近年、新型コロナウイルスの影響によりテレワークが急速に普及したこともあり、オンラインでのコミュニケーションの重要性が増しています。本記事では、オンラインコミュニケーションの具体的なメリットと課題、その対策を詳しく解説します。
オンラインコミュニケーションとは
オンラインコミュニケーションは、インターネットを通じて行われるコミュニケーションのことです。遠隔地にいる人同士が行われることも、同じ社内にいる人同士で行われることもあります。手段としてはテキスト、ボイス、ビデオなどがあり、用途に応じて使い分けられます。どの形式でも双方向でリアルタイムのコミュニケーションを行えるため、距離の壁を感じさせず、迅速な意思疎通が可能です。
オンラインコミュニケーション増加の背景
新型コロナウイルスの蔓延により、私たちの働き方は大きく変わりました。感染拡大防止のため、テレワークを導入する企業が急増し、従来の出社型勤務からリモートワークへとシフトする動きが加速しました。こうした背景を受けて、オンラインコミュニケーションの重要性がこれまで以上に高まっています。働き方が多様化するなかで、遠隔地にいる同僚や上司とも気軽にコミュニケーションをとることが求められ、オンライン会議ツールやビデオ通話アプリの利用が急速に普及しています。
参照元：令和5年版情報通信白書｜総務省
オンラインコミュニケーションのメリット
オンラインコミュニケーションには、働き方を大きく変えるとともに、
- 場所を選ばずコミュニケーションがとれる
- 業務効率化に繋がる
といったメリットがあります。以下では、これらのメリットについて解説します。
場所を選ばずコミュニケーションがとれる
オンラインコミュニケーションの最大の利点のひとつは、場所を選ばずにコミュニケーションがとれることです。在宅勤務やフリーアドレス制のオフィスでも、物理的な場所に関係なく、スムーズに連絡を取り合えます。社内はもちろん、社外のクライアントとも商談を行うことが可能です。
業務効率化に繋がる
オンラインコミュニケーションは、業務効率化にも大きく貢献します。まず、会議や商談への移動時間や交通費の節約が可能となり、時間とコストとの両面での効率化が図れます。従業員はより多くの時間を本来の業務に充てられ、業務の効率化に繋がります。さらに、オンラインツールを使用することで、リアルタイムでのコミュニケーションが可能となり、対応や問題解決を迅速に行えるようになります。やり取りは録画やテキストとして記録され、あとから確認することも容易です。
オンラインコミュニケーションの課題
オンラインコミュニケーションは多くのメリットをもたらしますが、一方で課題も存在します。たとえば、
- 組織の一体感が損なわれる可能性がある
- 誤解が生まれる可能性がある
- 関係を築きにくいと感じることもある
- 拠点間でのコミュニケーションが活性化しない
といったことです。ここでは、これらの課題について解説します。
組織の一体感が損なわれる可能性がある
オンラインコミュニケーションは便利で効率的ですが、その反面、一方的な報告や指示になりがちです。特に顔が見えない状況では、相手の反応や感情を読み取ることが難しくなります。遠隔地同士の場合には、交流や親睦の機会が減少し、対人関係が希薄になってしまうかもしれません。このような状況では、組織全体の一体感が損なわれやすくなります。従業員は孤立感を覚えやすくなり、メンタルヘルスに悪影響を与えたり、離職率が増加したりといったリスクが生じます。
誤解が生まれる可能性がある
対面のコミュニケーションでは、声のトーンや表情などで微妙なニュアンスを伝えることができますが、テキストベースの場合は自分の感情を正確に伝えることが難しくなり、誤解が生まれる可能性があります。さらに、オンライン会話のテンポは対面時とは異なるため、戸惑いや不安を感じることがあるかもしれません。顔が見えないオンラインコミュニケーションの際には、丁寧な言葉遣いや補足説明を心がけることが重要です。
関係を築きにくいと感じることもある
対面では、会議の合間や休憩時間に自然とスモールトークや雑談が生まれますが、オンラインではこうしたことは難しくなります。会話ひとつでも相手のタイミングを見計らう必要があり、気軽に話しかけることが難しいと感じる人も少なくありません。組織としては、雑談の時間を意図的に設けるなど、オンライン上でも関係を築けるような工夫をすることが求められます。
拠点間でのコミュニケーションが活性化しない
