入力するだけで完成し、各アプリやシステムとの連携も選択形式のため、初心者でも感覚で操作できる統一感あるインターフェイスになっています。
APIが提供されていないシステムについては従来のRPA同様にフロー作成することで、各アプリや他社RPAとの連携も行えます。また、モバイルデバイスからの自動化作成や監視もでき、時間や場所にとらわれない利用が実現可能です。DPAによるRPAのシンプル化はPower Automateの大きな強みであり、より多くの業務の自動化を実現できるツールとしておすすめです。
まとめ
少子高齢化にともない働き手が減少する一方で、日本経済の維持・発展は必要不可欠です。それを実現し、競合他社に出遅れないためにもRPAの導入は必須と言っても過言ではありません。ITに頼れる作業はRPAに任せ、さらなる発展のためのクリエイティブ・戦略に人間の労力をいかに費やせるかが今後の課題です。
RPA初心者には、Power Automateのような自動化作成のワークフローを感覚的に操作できるツールがおすすめです。自動化の目的に見合った機能・コストを見極め、積極的にRPAの導入を検討しましょう。
