シェアの高いグループウェアとは？グループウェアの選び方と機能を紹介

グループウェアは自社の業務をより効率化するために欠かせないソフトウェアです。社員同士のコミュニケーションやスケジュール管理などの機能に加え、他システムとの連携でさらに便利に使えるツールも多く存在します。

本記事ではグループウェアに必要な機能、シェアを確認し、どのようにグループウェアを選定すればよいのか解説します。

グループウェアとは

グループウェアとは、コミュニケーションや情報共有などの多彩な機能を持ち、業務効率を向上させるためのソフトウェアです。

現代において、仕事はチームやグループを組んで行うケースがほとんどです。グループウェアを利用すれば、チームやグループ内で情報やスケジュールを共有できます。情報共有により、業務効率の向上とともに、タスク漏れや納期の遅延といったリスクの低減が図れます。

また、テレワークやサテライトオフィスといった働き方にも、グループウェアは有効です。

グループウェアには大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」が存在し、それぞれに特徴やメリット・デメリットがあります。組織のニーズや規模に応じて、最適な形態を選ぶことが重要です。

クラウド型グループウェアのメリット・デメリット

クラウド型グループウェアとは、クラウドサービスを利用したグループウェアです。クラウド型グループウェアのメリットとデメリットは以下の通りになります。

◾️メリット

◾️デメリット

オンプレミス型グループウェアのメリット・デメリット

オンプレミス型グループウェアとは、企業内部に設置したサーバ上で運用される方式です。オンプレミス型グループウェアのメリットとデメリットは以下の通りになります。

◾️メリット

◾️デメリット

グループウェアの主な機能

グループウェアは、企業や組織内での業務効率化を目的としています。グループウェアに搭載される代表的な機能は以下の通りです。

外部連携については、ローコードツールやノーコードツール、CRMなどの営業管理システムと連携できるものもあります。グループウェアの基本機能は、以下の記事で詳しく解説してますので参照してください。
【徹底比較】グループウェアの基本機能とおすすめ15選｜無料体験版もあり

グループウェアの市場シェア

株式会社PIGNUS社が2023年11月に実施した「グループウェアの実態調査」では、グループウェアのシェアは以下の通りとなりました。

出典：株式会社PIGNUS

Microsoftシリーズ、サイボウズ Officeは全企業規模で評価を受けています。3位はGoogle Workspaceが主流ですが、中堅企業についてはdesknet's NEOが3位に選ばれています。

シェアの高いグループウェアの共通点とは

グループウェア市場は、Microsoft 365やGoogle Workspaceなど、さまざまなサービスが競い合っています。それぞれの製品が提供する機能や使いやすさ、セキュリティ対応などが異なり、自社のニーズに合わせた選択が必要です。ここではシェアの高いグループウェアの共通点を紹介します。

機能が充実している

シェアの高いグループウェアは充実の機能を誇るツールが多い傾向です。グループウェアを選ぶ際、多機能であることは重要なポイントです。日々の業務に役立つ基本機能を網羅し、企業のニーズに応じた使い方ができるかどうかが判断基準になります。

Microsoft 365の機能

Microsoft 365はOutlookによるメールやスケジュール管理、Excelによるデータ分析、Teamsを活用したコミュニケーション機能など、ビジネス全般に必要な機能がそろっています。

また、クラウド上でドキュメントを共同編集できるため、部署やチーム間の効率化が可能です。

グループウェアというよりもコミュニケーションやファイル共有、スケジュールなどのアプリを総合的に提供するプラットフォームの意味合いが強い製品です。

Google Workspaceの機能

Google Workspaceは、Googleドキュメントやスプレッドシート、Gmail、Googleカレンダーなど、シンプルかつ使いやすいツールが特徴です。

リアルタイムでの共同編集が可能なGoogleドキュメントやスプレッドシートは、多くの企業で利用されており、柔軟なワークスタイルをサポートします。

Google WorkspaceもMicrosoft 365と同じくコミュニケーションやファイル共有、スケジュールといったアプリのプラットフォームの意味合いが強い製品です。

サイボウズ Officeの機能

サイボウズ Officeは日本企業向けのグループウェアで、スケジュール管理や掲示板機能など、現場に即したツールを提供しています。

また、業務フローのカスタマイズが可能で、さまざまな業種に対応できる点が特徴です。

サイボウズ社にはもう1つのグループウェアとして、サイボウズGaroonがあります。サイボウズ Officeは100人未満の中小企業向け、サイボウズGaroonは100名以上の大規模企業向けです。100名以上で利用する場合はGaroonが推奨されます。

