Copilot for Microsoft365を導入してできること

Copilot for Microsoft 365の活用によって、オンライン会議、メール文や提案資料の作成、データ分析といったさまざまな作業を効率化できます。その業務効率化を実現するCopilotの導入方法や活用例に加えて、導入前に知っておきたい権限管理の重要性や過剰共有の問題といったポイントを解説します。

Copilot for Microsoft365でできること

Copilot for Microsoft 365は、主に文章作成やデータ分析などの効率化に活かせます。作業例を以下で解説しますので、導入したときに得られる効果の把握にお役立てください。

指示内容に基づいた提案資料を作成してくれる

CopilotをWordと連携して活用することで、特定の指示に基づいた提案資料の自動作成が可能です。例えば、Copilotにテーマや資料を与えれば、それに沿った提案書や企画書の下書きを自動的に作成できます。あるいは、文章のトーンの調整やアイデアの列挙、書いた文章に対する改善案の提示といった用途にも使えます。

また、PowerPointとの組み合わせで、スライドの作成も可能です。例えば、WordやTeamsのチャット、議事録、画像、アニメーションをもとにした資料作成を指示すると、スライドを自動的に作成できます。編集したり画像素材を探したりする手間が不要になり、大幅な時間の削減にもつながります。

メール文を作成してくれる

Outlookとの連携で、やり取りの要約やメール文の作成が可能です。相手とのやり取りを踏まえた返信の下書きや定型文も自動で作成できます。自分で書いた返信文がある場合はフィードバックを得るのにも役立ちます。また、何往復もやり取りしたスレッドの要約にも便利です。Copilotで要約すれば、読み返す手間と時間を削減できます。

ほかには、メールの整理や処理もCopilotで効率化可能です。重要度が高いものや返信すべきメールの選別を自動化したり、大量に届いたメールから重要な項目だけをまとめたりできるので、受信メールの確認に必要な時間も大幅に縮められます。

Excelのデータを分析・解析してくれる

Excelとの連携によって、参照したデータからグラフや表、ピポッドテーブルを自動作成できます。図の作成のみならず、データ分析も可能です。複雑なデータからでも数値の傾向や相関関係、特徴、売上の予測などを解析し、文章化してくれます。

また、データの重要な部分を強調したり、並べ替えやフィルタリングをしたりすることも可能です。マクロや関数を組むときも、Copilotに質問すれば適したものを提案してくれるため、適切な数式を考えて打ち込む負担が要りません。自分に知識がない場合でも関数を手軽に扱えて便利です。

会議の議事録を自動で作成してくれる

Teamsと連携すれば、議事録を自動作成できるようになります。また、オンライン会議中に要点をまとめてもらうことも可能です。例えば、意見の相違点や重要な論点はどこなのか、議論を深めるために必要な質問は何かをCopilotに聞くことで、会議の内容を簡単に整理できます。

このほか、Copilotは会議を円滑に進めるためのサポートもしてくれます。あとから参加した人向けに概要を表示したり、一時退席した人向けにその間の会議内容をまとめたりできるため、聞き逃しの防止が可能です。出てきたアイデアの長所や短所を表にまとめて視覚化するといったこともできます。

Copilot for Microsoft365を導入する際の心得

Copilotの導入にあたっては、その基礎となるMicrosoft 365の導入が必要です。Copilotの利用資格を得るには、例えばビジネスおよびエンタープライズのMicrosoft 365プランの場合、以下のライセンスを保有する必要があります。

そのほかにもOffice 365プラン、Microsoft Teamsプラン、Exchangeプラン、SharePointプラン、OneDrive for Businessプラン、Planner と Projectプラン、Visioプラン、その他のプランで要件は異なります。詳しくは以下のページで確認してください。

Microsoft Copilot for Microsoft 365 の要件 | Microsoft Learn 

同時にゼロトラストの原則に立ったセキュリティ対策とデータ管理も欠かせません。Microsoft 365では特権ID管理や秘密度ラベルといったセキュリティ、データ管理の機能が利用できます。

それらが済んだら導入段階に入ります。検証PoCを実施したあとに部分的な導入から始め、徐々に組織での利用範囲を拡大していくのが導入のコツです。

Copilot for Microsoft365を導入する前に把握すべきこと

Copilotは便利な生成AIですが、セキュリティや回答精度の面で気をつけたほうがよい点もあります。導入前に知っておきたいポイントを三つに分けて解説します。

誤った内容を回答する可能性がある

Copilotの回答は常に正しいとは限りません。通常、Copilotのような生成AIは学習したデータからユーザーの役に立つ回答を生成します。しかし、あくまでもパターンや確率に基づいた生成であるため、間違った答えや不適切な表現が含まれている可能性があります。

言語モデルの生成AIが誤った情報を生成することを幻覚（ハルシネーション）と呼び、技術的な対策が進められています。Copilotが生成した回答は鵜呑みにせず、人間の目で評価、事実確認をすることが大切です。

利用するにはMicrosoft365の使用ライセンスが必要

Copilotを使用するにはMicrosoft 365のライセンスが必要です。買い切り型であるMicrosoft Office 2021などを使用している場合、Copilotを利用できません。

また、Copilotには機密情報を守るための商用データ保護機能が備わっており、この保護機能を利用するには 「Copilot for Microsoft365を導入する際の心得」で述べたライセンスが必要です。通常、Copilotのチャットデータは生成AIのトレーニングにも利用されますが、保護機能を使用することで自社のデータを対象外にできます。重要なデータを保護するためにも保護機能の利用は欠かせません。

データの権限管理が大変

Microsoft 365のCopilotは、システムで設定されたデータ権限やアクセス制御を機械的に判断してコンテンツ利用の可否を決めています。このため、もし権限管理が不十分だった場合、意図しないユーザーにもデータが共有されてしまうリスクがあります。

この問題はCopilotによるコンテンツの過剰共有として認識されています。問題が発生する主な理由は、Microsoft 365の権限管理の方法が複雑だからです。権限管理が厳重なら起きませんが、実際のところは権限管理が不十分なまま、情報漏洩のリスクが放置される傾向にあります。

AvePoint Policies & Insightsを導入すれば権限管理の負担を軽減できる

AvePoint Policies & Insightsは、Microsoft 365を利用する際に生じる情報漏洩リスクの管理ができるSaaSサービスです。事前に定義したポリシーに沿って機密情報や権限の状況、ユーザーのアクセス範囲などを調査し、情報漏洩リスクを自動検知・修正します。

Copilotの利用に伴う過剰共有などの情報漏洩リスクも即座に洗い出して修正します。具体的にはファイルやサイトの共有範囲、アクセス権限、外部ゲストユーザーのアクティブ状況などをモニタリングし、情報漏洩リスクをチェックします。ほかにはポリシーに違反している権限、匿名リンク、シャドウユーザーの検知や更新も可能です。セキュリティに反する変更が発生した場合でも自動的に正常な状態に戻します。

このようにAvePoint Policies & Insightsは、Copilot含むMicrosoft 365環境全体におけるセキュリティの適切な維持を支援するサービスです。Microsoft 365 の初期機能だけでは大きくなりがちな権限管理の負担も、本サービスの利用で軽減できます。

まとめ

Copilot for Microsoft 365は、各種Officeアプリとの連携によって業務効率化を実現できます。例えば、メールや文書の下書きやデータ分析、資料作成の自動作成などです。
Copilotを導入する際には、情報漏洩リスクの原因となる権限管理を適切に行うことが重要です。AvePoint Policies & Insightsによれば、権限管理の負担を減らしながら効率的な情報漏洩対策ができるため、ぜひ利用を検討してみてください。