リモートワーク中や外出先からでも参加できるなど、多くのメリットから注目されているのがリモート会議です。本記事では、リモート会議を導入するための事前準備や注意点、リモートワーク向けの会議ツールの選び方についても解説しています。
リモートワークで急増するリモート会議とは
リモート会議とは、インターネットを介して行われる会議のことです。リモート会議では、遠く離れたところにいてもパソコンやタブレットなどを利用して会議に参加できます。
リモートワークを取り入れる企業が増えた現在では、自宅や外出先からでも会議に参加できる利便性の高さから、利用する企業が増加しています。画面上で資料を共有できるため、紙で資料を作成する必要がなくなり、コスト削減も可能です。また、リモート会議の利用により、映像や音声でリアルタイムでのやり取りができ、迅速に意思決定ができるメリットもあります。
ただし、リモート会議では、インターネットを介して相手とつながることから、途中で回線が切れたり、音声が途切れたりする場合があります。直接相手と向き合うことなくディスプレイ上の参加者と話をするため、参加者の表情が読み取りにくいといったデメリットもあります。
リモートワークで会議を行う前の準備
リモートワークで会議を行う場合は、必要な機材をそろえたり、リモート会議のルールを決めたりするなどの準備が必要です。事前の準備により、リモート会議の進行や参加者の意思疎通がスムーズに行えます。
リモート会議に必要な機材をそろえる
リモート会議には、参加者が利用するパソコンやタブレット、Web会議ツール、インターネット環境などをそろえなければなりません。Web会議でのデータ通信量は大きいため、大容量データでも快適につながるWi-Fi接続が適しています。インターネット回線と、回線に接続した端末を準備したら、参加者がそれぞれZoomなどの会議ツールを導入して機材の準備が完了します。
大人数での会議など、映像や音声をクリアにしたい場合には、必要に応じてカメラやマイク、ヘッドセット、スピーカーなどのデバイスの準備も必要です。
さらに、会議を始める前には、導入した会議ツールの使い方を覚えておくことが大切です。会議ツールの参加や音声のオン、オフ方法はもちろん、資料を共有する場合には画面共有の仕方も理解しておくと、会議のときにトラブルを起こさずスムーズに操作できます。
リモート会議のルールを決める
リモート会議では、開催前にスムーズに進行するためのルールを定めます。
会議内容は事前に参加者全員が共有して、内容を把握しておくことが大切です。全員が議題についてあらかじめ把握しておくと、個人の質問や発言内容をまとめておけるため、会議前に資料を共有し参加者が目を通しておく必要もあります。
リモートでは、数人の発言が重なってしまうケースもあるため、発言する際には挙手をしてからにするといったルールも必要です。だれかが発言しているときは、ほかの参加者がマイクをミュートにすると、余計な音声が入らず発言が聞き取りやすくなります。リモート会議では、対面での会議よりもわかりやすい内容で発言することが大切です。相手に伝わりやすい発言をするため、内容をメモに残して準備しておくなどのルールも必要です。
リモートワークで会議する際の注意点
リモートワークで会議に参加する際には、自宅から参加する場合だからこそ気を付けなければならない注意点があります。身だしなみを整える、周囲の環境をチェックする、次回の会議に向けて準備をするなど、集中して会議に参加できる体制を整えることが大切です。
身だしなみを整える
リモートワーク中で自宅にいる場合でも、リモート会議に参加するときにはだらしない服装を避け、身だしなみを整えることが大切です。
スーツやビジネスカジュアル、比較的カジュアルな服装など、普段オフィスで過ごす服装は会社によって異なりますが、リモート会議の場合はできるだけ通勤時に近い服装で参加するのがおすすめです。
オフィスから会議に参加している人もいるため、勤務中の服装に合わせると周囲に良い印象を与えられます。きちんとしたスーツを着る必要がない場合でも、ブラウスや襟付きシャツを着用する、ビジネスカジュアルな服装を選びます。リモート会議で、上半身しか映らないからと上の服装しか整えない人もいますが、書類を取りに行くなど席を立ち上がる場合もあるため、全身の服装を整えておくと安心です。
