働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策として、対面式の会議を行うことが減ってきた昨今、オンライン会議はますます身近な存在となりつつあります。本記事では、従来のテレビ会議とは何が違うのかについてまず解説した上で、多様なニーズに対応できるハイブリッド会議におすすめの Microsoft Teams Rooms をご紹介します。
オンライン会議とは？
新型コロナウイルスの流行によってテレワークや在宅勤務が一般企業に広く浸透し、働き方改革が進む中で、対面での会議からオンライン会議へ切り替える企業が増えました。しかし、そもそもオンライン会議とは、どのような会議システムを指すのでしょうか。オンライン会議とは、Wi-Fiやモバイル回線などでつないだインターネットを介して、PCやタブレット、スマートフォンなどのモバイルデバイス、またはテレビ会議専用機材を使いビデオ通話できるシステムのことです。「Web会議システム」という用語も耳にしたことがあるかも知れませんが、意味としては同じものと理解して構いません。
オンライン会議システムを活用すれば、直接対面しているかのように遠隔地にいる相手と、きめ細かなコミュニケーションをとれることがメリットといえます。
オンライン会議とテレビ会議の違い
従来は、遠隔地にいる相手との会議といえば「テレビ会議」が主流でした。ではテレビ会議とオンライン会議では、どのような点が違うのでしょうか。
まず、テレビ会議システムは、オフィスの会議室など特定の場所にあらかじめカメラやマイクといった専用機器を備え付けることが必須となる点で、オンライン会議システムとは異なります。専用機器を導入するにあたり、手間やコストがかかる点と、専用機器がない拠点との会議はできないため、いつでもどこでも会議がしやすいオンライン会議ほど柔軟性がない点に注意が必要です。
しかし、オンライン会議システムと比較すると、音声や映像などの品質が安定しやすいという大きな特長があり、地域単位での大きな会議など、多数対多数の会議には適しているといえるでしょう。
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オンライン会議がおすすめな企業
ここからは、オンライン会議がおすすめな企業とはどのような企業かについて、2点ご紹介します。コストをかけたくない企業
前述したように、テレビ会議は専用機器の導入コストや会議をするために、オフィスの一室をわざわざ用意する必要があります。しかし、オンライン会議はインターネット回線とそれにつながるデバイスさえあれば、場所にとらわれず、いつでもどこでも自由に開催できます。そのため、会議システムにコストをあまりかけたくない企業は、オンライン会議を選択したほうが良いでしょう。オフィスに集まることがない企業
テレビ会議はあらかじめ専用機器が設置された部屋でしか開催できません。つまり、会議を開ける場所はおのずと限られてしまうことになります。
反面、オンライン会議は、インターネットに接続できるPCやタブレット、スマートフォンなど様々なモバイルデバイスから会議に参加できます。つまり、オフィスに集まらずとも業務を遂行できる組織であれば、オンライン会議のメリットを十分活かせるといえます。もしも、意思決定者が遠隔地へ出張しているような場面であっても、会議を延期や中止することなく予定通り開催し迅速な判断や決定が可能になります。場所にとらわれないということは、スムーズに業務を進めるにあたって、大きなアドバンテージになるのです。
テレビ会議がおすすめな企業
では引き続いて、テレビ会議が適している企業とはどのような企業なのかについて説明します。安定した環境で会議を行いたい企業
オンライン会議は、インターネットが不安定な場合、映像や音声が乱れたり途中で切断されたりすることがあります。その点、テレビ会議システムでは映像の解像度が高いため、相手の顔がくっきり見え、表情をよく読み取れます。また音声も乱れることなくクリアに聞こえるため、ほとんど聞き返す必要がありません。お互いにストレスなくコミュニケーションがとれることから、質の高い会議となり、成果を上げられる可能性が高くなるでしょう。
このように、「とにかく安定した通信環境にこだわって会議をしたい」という企業には、たとえ多少コストや手間がかかったとしても、テレビ会議システムを導入するほうがおすすめです。
重要な意思決定を遠隔会議で行いたい企業
映像や音声がいつ切れるか分からない不安定な状態では、なかなか重要な意思決定を下しにくいものです。しかし、映像の解像度が高く、音声もクリアに聞こえるテレビ会議システムでは、画面越しに見える相手の表情が手にとるように分かるため、自信をもって意思決定しやすくなります。特に現在、工事現場や医療現場などで利用されるケースでは、この「安定した通信環境」で「重要な意思判断中に途切れることがない」というメリットを重要視し、テレビ会議システムを採用されているケースが多くあります。したがって、遠隔からでも重要な意思決定を行いたい企業は、オンライン会議システムよりもテレビ会議システムを導入すると良いでしょう。新しい会議の方法「ハイブリッド会議」とは？