拠点が離れていると、互いの表情を見られないため、日々のちょっとしたコミュニケーションを取ることがなくなり、両者の関係性が希薄化してしまう懸念が生じます。コミュニケーションを活性化するには、定期的にミーティングやイベントを開催するといったことが考えられますが、コミュニケーションツールを活用する方法もあります。
拠点間の課題を解消「Conova」
拠点間のコミュニケーションの課題を解消するための革新的なツールに、空間接続プロダクトの「Conova」があります。Conovaは、離れた空間同士を等身大のサイズでつなぎ、まるで「この場」にいるかのようなコミュニケーションを実現します。
参照元：Conova
空間接続プロダクトConovaの特徴
Conovaは、オンラインコミュニケーションで発生するさまざまな課題を達成するために、「常時接続」「臨場感」「拡張性の高さ」といった特徴を備えています。
常時接続
Conovaは常時接続することで、拠点間の距離感をなくし、まるで同じ空間にいるかのようなコミュニケーションを実現します。ユーザー間に自然なやりとりが生まれ、よりスムーズな情報共有を実現します。会話にタイムラグがないため、相手が目の前にいるかのように話が弾むなど、コミュニケーションがより円滑化します。
臨場感
臨場感の高い映像と音声、さらには等身大の映像を映し出すことにより、拠点間で表情や声のトーン、ボディランゲージなどの非言語的な情報も伝わります。オンラインでも対面に近いコミュニケーションができるため、感情や思いをより正確に伝えることが可能です。高い臨場感は、従来のオンラインツールでは得られなかった深い対話を実現します。
拡張性
アウトドア・キャンプ用品ブランドであるスノーピークのテーブルや焚火台などを組み合わせることで、さまざまなシーンに応じた空間を創り出せます。オフィスや会議室を、リラックスした雰囲気でのミーティングや、チームビルディングの場として活用することも可能です。
空間接続プロダクトConovaが解消できる課題
オンラインコミュニケーションの課題を達成するためのツールとして紹介した「Conova」を利用すれば、「離れた拠点との関係の希薄」「組織間の壁」「組織風土継承」といった課題を解消することが可能です。以下で詳しく解説します。
離れた拠点との関係の希薄
Conovaは、離れた拠点間の関係を強化する力をもっています。従来のオンラインコミュニケーションでは、ビデオ通話であっても実際に顔を合わせる感覚からは遠く、人間関係が希薄になりがちでした。Conovaを使用すれば、日常のあいさつや業務外のカジュアルな会話が自然と増え、拠点間のコミュニケーションでの質と量の向上が期待できます。拠点間の交流が活発になれば、組織の一体感や信頼関係が深まり、より強固なチームワークが生まれます。
組織間の壁
Conovaは、組織内の壁を取り除く手助けをします。通常、異なる部署や役職の人々とは日常的に会う機会が少なく、コミュニケーションの障壁が存在しますが、Conovaを活用すれば、普段接することの少ない他部署や異なる役職の人々とも気軽に話せるようになり、組織の横断的な連携が促進され、全体の創造性や革新性が高まります。プロジェクトの進行や問題解決のスピードの向上に寄与することも期待できます。
組織風土継承
Conovaは、組織風土を効果的に継承することができるツールです。従来、離れた拠点同士では組織の歴史や文化、価値観を共有することが難しく、認識の相違が生じがちでした。しかし、Conovaを使用することで、離れた拠点同士でもまるで同じ空間にいるかのように組織のアイデンティティを共有できるため、組織全体の一体感が強化されます。
組織のアイデンティティが強化されれば、所属メンバーはより一層同じ方向に向かって行動を起こせるようになります。メンバー一人ひとりが組織の目標やビジョンを深く理解し、目標達成のために協力しあうことで生まれる統一感は、組織のモチベーションやエンゲージメントの向上をももたらします。
まとめ
オンラインコミュニケーションは、現代の働き方において欠かせない手段です。時間や場所に縛られずに情報を共有できるという大きなメリットがある一方で、組織の一体感や意思伝達の円滑化といった面では課題も存在します。しかし、こうした課題は、適切なツールや対策を導入することでが解消することが可能です。
スノーピークビジネスソリューションズはグループ全体で400超のDXプロジェクトに取り組み、課題の本質改善に特化した活動を行っています。オンラインコミュニケーションの質を向上させたい場合は、ぜひConovaの活用をご検討ください。
