働き方改革や新型コロナウイルスの流行の影響で、リモートワークを導入している企業も多くあります。しかし、そのような働き方が一般的になる一方で、チャットツールの活用課題に頭を悩ますIT担当者もいるでしょう。本記事では、Microsoft Teamsの業務上の課題や、おすすめの最適化ソリューションなどについて紹介します。
Microsoft Teamsを利用する上での課題とは
Microsoft Teamsは、マイクロソフト社が開発・提供を行っているMicrosoft 365アプリケーションの一部です。チャット機能やファイル共有機能をはじめ、チーム内でコミュニケーションを取るために必要な機能が備わっているビジネスコミュニケーションツールとして、多くの企業に利用されています。
コミュニケーションの円滑化のために重要な役割を果たすツールですが、利用する上ではいくつかの課題があります。まずはそれらの課題を3点取り上げ、それぞれの詳細を解説します。
非アクティブグループの乱立
非アクティブグループとは、現時点では活動を終了しているプロジェクトグループのことです。チャットツールを活用して作業を進める場合、プロジェクトやワークグループごとにグループが作られます。チームメンバーの作業場所が離れていても円滑に業務を進めるため、このようなグループを作成することは必要不可欠です。
しかし、社内で新しいプロジェクトやワークグループが生まれるたびにグループが作成されるため、大企業など社員数が多い場合や、新規のプロジェクトチームが次々に立ちあがるような企業の場合はグループ数が多くなる傾向があります。すべてのグループが活動している間は問題ありませんが、プロジェクト終了後にもそのままにしておくと、「非アクティブ」といえる不要なグループが増加するでしょう。
対策として、すでに使用されていないグループや所有者がいないグループを管理する必要がありますが、その作業が滞る場合、結果としてチャットツール内に膨大な無駄データが蓄積し、業務効率の低下を招く恐れがあります。
ユーザー権限管理が煩雑
チャットツールを導入したものの、全社的な権限統制を怠ることで管理者が乱立し、ユーザー権限管理が煩雑になってしまう点も課題といえるでしょう。
個人がチャットグループを簡単に作成できるためグループ数が増えやすく、どのグループがどんな役割を果たしているのか分からなくなり、無駄な管理工数が発生してしまうこともあります。また、それにより効果的なタスク管理が行えず、作業の抜けや漏れが発生する恐れもあるのです。
外部共有時のセキュリティ課題
Microsoft Teamsには、社外の担当者とのやり取りをする場合に利用できる招待機能が備わっています。そのため、企業間をまたがるプロジェクトの場合でも、招待機能を使って外部のユーザーをグループに招待することが可能です。
招待する方法は「ゲストアクセス」と「外部アクセス」の2種類があり、アクセス方法が異なるだけでなく、利用できる機能にも差があります。前者は外部のユーザーをOffice 365に招待する方法であり、Azure AD上にゲストユーザーを登録することでTeamsの機能が利用可能になるのです。招待されたユーザーはOffice 365アカウントもしくはMicrosoftアカウントを使って招待されたOffice 365にログインし、Teamsの機能を利用します。
一方、後者はOffice 365の契約ユーザーと自社のOffice 365と連携してアクセスを許可する方法です。この場合は、外部ユーザーは自分のOffice 365アカウントのTeamsを使い、相手と連絡を取ります。こちらは許可される機能が限定的であり、ユーザー間でのファイル共有ができません。
そのため、外部とのデータ共有をする場合には前者の方法で社外の担当者を招待する必要があり、その際に情報流出の危険性が考えられるのです。少しの操作ミスでもファイルが一気に共有されてしまうため、誤って公開してはいけない自社の情報を外部担当者にも公開してしまう恐れがあります。
ShareGate ApricotでTeamsの自動管理を実現
ShareGate Apricotは株式会社内田洋行が提供するクラウドサービスで、Microsoft Teamsの管理を自動化できる点が特徴です。具体的には、Office 365グループの使用状況を監視し、非アクティブなグループや、組織外で共有されている関連データの一元管理ができるなど、ユーザーにとって効果的なUCDとなっています。
使用状況の監視は毎日自動で行われていて、不正アクセスが行われていないかどうかや、データ流出の危険があるかどうかなどの確認が可能です。
ShareGate Apricotでできること
ShareGate Apricotの機能のうち、不要チームの可視化・チームデータのアーカイブ・外部共有情報のチェックについて解説します。
1つのプロジェクトが立ち上げられた場合、その中には社内の担当者だけでなく、社外の担当者や組織外の有識者などが加えられることも考えられます。作業が終了してもチームがそのまま残されている場合、社外の人がTeams内のデータに自由にアクセスできる状態になっているため、セキュリティ上好ましくありません。
このような状況に対して、ShareGate Apricotを活用することで非アクティブグループの可視化が可能になります。可視化することで、必要に応じてグループ自体の削除や、部外者のアクセス権限の削除などの対応が行えるのです。
また、グループを削除するとプロジェクト内で作成された資料などの資産も消えてしまいますが、ShareGate Apricotを用いることで、それらの資産をアーカイブとして残すだけでなく、必要に応じて復元することが可能です。
アーカイブ化を行わない場合でも削除後30日間はグループの復元が可能になりますが、ShareGate Apricotを使用してアーカイブ化すれば日数制限に関係なく復元できます。保存先としてMicrosoft AzureのストレージやShareGate社のストレージなど、好きな場所を選ぶことも可能です。
外部共有情報のチェックについても、ShareGate Apricotでは共有データの一元管理が可能なため、すでに共有してしまったファイルであっても情報漏洩の危険があるものや間違えて共有してしまったものなどの共有を取り消せます。
Teamsでは簡単に共有ができるというメリットがある一方、操作ミスで本来であれば共有してはいけない情報を出してしまったり、意図せずに機密情報を流出してしまったりする危険性があります。そのような場合でも、グループに参加せずにワンクリックで共有を取り消せるため、情報流出のリスクを軽減する効果が期待できるのです。
