受付システムとは? 基本機能やメリット･デメリットを解説

近年、タブレットなどで受付を無人化するオフィスが増えています。その自動化に欠かせないのが受付システムです。本記事では受付システムの概要や機能、メリット・デメリットに加え、実際に導入する際の選定ポイントも紹介します。これから受付システムの導入を検討している企業様はぜひ参考にしてください。

受付システムとは？

受付システムとは来訪者の対応、内線電話への取り次ぎなどを自動化するシステムのことです。従来の受付では窓口にスタッフが常駐し、来客や電話対応を行っていました。しかし、受付システムを導入した店舗や企業では、入り口に専用端末が設置されており、来訪者自らがタッチパネルやQRコードを使って手続きを行います。
すでに受付システムは企業だけでなく、病院や娯楽施設、公共施設などで広く導入されています。受付に人を常駐させる必要がないことから、人件費削減や業務効率化にも役立つシステムです。また、非対面・非接触で受付の手続きを完了できることから、新型コロナウイルスの影響下において、感染対策として導入する企業が増加しています。

受付システムの基本機能

受付システムの基本機能には、以下のようなものがあります。

受付

来客の入退出を記録する基本的な機能です。専用端末やタブレットに来訪者がアポイントの有無や来訪目的を入力すると、その情報が社内に通知されます。中には受付票の発行や、来訪者に発行されたQRコードでスムーズに手続きができる端末もあります。また最近ではスマートフォンを使って予約や受付手続きができるシステムも登場しています。

通知

受付システムでは来訪者が受付手続きを済ませた際、担当者にメールやチャットで通知が届きます。従来は窓口のスタッフが電話で担当者に連絡していましたが、メールやチャットを利用することで担当者が電話で仕事を中断される煩わしさを回避できます。

アポイント

受付システムには、予約やスケジュール調整ができる機能もあり、インターネットを使った予約や打ち合わせの日程調整などが可能です。会議などを行いたい時、担当者が関係者全員に電話で連絡しなくても、予定の調整や場所の仮押さえ、関係者への通知が一括で行えます。

来客情報の管理

受付システムでは来訪者の履歴が登録されるため、顧客情報のデータベースとしても有効活用できます。中には来訪者をカメラで記録したり、来訪者情報をカレンダーと連携したりできるものもあります。システムの中に蓄積されたデータがあるため、再訪時は記録された訪問回数や担当者などの情報をもとに自動応対が可能です。

受付システムを導入するメリット

受付システムを導入することで、企業が得られるメリットはは以下の通りです。

受付業務の効率化

受付システムを導入すれば、来訪者が自分で専用端末やタブレットを使って手続きができ、受付業務を効率化できます。来訪者の通知も電話だけでなくチャットやメールなど多様な方法があるため、担当者の通常業務を妨げることも少ないでしょう。また、来訪者の情報も自動管理されるので、担当者が入力する手間も省けます。

人件費の削減

受付システムを導入すれば、受付に専門のスタッフを常駐させなくてすむため、人件費を削減できます。代わりにタブレットや専用端末が必要になりますが、すでにタブレットがある企業ならそれを活用して初期費用を抑えられ、ランニングコストも人を雇うより少なく済ませられます。

生産性の向上

受付システムを導入すると、担当者がアナログで対応していた一部の業務を自動化できるため、その労力を別の業務にあてられます。また、取り次ぎの電話の声で集中が妨げられたり、通常業務が中断したりといったストレスが軽減されるため、生産性も向上します。

企業イメージの向上

受付システムはQRコードや受付番号の発行で手続きを簡略化し、予約の有無や目的に応じて来訪者の自動振り分けができるので、待ち時間を短縮でき、企業イメージ向上に貢献します。また、ロボットやタブレットによる無人の受付は、来訪者にオフィスの先進性も印象づけてくれるでしょう。

受付システムを導入するデメリット

一方、受付システムにはデメリットもあります。具体的には以下のようなことが考えられます。

設置費用の発生

受付システムの導入には、専用端末やタブレットの設置費用がかかります。また、設置して終わりではなく、月数千円から数万円単位のランニングコストも負担しなければなりません。しかし、一方でこれまで受付にあてていた人件費は削減できます。設置費用とカットできるコストのバランスを考えて、導入するべきかを検討しましょう。

システムエラーの可能性

通信障害や端末の故障が発生した際、受付業務がストップしたり、現場に多大な混乱が発生したりするリスクがあります。システム業者を選ぶ際は、トラブルに対するサポートがしっかりしているかも確認しておきましょう。また、万が一トラブルが起こった際に、被害を最小限に止められる体制も整えておく必要があります。

受付担当者を好む人もいる

年配の方などは自動受付システムになじみが薄く、担当者による受付を好む人もいます。その理由としては、機械の操作に不慣れだったり、無人の受付が無機質で味気ないと感じたりすることが考えられます。また、分からないことがあった時に、聞ける人がいないという不安もあるかもしれません。
企業で扱う商品やサービスの内容によっては、自動システムの導入がかえって顧客の反感を招く場合もあります。主要顧客の年齢層なども考慮に入れながら、導入を検討しましょう。

受付システムの選定ポイント

受付システムを選ぶ際は、どのような判断基準で選べばよいのでしょうか。以下に参考にしたい3つのポイントについて解説します。

コスト・機能面

受付システムはアプリをタブレットにインストールするだけで、初期費用無料で始められるものもあれば、専用端末の設置が必要なものもあります。また、初期費用以外に月々のランニングコストもかかるので、それらの費用を考えて導入を検討しなければなりません。
月々の料金は、利用する社員の人数や搭載されている機能の豊富さによって変わります。自社の規模や必要な機能を事前に洗い出し、それに合ったシステムを選ぶとよいでしょう。
中には無料トライアルを実施しているところもあるので、そうしたサービスを活用するのも選択肢のひとつです。あらかじめトライアルで使い勝手を確認しておけば、必要な機能の洗い出しにも役立ち、安心して導入に踏み切れます。

iPad・タブレットかロボットか

受付システムは大きく分けて、iPad・タブレット型と、ロボット型の2種類があります。iPadやタブレット型はシンプルなので、公共施設やオフィスなどの受付に適しています。対してロボット型は企業のイメージアップにも貢献するため、店舗など一般客が多く来訪する受付におすすめです。
一般的にロボット型の費用はiPadやタブレット型より高くなるため、メリットとコストのバランスを考えながら検討しましょう。

セキュリティは盤石か

受付システム選定の際は、費用や機能だけでなく、セキュリティ対策も重要な判断基準となります。来客情報の暗号化・顔認証の有無やマルウェア対策などを事前に確認しておきましょう。また、万が一システム障害などが起こった場合、サポート体制は万全かもチェックしておく必要があります。

まとめ

受付システムは従来の受付業務を大幅に効率化し、人件費の削減や生産性の向上に貢献してくれます。機能や料金プランもさまざまな種類があるので、自社の規模や使用目的に応じて適したものを選びましょう。導入すべきか迷っている場合は、トライアルを活用したり、部分的に導入を進めたりしてもいいでしょう。