操作性に優れている

操作性が優れていることも、シェアの高いグループウェアの特徴の1つです。優れた操作性であれば、社員全体への浸透が早く、利用頻度も高まります。使いやすいインターフェースは、従業員の負担を減らし、生産性向上にもつながるでしょう。

Microsoft 365の操作性

Microsoft 365は、WordやExcel、PowerPointなど、通常業務で使用頻度が多いインターフェースを使用しており、親しみやすい特徴があります。

また、デスクトップアプリとクラウド版のOfficeがあり、クラウド版はインターネットがあれば、どこからでも利用可能です。出張先やテレワークといった社外でも、同じ操作性で利用できる点は大きなメリットになります。

Google Workspaceの操作性

Google Workspaceは直感的な操作性が特徴です。ブラウザベースで動作するため、専用ソフトのインストールが不要で利用しやすい点も魅力です。

インターネットが利用できればどこからでも利用できます。また、GmailやGoogleカレンダーはスマートフォンでの操作が簡単で、操作性に優れています。

サイボウズ Officeの操作性

サイボウズ Officeは、日本語に特化した操作性が評価されています。日本のビジネス慣習に適したインターフェースと豊富なヘルプ機能により、利用者がすぐに慣れることができます。

また、Google Workspaceと同様にブラウザ上で動作するため操作性がパソコンにより変わることがありません。

スマートフォンやタブレットからの利用も考慮されており、移動中や出張先からでも社内と変わらない操作性で利用可能な点がメリットです。

セキュリティ対策が万全

シェアの高いグループウェアは、セキュリティ対策も万全です。グループウェアは顧客情報や機密情報を取り扱うケースが少なくありません。情報漏えいや不正アクセスに対するさまざまなセキュリティ機能を備える必要があります。

Microsoft 365のセキュリティ

Microsoft 365は多要素認証や暗号化、マルウェア対策といった高度なセキュリティを備えています。また、各ソフトウェアのアップデートはMicrosoft社が行うため、常に最新のセキュリティを利用可能です。

Microsoft Intuneを利用すれば社員が利用しているBYOD（Bring Your Own Device/私用端末）も管理できるため、高いセキュリティを確保できます。

Microsoft 365のセキュリティ機能については以下の記事に詳しく紹介しています。
Microsoft 365のセキュリティ機能と活用方法を徹底解説

Google Workspaceのセキュリティ

Google Workspaceは、クラウドサービスでのセキュリティが強みです。数々の認証を取得しており、二段階認証やパスキー、AIによる脅威検知機能によりサイバー攻撃のリスクを最小限に抑えます。

クラウドサービスであるGoogle Workspaceは、データをクラウド上に保存します。ローカルディスクに保存しないため機器の盗難や紛失の恐れがない点もメリットです。

サイボウズ Officeのセキュリティ

サイボウズ Officeは、日本国内の企業向けにプライバシーマーク取得やISMS認証を取得しています。また、セキュリティインシデント対応専門チームも設置しており、高いセキュリティを確保している点も特徴です。

機密情報を確実に守るために、オンプレミス版を選択する方法もあります。オンプレミス版であれば限られたネットワークしかアクセスできないため、より厳密なセキュリティ管理が可能です。

外部ツールとの連携ができる

シェアの高いグループウェアは、外部との連携を強みとしている場合が多いです。グループウェアは社内情報だけでなく顧客情報などを取り扱うケースが多く、外部ツールと連携することで利便性を大幅に向上できます。また、情報を一元管理できるためデータ管理を容易にします。

Microsoft 365の外部連携

Microsoft 365は、Power BIやSharePointといったMicrosoftの他製品との連携が強力です。Power Automateの様な自動化ツール（RPA）により定形業務を自動化・効率化できます。その他、代表的な外部連携には以下があります。

これらにより、情報を一元化できる点がメリットです。

例えば顧客情報が変わった場合、連携システム元で顧客情報を変更すれば、全てのシステムに反映されます。

Google Workspaceの外部連携

Google Workspaceの外部連携は、Microsoft 365と同じく顧客管理ソフト（SFAやCRM）やSlackなどのコミュニケーションアプリとの連携が可能です。その他、Googleカレンダーと他のツールを同期することで、効率的なスケジュール管理を実現できます。