昨今、新しい会議の形として「ハイブリッド会議」が注目を浴びるようになってきています。ハイブリッド会議とは、会議やセミナーをリアルな会場で実施している様子を撮影し、リアルタイムでオンライン配信します。そのオンライン配信を見ている参加者と、リアル会場での参加者とをインターネットでつないで融合した会議のことを指します。参加者は、実際に会場へ足を運んでも、オンライン配信で参加しても良く、どちらか好きなスタイルで参加できるというメリットがあります。
そもそも、ハイブリッド会議が注目されるようになった背景には、新型コロナウイルスの感染拡大が大きくかかわっています。集合型での会議や講義ができない状況が続いたことで、リアルで開催する良さ、たとえば空間を共有して反応を肌で感じられるといったことなどが改めて見直されるようになりました。一方で、今やあらゆる企業で働き方改革が進められており、会場に足を運ぶまでの時間やコストを抑え、オンライン化を徹底して業務効率化を図ることが、ワークライフバランスの維持につながっていくともいえます。このような時代の背景から、リアルの良さを活かしたオフライン会議と、新しい働き方で実現するオンライン会議を「良いとこ取り」した会議システムとして、「ハイブリッド会議」が誕生したのです。
ハイブリッド会議を実現する「Microsoft Teams Rooms」
Microsoft社は、オンライン会議システム、Microsoft Teamsをハイブリッドワークとして進化させました。それがMicrosoft Teams Roomsです。Microsoft Teamsは、個人のアカウントに紐付けて利用します。ただ、会社からPCやタブレット、スマートフォンなどを貸与されていない場合は、Teams会議に参加できないこともありました。そこで、ミーティングライセンスを個人に紐付けるのではなく、会議室などに設置されたデバイスに紐付けることで、その場所からは誰でもMicrosoft Teamsを使ったWeb会議や講義などへ簡単に参加できるようにしたのです。つまり、Microsoft Teams Roomsは、Teams会議の参加に必要な機能（デバイスコンピューター、カメラ、マイク、スピーカー、ソフトウェア）が備わった会議ソリューションであり、それに Microsoft Teams Roomsのミーティングライセンスを付与することで、参加者の誰もがまるで一堂に会しているかのようなハイブリッド会議が実現できるようになります。
また、Microsoft Teams Roomsの導入に必要なものは、共有デバイスとライセンスのみであり、気軽に試せるのもポイントといえるでしょう。
Microsoft Teams Rooms は様々なニーズに応える
Microsoft Teams Roomsは、オンライン会議とテレビ会議のそれぞれの良さを活かし、どちらのニーズにも応えられるようになっています。コスト
すでにご紹介したように、Microsoft Teams Roomsを導入する費用としては、後述する「専用デバイス」と「ライセンス」のみで事足りるため、大きな負担がかからないのが魅力です。専用デバイスについても様々なメーカーから販売されており、価格帯が選べるため、自社に適したものを購入できます。またライセンスも月額制のため、初期コストが抑えられて安心です。オフィスに集まる人数
Microsoft Teams Roomsは、ハイブリッド会議を可能にしたソリューションのため、そもそもリアルでオフィスに集まる人数や、オンライン配信で参加する人数について気にしなくてよいというメリットがあります。また、参加者の顔をモニター画面で一覧表示できるため、大人数でも全員の表情や反応を確かめながら会議や講義を進められるなど、より参加者同士がつながりを感じられるようになっています。
安定した環境
映像や音声などがクリアというテレビ会議の特長を引き継ぎ、Microsoft Teams Roomsは会議室内のハウリングやWi-Fi干渉を防いでくれる機能が搭載されており、安定した環境を構築できます。また、ビデオ会議システムのトラブル等もTeams管理センターで確認できるため、安心して運用できるでしょう。重要な意思決定を行いたい
Microsoft Teams Roomsは、重要な意思決定をしたい企業や組織にもおすすめです。リモートでの参加者の顔が表示され、表情を確認できたり、音声を拾いやすく聞き取りやすかったりして、臨場感のある環境が実現できるからです。また、必要に応じて、契約書などの資料送付やアイデアをまとめたホワイトボードの共有など、スムーズに商談や会議が進められる機能も搭載されています。
