ペーパーレス会議とは？おすすめの会議システムを紹介

近年、働き方の多様化により、ペーパーレス会議システムの需要が高まっています。本記事では、ペーパーレス会議の概要と重要視される背景、導入する際の課題と解決方法を詳しく解説します。また、ハイブリッドワーク環境の構築に有用な「Microsoft teams rooms」の機能や特長も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

ペーパーレス会議とは？

ペーパーレス会議とは、その文字通り、紙を使用しないで行う会議のことです。これまでは、プリントアウトした資料を参加者に配布して議論を進める方法が一般的でした。しかし昨今では、コスト削減やエコ化の観点だけでなく、働き方改革に向けた取り組みの一環として、ペーパーレス会議の実現を目指す企業が増えています。

ペーパーレス会議に有用なシステムには、デジタル化された資料を簡単に共有できる機能が実装されており、遠隔地の参加者にもスムーズに最新の情報を共有できます。デジタル化された資料は、会議の規模にあわせてプロジェクターに投影したり、手元のデバイスでダウンロードして閲覧したりすることも可能です。

また、これまでの紙の資料では、会議後にシュレッダーで処理するなどの手間もかかりました。しかし、デジタル化した資料を使用すれば、後片付けに要する時間も削減できるため、社員はすぐに自分の抱える業務に取り組めます。

ペーパーレス会議が求められている理由

新型コロナウイルスの影響により、リモートワークを取り入れたことで、デジタルの重要性を認識したという企業も少なくないでしょう。ペーパーレス化が重要視される背景には、この他にもさまざまな理由が存在します。

地球資源を守る動きが加速しているため

世界規模で温室効果ガスの削減が急務となっています。日本においても、政府主導のもと2050年までには温室効果ガスの排出量を実質ゼロにするという目標を掲げており、企業の脱炭素に向けた取り組みはより一層加速を見せるようになりました。ペーパーレス化は、地球環境を保護する側面でも重要性が増しており、紙の資料を使い続けるのはあまり好ましくないといった認識も広まりつつあります。

紙の原料となる樹木を伐採し続けることにより、森林破壊が進んでしまえば、地球の温暖化だけでなく、動植物の生態系や人間の生活にも大きな影響が及びます。ペーパーレス化の促進は、森林保全に大きく貢献する取り組みです。持続可能な開発目標として掲げるSDGsにおいても、ペーパーレス化に関連した項目が複数挙げられています。

企業がSDGsの達成に向けた取り組みを公表すれば、イメージアップやブランディング効果にも大いに期待できるでしょう。

コスト削減のため

ペーパーレス会議を取り入れる最大メリットは、用紙代、インク代、電気代といった印刷に関連する経費の削減です。1回分のコストがそれほど大きな額でなくても、長期的な目線で見た場合、決して軽視できる額ではないはずです。

また、資料をデジタル化すれば、準備や配布にかかる時間も大幅に削減できます。会議の度に必要とされてきた手間を減らせれば、社員は本来の業務に注力できる時間が増えます。このような業務効率化による生産性の向上も、ペーパーレス化の大きなメリットといえるでしょう。

資料を共有しやすくするため

デジタル化された資料であれば、ほんの数回のクリック操作ですべての参加者へ資料を配布できます。資料を準備する社員にとっても、デジタル化により検索性が高まれば、効率よく必要な情報を集められるでしょう。また、事前に配布した資料にあらかじめ目を通してもらうことで、会議の効率アップが狙えるのも利点の1つです。

参加者が資料の内容を把握したうえで会議に臨めば、より充実した議論が行える可能性が高まります。これまでの紙の資料では、会議の直前で資料の内容に変更があった場合、差し替えのためにデータを編集して人数分の資料をプリントアウトし直さなければなりませんでした。しかし、デジタル化された資料であれば、データを修正してアップデートするだけで最新の情報に更新できます。

セキュリティレベルを高めるため

従来の紙の資料は、持ち出しによる紛失や不適切な廃棄処理など、情報漏えいのリスクを伴うものでした。資料のデジタル化は、セキュリティのレベルを向上させる観点から有用性が高いとされています。一般的なペーパーレス会議システムには、資料の一括管理機能が搭載されているため、これらのリスクを低減できます。

導入するシステムによって違いはありますが、資料ごとのアクセス権限やパスワードの設定、暗号化、閲覧時間とログ管理機能などにより、重要なデータを適切に保護してくれるペーパーレス会議システムが多くリリースされています。中には、保存期間を設定して一定期間が過ぎると自動で廃棄するといった機能を持つシステムもあるので、自社に適したシステムを選定するようにしましょう。

オンライン会議が増えたため

オンライン会議を実施する機会が増えたことも、ペーパーレス会議が重要視されるようになった理由の1つです。上述したように、デジタル化された資料はインターネットを介して簡単に共有できます。これまでは、会議室に集まった参加者に対して、その場でプリントアウトした資料を配布するというやり方が一般的でした。