また、Googleスプレッドシートに登録した顧客情報や営業情報を、Google MAP上で確認できる顧客マッピングツールといった連携サービスもあります。

サイボウズ Officeの外部連携

サイボウズ Officeとの連携はMicrosoft OutlookやGoogleカレンダーと連携可能ですが、同社が提供しているkintoneとの連携が強力です。

kintoneはノーコード・ローコードツールで、特別なスキルがなくても業務システムやアプリ、ワークフローを作成できます。また、国内ベンダーのツールとの互換性が高く、情報の一元管理がしやすい点が評価されています。

グループウェアの選び方

グループウェアは、業務の効率化を図る上で欠かせないソフトウェアです。多くの企業が導入を検討する中で、シェアの高い製品には一定の共通点が見られます。

しかし、自社に最適なグループウェアを選ぶためには、自社の業務を分析した上で各製品の特徴を理解し、業務にどのようにフィットするかを見極めることが重要です。

ここでは、グループウェア選びの際に注目すべきポイントを解説します。

機能

グループウェアを選ぶ上で、どのような機能が備わっているかは最も重要な要素の1つです。

製品によって、スケジュール管理、コミュニケーション、ファイル共有、ワークフローなどの標準機能が異なります。また、現状保有している資産が利用できるか、確認が必要です。

例えば、既にMicrosoft 365を利用しているのであればMicrosoft 365をそのまま拡張する方法が有効な手段になります。また、Zoomライセンスを取得済みの場合は、グループウェアにWeb会議システムがなくても問題ありません。

このように、自社が必要としている機能、今後必要とするであろう機能を明確にした上で、必要としているニーズを満たす製品を選ぶことが重要です。

操作性

どれだけ機能が豊富でも、操作性が悪い製品は現場で使われない恐れがあります。直感的なインターフェースや、最低限のトレーニングで使いこなせることが重要です。

例えば、Google Workspaceはシンプルな画面設計で、ITに詳しくない社員でもすぐに使いこなせます。サイボウズ Officeは、国内企業向けに調整された分かりやすい操作画面が特長です。

一方、Microsoft 365は豊富な機能がゆえに、最初の学習コストがやや高いものの、1度慣れれば効率的な作業が可能です。

このように利用する社員のレベルに合わせてグループウェアを選定したり、導入時に講習会を開催したりする必要があります。

サポート

グループウェアは長期間の使用が前提となるため、サポート体制の充実も重要な選定基準です。トラブルが発生時に迅速な対応が受けられることは、業務の停滞を防ぐ上で欠かせません。

例えば、サイボウズ Officeは日本国内の企業向けに電話サポートを提供しており、細かな相談に乗ってくれる点が強みです。Microsoft 365はグローバルなサポート体制が整っており24時間の問い合わせ対応が可能です。Google Workspaceもチャットやメールで迅速に対応してくれます。

このように使い方の質問や不具合の対策、誤って削除したデータの復旧などをすぐにサポートしてくれるグループウェアを選定するとよいでしょう。

既存ツールとの連携

既に導入しているシステムやツールとの連携がスムーズに行えるかどうかも、グループウェア選びの大きなポイントです。既存ツールと連携できれば、データ移行などに工数や経費をかけることなく、保有している資産を有効活用できます。

例えば、Microsoft 365はExcelやWordなどとの連携がスムーズで、これまで作成したデータをそのまま活用できます。

Google WorkspaceはAPIを活用した外部ツールの導入が容易で、さまざまな業務アプリと組み合わせて使用可能です。

サイボウズ Officeも、勤怠管理や会計ソフトとの連携機能を提供しています。

このように、既存ツールと連携できるか否かは、導入時の手間や費用だけでなく、情報の一元管理といった観点からも重要な要素になります。

価格

最後に価格も重要な選定基準です。導入コストだけでなく、月額費用などのランニングコスト、追加機能のコスト、保守にかかるコストなどトータルコストを把握する必要があります。

Microsoft 365は多機能である分やや高価ですが、WordやExcelといったOffice製品の利用が可能であり、社内の生産性向上を考慮すれば投資する価値があるでしょう。

