リモートワークなどの影響でTeamsを導入する企業が増えています。しかし、社外の人とファイル共有するときに使いにくいと感じたことはないでしょうか。そこで、本記事では経営者様や管理職の方に向けて、ファイル共有時の不便を解消する「metis fiebie」というセキュアファイル転送アプリを紹介します。
Teamsでファイル共有する際の課題
Teamsで社外へファイル共有をする場合、情報漏洩リスクの観点から手順が煩雑になりがちです。一度パソコンのローカル環境にファイルをダウンロードし、パスワードなどを設定してから転送するといった手順を踏むことが多いでしょう。
しかし、そうした手順を踏む場合、ヒューマンエラーによって情報が漏洩する可能性があります。まず、パスワード設定をすればセキュリティ対策が万全かというと、そうではありません。設定したパスコードによっては脆弱性が高く、入力回数に制限が設けられていない安直なパスワード設定のファイルは、解析ソフトなどで第三者に開封されてしまう可能性があります。手順の見落としからパスワードを設定しないケースや送信先の誤りなど、ユーザーに依存する部分も大きく、徹底した管理は難しいでしょう。
また、ファイル共有の問題はパスワードだけではありません。受信したファイルをTeamsに再アップロードする手間や、ダウンロードしたファイルとTeamsに移したファイルが同時に存在することによる二重管理の発生、大容量のファイルを送りたいのに相手の環境が対応できないなどの問題が起きることがあります。
こうした問題を解消する手段として、ファイル共有のために社外の人を自社のTeamsに招待する企業も増えています。しかし、そのために社内利用とは別の運用ルールを用意しなければならないため、管理の難しさから簡単には導入できないと考えている企業も少なくありません。
セキュアファイル転送アプリ「metis fiebie」とは
ファイル共有の利便性で課題があるTeamsですが、先述した問題を解消するサービスが、セキュアファイル転送アプリ「metis fiebie」です。metis fiebieは、Teamsの機能を拡張できるアドオンサービスです。Teamsでファイル共有をする際に不便に感じる部分の解消を狙ったサービスで、社外ユーザーとTeams上のファイルを簡単かつ安全にやり取りできるようにする機能を備えています。
本アドオン「metis fiebie」を開発したJBS（日本ビジネスシステムズ株式会社）は、ITソリューションの提供を事業として行っています。ビジネス上の課題をIT技術の導入により解決し、定着化させてきたという実績の積み重ねが評価され、マイクロソフトのパートナーとして数々のアワードを受賞している企業です。
metis fiebieの利用例
本サービスでファイルを送信する際の手順や利用方法の詳細をご紹介します。利用事例も掲載するので、社内のファイル共有プロセスと比較してみてください。
「metis fiebie」ファイル送信のステップ
ステップを簡単に説明すると、アドオンの送信画面上で送りたいファイルを選択して、送信ボタンを押すだけです。社外にファイルを送信する場合も同様のステップを踏みます。社内共有と異なる点は、社外の人はファイルの送受信にブラウザを利用する点です。アプリは必須ではないため、Teamsを利用していない企業ともファイル共有しやすい仕様でしょう。
ファイルを送信する際は、メール文章を添えることが可能です。送信画面に文章の入力欄があるため、記載したいことがある場合は文字を打ち込んでから送信しましょう。送信する準備が整ったら、送信ボタンを押せば送付完了です。送信すると、ファイルのダウンロードURLが相手に自動的に通知されます。
セキュアファイル転送アプリを活用するメリット
「metis fiebie」を利用すると、セキュリティレベルの高いパスワードが自動設定されること、15GBまでの大容量ファイルの受け渡しに対応できること、保存先にTeams内のフォルダを直接指定できるといったメリットがあります。
特にパスワード設定に関しては、ユーザーに任せるよりもセキュリティ性が高く安定します。ユーザー依存のパスワード設定では、パスワードの強度にばらつきが出てしまう点が課題でした。しかし、アプリがパスワードを生成した場合、脆弱性が低く堅牢なパスワードを自動で設定してくれるため、脆弱性やパスワードのつけ忘れといった管理が行き届きにくい部分もカバーできます。さらに、ファイル共有時に相手側へパスワードを自動通知されるようになっているため、手動で相手に知らせる手間を省けます。