しかし最近では、社内の会議だけでなく、遠隔地との会議や個人間での簡単な打ち合わせにもオンライン会議を利用するケースが増えています。オンライン会議のメリットは、参加者が自宅や出先など自由な場所から会議に参加できることです。テレワークが促進した現在では、オンライン会議システムとペーパーレス会議システムを併用して業務効率化を実現させる企業が増えています。

ペーパーレス会議の主な課題

ペーパーレス会議の導入を成功させるために、どのような課題があるのかを事前に把握しておくことは大切です。ペーパーレス化の促進は、資源の節約や会議のスピードアップなど多くのメリットがある一方で、紙の資料と比べて使い勝手が悪いと感じる部分も少なくないようです。ここでは、ペーパーレス会議システムを導入する際の課題について解説します。

メモが取りづらい

紙の資料では、議論の詳細な内容や思い付きを直接その場で手書きのメモに残せます。しかし、ペーパーレス会議の場合、メモを取りたくても同じようにはいきません。咄嗟にメモを取れない点から、ペーパーレス会議に不満を感じる社員が出てくる可能性もあります。ノートにメモを取る方法もありますが、会議後に確認するには手間がかかるでしょう。

このような課題解決には、タブレットの導入が有効です。タッチペンを使って紙と同様に直接メモを書き込めれば、これらの課題が解決します。近年では、メモ機能を搭載したペーパーレス会議システムも多くありますが、中にはメモが取りづらいツールもあるようです。システムを選定する際は、メモ機能の使いやすさも重視して選定するとよいでしょう。

視認性が悪い

紙にプリントアウトされた資料では、スムーズに文字が読み取れる文書や資料であっても、パソコンやタブレットの画面では文字が読み取りづらくなるケースがあります。特に、地図や図面などの大きい資料を閲覧する際は、このような視認性の悪さが大きな課題となるでしょう。

拡大やスクロール操作により、資料の細部を確認することはできます。しかし、限られた画面のサイズで資料の全体像を確認するのは非常に困難といえるでしょう。また、複数の資料を並べて比較しづらい点にも、不便さを感じやすいようです。

システム上で資料のページを切り替えたり、複数の資料を並べて表示させたりすることが可能でも、ディスプレイに十分な大きさがない場合には、1枚の表示が必然的に小さくなってしまいます。そのため、並べて比較する必要のあるデータや、一覧性が求められる資料を用いる際には、紙の資料を併用することも検討してみるとよいでしょう。

デバイスや機材を整えなければならない

ペーパーレス会議へ移行するには、会議に参加する人数分のパソコンやタブレット端末、ビデオ会議用のカメラ、資料を映すためのディスプレイなど、さまざまな機材が必要になります。デバイスの操作に慣れていない社員がいる場合には、事前に講習も行う必要もあります。

スマートフォンに対応しているシステムも多数ありますが、画面が小さいため資料の確認にはあまり向いていません。また、スムーズに会議を進行させるには、インターネット環境の整備も大切です。インターネットの接続状況が悪いと会議の中断が多くなり、本来メリットとして享受できるはずの会議の生産性向上も望めなくなってしまいます。

ペーパーレス会議には「Microsoft Teams Rooms」が最適

多様な働き方が広まりつつある現代では、遠隔地のメンバー間で協力してプロジェクトを進めていくケースも珍しくありません。Microsoftでは、自宅とオフィスのどちらでも仕事に取り組める“ハイブリッドワーク”に注目し「Microsoft Teams Rooms」の提供を開始しています。

「Microsoft Teams Rooms」は、Microsoft Teamsの機能である資料をリアルタイムに共有・編集できるコラボレーション機能やビデオ通話機能を利用できるデバイスです。1対1のコミュニケーションからチームレベルでの打ち合わせ、多拠点をつなぐビデオ会議まで、幅広くサポートしてくれるソリューションです。

認定を受けた端末の多くが、ビデオ会議に必要なカメラ、マイク、スピーカー、ソフトウェアを搭載しているため、デバイスを会議室やオープンスペースなどに設置すれば、Teams化が簡単に実現できます。

Microsoft Teams Roomsがペーパーレス会議に最適な理由

Microsoft Teams Roomsでは、デバイスごとにライセンスが割り当てられます。つまり、デバイスがあれば誰でもすぐにオンライン会議のTeams化が可能になるのです。また、これまでオンラインとオフラインの参加者が混在する会議では、オンライン参加者が意見を出しにくいなどの課題もありました。

Microsoft Teams Roomsには、このような環境のギャップを解消するための多彩な機能が実装されています。さらに、人数制限などの物理的な制約を受けないため、1つの会議室では収まらないような大規模なセミナーも効率よく実施できるでしょう。