Google Workspaceは比較的リーズナブルな価格帯で、特に中小企業に人気です。

サイボウズ Officeは、必要な機能だけを選んで導入できるため、コストを抑えたい企業に向いています。

自社の規模、予算に合わせてグループウェアを選定しましょう。

シェアの高いグループウェアの一覧

市場で高いシェアを誇るグループウェアは、機能の充実、操作性の高さ、サポート、価格で評価されています。

自社に適した製品を選ぶには、各ツールの特長を理解することが重要です。ここでは、代表的なグループウェアを紹介します。

Microsoft 365

Microsoft 365は、Office製品との親和性が高く、ExcelやWord、Outlookなど、ビジネスに欠かせないツールが統合されています。クラウドベースで提供されており、いつでもどこからでもアクセス可能です。

また、Teamsを活用したコミュニケーションがスムーズで、ビデオ会議やチャットによる業務効率化が進められます。セキュリティ面も万全で、多要素認証やデータ暗号化に対応しているため、企業においても安心して利用できます。

また、Microsoft 365は生成AI「Copilot」との連携が可能です。ExcelやWordの作成やTeams会議のサポートなど、生産性を大きく向上できる可能性があります。

Microsoft 365は機能が非常に多いため、専門家に相談してもよいでしょう。

Google Workspace

Google Workspaceは、Googleスプレッドシートやドキュメント、Gmail、カレンダーなどシンプルかつ直感的に使えるインターフェースが特徴です。リアルタイムでのファイル編集や共有が可能で、リモートワークにも対応できます。

また、Google Meetによるビデオ会議やGoogle Chatでの迅速なコミュニケーション機能も持っています。これらのデータは、クラウド上で管理するため、データの管理負担を軽減可能です。

Google Workspaceも生成AI「Gemini」と連携できます。Microsoft 365と同じように大きく業務効率向上が期待できます。

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、日本国内での利用が多く中小企業向けに特化した使いやすさが特徴です。掲示板やスケジュール管理、ワークフロー機能が豊富で、社内の情報共有を円滑にします。

また、ユーザー数に応じた柔軟な料金体系が設定されており、コストパフォーマンスに優れています。導入サポートも手厚く、日本語での問い合わせ対応が可能です。

注意点として、オンプレミス版（サイボウズ社では「パッケージ版」）については、2026年にかけて販売が終了することが決定しています。サポートも2027年9月末に終了予定のため、導入する場合はクラウド版のサイボウズ OfficeかサイボウズGaroonになります。

サイボウズ Garoon

サイボウズGaroonは、サイボウズ社が提供する大規模組織向け（100人以上）のグループウェアです。
組織の複雑なワークフローにも対応できる機能を備えており、複数拠点や部門を持つ企業での導入が進んでいます。

また、オンプレミスとクラウドの両方が提供されているため、自社の運用環境に応じた選択が可能です。

サイボウズGaroonはMicrosoft 365と連携可能です。OutlookやTeams、OneDriveと連携できます。

desknet's NEO

desknet's NEOは、日本製のグループウェアで日本のビジネスシーンに合わせた機能が充実している点が特徴です。中堅企業ではシェア3位になります。

スケジュールやワークフローによる電子申請、Web会議といったグループウェアの基本機能の他に、安否確認やアンケートといった機能もそろっています。

その他の特徴として、desknet's NEOはノーコードツールを統合しています。自社の業務に合わせてアプリを作成でき、業務に合わせた機能を拡張可能です。

クラウド、オンプレミスいずれも対応可能でサポート体制も整っており、企業独自の要望に応じた導入支援が提供されます。

LINE WORKS

LINE WORKSは、コミュニケーションツールとしての意味合いが強いグループウェアです。オンプレ版はなく、クラウド版のみの提供となります。

LINEと似た使い方ができるため、使い慣れたインターフェースを活かして操作性に秀でています。

LINE WORKSはフリープランがあり、コミュニケーションやカレンダー機能が利用可能です。ただし、フリープランでは人数制限が30人まで、共有ストレージが5GBといった制限があります。

LINE WORKSは、ワークフローなどの機能は持ちませんが外部連携で追加可能です。

自社の優先ニーズがコミュニケーション機能であれば、トライアルを含めて1度試してみてもよいでしょう。

まとめ

グループウェアは自社の業務効率を向上させるためのソフトウェアです。シェアの高いグループウェアには、それぞれの強みと特長があります。

例えば、LINE WORKSはグループウェアの上位には入っていませんが、自社のニーズがコミュニケーションの強化であれば操作性になれている点、トライアルで試せる点などから導入の候補になりえます。

自社に適したグループウェアを選ぶ際には、まず自社が求める機能や既存システムとの連携、サポート体制を十分に考慮した上で比較検討しましょう。