周囲の環境をチェックする
リモート会議では、背景に自宅の様子が映り込む点にも注意が必要です。干している洗濯物や散らかっている室内が映り込むと、他の参加者に不快感を与えてしまいます。背景に映り込むものがないか事前にビデオでチェックしたり、背景を変更できる場合には好きな背景を設定したりすると背景の映り込みを防げます。
会議の前には、会議の邪魔になる騒音が生じていないかを確認することも大切です。発言者の音声がよく聞こえる状態で会議を行うためには、静かな環境から参加する必要があります。また、カフェやオープンスペースなどの外出先から会議に参加する場合、周囲にいる人に会議の内容が漏れて情報が流出するリスクもあります。会議への参加は、できるだけプライバシーが守れる場所から参加するなどの注意が必要です。
次回の会議に向けた準備をする
会議終了時には、終了した会議の振り返りや次回の会議に向けた準備を行います。終了した会議の流れや結論がまとめられた議事録は参加者や欠席者などに共有し、内容を再確認できる状態にします。また、次の会議開催日程が決まっている場合には、すぐに次回の会議の日時や内容について設定しておくことが重要です。その場で全員が日程を設定していれば、次の会議準備がスムーズに行えます。欠席者がいた場合には、ツールを利用して欠席者の分を調整することが可能です。
リモートワーク向け会議ツールの選び方
リモートワークで利用する会議ツールは、利用シーンに適した機能がある、誰でも簡単に使用できる、セキュリティ面が充実しているなどの点に注意して選ぶ必要があります。機能的で使いやすいツールを利用すると、効率的にリモート会議を開催できます。
利用シーンや機能
会議ツールは、どのようなシチュエーションで利用するか考えて選ぶことが大切です。会議の規模、研修、セミナーへの利用など使用目的を考慮して、目的に適した機能が使用できるツールを導入します。同時接続できる人数、音声・映像品質の高さ、処理速度や安定性などの機能を確認してから決定します。リモート会議で重要になるのは、映像や音声で情報を伝えるリモート会議に大きな影響を与える、接続の安定性です。
使いやすさ
初めてリモート会議ツールを導入する場合など、使用に慣れていない人が多いときには、使いやすいツールを選ぶ必要があります。機能が充実したツールは操作が難しくなりやすいため、機能面だけを見てツールを選ぶと操作に迷う社員が出るかもしれません。
Web画面の設定や招待といった管理機能、資料の共有など、操作が簡単で直感的に使えるツールだと誰でも無理なく利用できます。無料のトライアル版を使用して、実際に操作性を試してみるのもおすすめです。
セキュリティ
リモート会議はインターネット上で行うため、セキュリティ対策がしっかりしているツールを選ぶ必要があります。会議内容によっては、資料や発言に会社の機密情報が含まれるケースもあり、情報漏えいに注意しなければなりません。セキュリティ機能をチェックする際には、会議時にIDやパスワードが設定できる機能や特定のIPアドレス以外を排除する機能、通信データの暗号化などの機能が使えるかを確認します。
顧客や取引先など組織外の会議参加者がいる場合には、ゲスト招待機能で外部参加者に対して権限をどの程度制限できるかの確認も必要です。
サポート体制
会議ツールは、導入後のサポート体制が充実しているものがおすすめです。ツールの設定時から重要な会議中のトラブルまで、急ぐ場合にもすぐ対応してもらえると安心して使用できます。不明な点がある場合やトラブル発生時などにいつでも相談できる窓口があるか確認することが大切です。
まとめ
インターネット上で行われるリモート会議では、事前に機材やツールをそろえる必要があります。Microsoft365を使用すると最大300人の会議が開催可能、セキュリティ機能、サポート体制などが充実したメリットの多い会議ツールでスムーズに会議を行うことが可能です。