メモ機能を搭載

Microsoft Teams Roomsには、Microsoft Teamsでも提供されているメモ機能が実装されています。Microsoft Teams Roomsの端末と自分が使用するパソコンやタブレットを切り離して会議に参加できるため、メモ機能を利用して、会議の開始前や会議中、会議後など自由なタイミングでメモを書き込み、メンバー間で共有することも可能です。

チャット機能で速やかに資料共有

チャット機能を利用して、クラウド上で資料をスムーズに共有できるのもポイントです。チャットは1対1のほか、グループチャットも利用できます。グループチャットでは、最大250人までのユーザーを含められ、共有されたファイルにはすべてのメンバーがアクセスできます。

必要な機材が少ない

認定デバイスの多くがオールインワン型の構成となっているため、カメラやマイクを別で購入する必要がありません。備え付け用として会議室に置いておけば、会議を行う度にデバイスと他の機器を接続する必要がなくなり、簡単なタッチ操作だけで会議を開始できます。パソコンがマイクやカメラを認識しないといったトラブルも低減できるため、準備の時間短縮につながります。

カメラで資料を共有できる

ビデオ会議の経験者がこれまで抱えてきた問題の1つに、視認性の悪さがありました。Microsoft Teams Rooms認定デバイスは、これらの課題を解消すべく、約150種のチェック項目をクリアしています。これまでビデオ会議を行ってきた企業も、より視認性の向上を目指すのであれば、高機能カメラを搭載したMicrosoft Teams Roomsの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

デバイスの性能は提供するベンダーにより異なりますが、カメラが自動的にプレゼンターを識別してカメラで捉えたり、文字起こし機能で会話の内容を記録したり、多様なニーズに応える製品が販売されています。また、Microsoft Teams Roomsデバイスにタッチディスプレイを接続すれば、デジタルホワイトボードの利用も可能です。

これまでオンライン参加者は、ホワイトボードに書かれた内容が確認しづらいいといったストレスも抱えてきました。Microsoft Teams Roomsには、ホワイトボードのフレームを自動で認識して内容を画面に表示させる機能が搭載されています。このとき、プレゼンターは透過されるため、参加者は視界を遮られることなくホワイトボードの内容をスムーズに確認できます。

これらの特長から、Microsoft Teams Roomsは、時代に即したニーズに応える利便性の高いソリューションといえるでしょう。

Microsoft Teams Rooms利用時に必要なツール

簡単なステップで導入できるMicrosoft Teams Roomsですが、メリットを享受するには自社の要件を満たす適切な製品を選択しなくてはなりません。準備を進める際の注意点もよく理解したうえで、ペーパーレス会議の移行準備に取り掛かりましょう。

Microsoft Teams Rooms共有デバイス

Microsoft Teams Roomsは、デバイスとソフトウェアで構成されているソリューションです。デバイスは、WindowsとAndroidのオペレーションシステムで利用できます。少人数での打ち合わせから大人数が参加する会議まで、どのような会議室やレイアウトにも対応できるのが特徴です。

認定デバイスのタイプは幅広く、モジュール化されたキットやコンパクトなデバイスなど、多彩なソリューションから自社の用途に適したものを選択できるようになっています。また、大画面タッチスクリーンのMicrosoft Surface Hubを導入すれば、会議機能と多機能ホワイトボードがオールインワンで提供されます。

Microsoft Teams Roomsライセンス

Microsoft Teams Roomsでは、会議をライセンス化して管理する仕組みが採用されているのが特長です。そのため、デバイス1台に対して1ライセンスの紐づけが必要です。ライセンスには「Standard」と「Premium」の2種類が用意されており、それぞれサブスクリプション型で提供されています。

Microsoft Teams Rooms Standard

Standardライセンスは、月額1,630円(税抜)と比較的安価に利用できるのが特徴です。ただし、コスト面での負担は低減できるものの、Teams Roomsデバイスの管理は自社で行わなければなりません。IT部門にかかる負荷を考慮すると、利用範囲が小規模な企業に適したライセンスといえます。

Microsoft Teams Rooms Premium

Premiumライセンスにかかる費用は月額5,440円(税抜)です。Standardライセンスと比較すると高額ですが、マネージドでの運用できるほか、セキュリティ性の向上も実現できます。AIを活用したアウトソーシングでのデバイス管理により、24時間365日ミーティングルームは適切に管理され、いつでも最適な環境を維持できるのが大きなメリットです。

まとめ

ペーパーレス会議は、コストの削減をはじめ、働き方改革やエコの観点からも重要視されています。「Microsoft Teams Rooms」は、どの環境からもリアルに近いコミュニケーションを実現に導くソリューションです。ハイブリッドワークの実現に向けて、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。