Microsoft Teams Rooms と Microsoft Teams の違いとは？
これまでにもご紹介したように、Microsoft Teams RoomsはMicrosoft Teams環境を誰でも簡単に実現できるソリューションとして提供されています。実際に利用するためには、共有デバイスが必要となる一方で、いくつかの機能が実現できるようになります。必要なデバイス
Microsoft Teams Roomsは、デバイスとソフトウェアで構成されるソリューションのため、ミーティングライセンスを紐付けるための共有デバイスが必要になります。一方、Microsoft Teamsは個人のアカウントに紐付けられるため、共有デバイスは不要で、代わりにPCやタブレット、スマートフォンなどのデバイスが必要です。
共有デバイスは以下のような種類が提供されていますが、それぞれの能力は各ベンダーによって異なるため、自社にとって必要なものをチョイスするとよいでしょう。
- Microsoft Teams Rooms on Windows
OSはWindows 10 Enterpriseを使用し、高度なプレゼンテーションやコンテンツ共有が可能です。また、会議室の大きさやレイアウトに合わせて機能を選択できるのが特長です。 - Microsoft Teams Rooms on Android
コラボレーションバーで一体化されており、会議室のモニターに設置して使用します。OSはAndroidで、必要なコンポーネントやケーブルなどが少ない小さなスペースや会議エリアにも向いています。 - Microsoft Surface Hub
WindowsやOffice、Microsoft Whiteboard、Microsoft Teamsなどが搭載され、チームでのハイブリッド ワークプレースでコラボレーションを強化するための必要な機能を使えます。
必要なライセンス
Microsoft Teams Roomsを導入して利用するためには、Microsoft Teamsとはまた別の異なる専用ライセンスを、共有デバイス1台に対して1ライセンス分購入する必要があります。なお、Microsoft Teamsは、1ユーザーに対して1ライセンスが必要となります。
なおMicrosoft Teams Roomsのライセンスはデバイス単位かつ月単位の年間サブスクリプション（自動更新）で、以下のように2種類用意されています。
- Microsoft Teams Rooms Standard
：¥1,630（税抜き）／月
基本的な機能は使えますが、Microsoft Teams RoomsのデバイスをTeams管理センターで自己管理しなければならない点はあらかじめ理解した上で契約する必要があります。 - Microsoft Teams Rooms Premium
：¥5,440（税抜き）／月
24時間365日体制で会議室のシステムをアウトソースで管理してくれる機能が付いており、いつでも最適なミーティング環境を維持できるため、多少コストがかかっても手間をかけたくない場合におすすめです。
実現できる機能
では最後に、Microsoft Teams Roomsならではの実現できる機能について3点ご紹介しましょう。ホワイトボードの有効活用
会議や講義中、アイデアを出したり考えをまとめたりする際に便利なのがホワイトボード機能です。Microsoft Teams RoomsにSurface Hubもしくはタッチディスプレイを接続するだけで、デジタルホワイトボードとして使えるようになります。また、会議室にあるホワイトボードも見やすいように、コンテンツカメラが人を透過して映してくれる機能もあります。ホワイトボードだけではなく、ディスプレイもすべて映してくれるため、リアルやオンラインを問わず、参加者全員でのコミュニケーションが活発化するでしょう。AIによる文字起こし
また、議事録を残しておくのに有効なのが、AIによる文字起こし機能です。インテリジェントスピーカーによって、会議中にどのような話をしたのかをテキスト化してくれるため、会議中はコミュニケーションをとることに集中でき、またわざわざ議事録をとる必要がなくなるというメリットがあります。将来的にはグローバルな利用が増えていくことを見据え、デバイスは翻訳機能が搭載されたインテリジェントスピーカーになっていくでしょう。
パソコン画面を占有しない
オンライン会議やビデオ会議中、ファイル資料を開いて顔を映し、新着メールが来たらそれを開いて、といったようにパソコン画面が占領されてしまった経験はないでしょうか。Microsoft Teams Roomsは専用の共有デバイスを使用するため、自分自身のPCと使い分けられ、高い生産性を確保できます。たとえ自身のPCのスペック（カメラや音声品質）にあまり満足していない場合でも、Microsoft Teams Roomsの高品質なデバイスを使えれば、ストレスフリーに会議や講義へ参加できます。