また、自分がファイルをダウンロードする際は、保存先として直接Teams内のフォルダを指定可能です。受信したファイルを目的のフォルダへ移動し直すという手間も省略できます。ファイルの送受信履歴などの利用ログが残るため、ファイルを誰がいつ送ったか、受け取ったかの追跡も可能です。情報漏洩を予防し、問題が発生した際には追跡ができる点もセキュアファイル転送アプリを活用するメリットの1つでしょう。
セキュアファイル転送アプリ metis fiebie の主な機能
Teamsで利用できるアドオンサービス「metis fiebie」のメインとなる機能について一通りご紹介します。機能は一般ユーザー向けと管理者で違います。
一般ユーザー向けの機能
ファイル送信、ファイル収集（ファイルの受信に関する機能）、利用状況ログ参照などの機能を利用できます。ファイルを送信する場合はダウンロードできる有効期限を設定したり、相手側に読んでほしい伝言文を添付したりする機能も利用可能です。相手の人がファイルをダウンロードしたときやアップロードしたときに通知するかどうかの設定もできます。
利用状況ログやアクセスログの参照機能も利用でき、ファイルの送信・収集状況やファイルのアクセス日時のチェック、各ユーザーの操作履歴などの参照が可能です。誰がどんな操作をしたかを知りたいとき、すでに受領したファイルなのかをチェックしたい場合などに重宝します。業務上でアプリを利用して仕事を進めていく用途なら、一般ユーザー向けの機能で十分でしょう。
管理者向けの機能
管理者向けの機能では、システム設定やメールテンプレートを編集したり、システム管理者や利用ユーザーの登録・削除をしたりできます。アプリのシステムを全体的に制御する設定を行えるのが管理者向けの特徴です。
システム設定機能ではダウンロードできる限界のサイズや、自社以外のゲストユーザーも利用できるようにするなどの設定できます。メールテンプレート設定機能では、ファイルと一緒に添える文章の定型文の編集が可能です。
システム管理者登録・削除機能では、アプリシステムを管理するユーザーの設定ができます。利用ユーザー登録・削除機能では、一般向け機能を利用してファイルの送受信操作ができるユーザーの管理を行うことが可能です。管理者向けの機能でもシステム全体のアクセスログを参照できます。不審な操作がないかなどのセキュリティ対策にも役立つでしょう。
利用条件と価格
次では、本サービスを利用するための推奨環境や利用条件、価格についてご紹介します。
利用環境
「metis fiebie」を利用する際、社内ユーザーと社外ユーザーとで求められる環境が異なります。
社内ユーザーが利用する場合、サービスを追加するためにMicrosoft Teamsが有効な状態になっている必要があります。さらに、AADの構成、クラウドIDまたは同期IDの管理・認証を実施していること、Teamsの設定でアドオンアプリのインストールが許可されていることが本サービスを利用する条件です。
Teamsを利用するパソコン（クライアント）の環境はWindows 10が推奨されています。Teamsにはソフトウェアの種類がありますが、サービスを利用するにはデスクトップ版のTeamsアプリが必要です。また、社外ユーザーの方がmetis fiebieを通じてファイルの共有を行う場合、OSはWindows 10、ブラウザは最新版Google Chromeを推奨しています。
価格について
利用条件があり、契約期間は最低でも1年間、契約ユーザー数500人から利用可能です。500人以下で利用したい場合でも、500人分の価格で契約すれば利用できます。
料金は月額制で基本料金と運用費がかかります。基本料金は3万円で、月額運用費は契約ユーザー数に応じて変動します。500～2,400人までは一人あたり100円、2,401～6,000人までは1人あたり80円、6,001～1万5,000人までは1人あたり50円、1万5,000人以上は1人あたり30円と、ボリュームディスカウント形式になっています。これらはいずれも税抜き価格です。
例えば、契約ユーザー500人規模で利用する場合、支払い費用は基本料金の3万円に月額運用費を加算した金額が利用費です。契約ユーザーが500人なので、月額運用費の計算式は「100円/人 x 500人 ＝ 5万円」です。つまり、500人規模で契約した場合の利用料金は8万円で、こちらが最低利用料金にあたります。
まとめ
「metis fiebie」はMicrosoft Teamsの機能を拡張する形で導入できるアドオンサービスです。社外の人とのファイル共有を省力化でき、なおかつセキュリティ性が高く情報保護の面でも安心して利用できます。Teamsでのやり取りに管理の手間を感じているのであれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
