社員管理システムの導入により、業務効率化や情報漏洩の防止、適材適所な人材配置が実現します。社員管理システムにはいくつかの種類があるため、目的にあわせて選ばなくてはなりません。本記事では、社員管理システムの概要や種類、代表的な機能、得られるメリットなどについて解説します。
社員管理システムとは?
社員管理システムとは、社員に関するさまざまなデータを一元管理できるシステムのことです。社員の氏名や住所、所属部署といった情報をはじめ、保有している資格や過去の経歴、受賞履歴といったデータを管理できます。
これらの情報を管理することで、人事業務を効率的に遂行することが可能です。過去の経歴や保有資格、スキルなどを把握できるため、適材適所な人事配置が実現でき、社員のパフォーマンスアップにつながります。
社員管理システムの種類
社員管理システムにはいくつかの種類があります。人事や勤怠管理など、単一の領域に特化したシステムもあれば、複数の機能を有する製品もリリースされています。そのため、システムの導入においては、自社の目的を明確にした上で検討を進めなくてはなりません。
社員管理システムの種類としては、給与計算業務を効率的に行える給与管理システムをはじめ、出退勤の記録・管理ができる勤怠管理システムなどがあります。その他にも、人事労務手続きや評価業務の効率化を図れる人事管理・労務管理システム、人材のスキルを一元的に把握し適材適所な人材配置につなげられるスキル管理システムなどが挙げられます。
社員管理システムの機能
社員管理システムに実装されている機能には、労務管理や人材育成、人事評価などがあります。実際には、導入する製品により実装されている機能が異なるため、事前の確認が必須です。
労務管理
労務管理機能は、社員の労働時間や対価、業務内容などの取り決め、管理などの業務を支援します。社員の労働を適正に管理することで生産性の向上を図るほか、コンプライアンス違反を回避することも労務管理の役割です。
労務管理の適正化は、社員のモチベーションアップにもつながります。社員の健康や労働条件の管理、業務改善の取り組みも労務管理の役割に該当するため、適正な管理を行うことで社員が働きやすい環境を整備できます。
また、入退社や年末調整の手続き、雇用契約書の作成など、多岐にわたる労務管理業務を効率的に遂行できる点もメリットです。
人材育成
企業が継続的な成長を望むうえで、人材の育成は避けて通れません。社員管理システムには人材育成に役立つ機能も実装されているため、効果的な人材育成への活用が可能です。
社員の保有資格や経歴などを把握することで、何が足りないのかが見えてきます。そのため、足りない部分を補うための適切な指導、教育を行えます。
個々の社員にマッチした育成を行うことで成長を促すことができ、組織力の強化にもつながります。
人事評価
公正な人事評価を行わなければ、社員のモチベーションが低下し、離職率の増加につながるおそれがあります。社員管理システムを導入することで、社員がどのような成果を挙げたのかを正確に把握でき、公正な人事評価が実現します。
システムに登録された情報はリアルタイムに反映されるため、情報伝達の遅延による不公正な評価を回避できます。適切かつ公正な人事評価を実現できれば社員の満足度やモチベーションが高まり、生産性の向上が期待できるほか、組織への定着率向上の効果も期待できます。
社員管理システムを導入するメリット
社員管理システムを導入するメリットとしては、まず業務の効率化が挙げられます。また、社員情報を書類ではなく電子データで管理するため、情報漏洩のリスクを軽減でき、部署間の情報共有も効率化できます。さらに、人為的なミスを回避できる点や、適材適所の人材配置が可能になる点もメリットです。
業務の効率が上がる
社員管理システムには、効率的な業務の遂行をサポートするさまざまな機能が実装されています。例えば、給与の自動的な計算や各種手続きを簡略化する機能などがあり、これにより業務効率が高まります。
また、社員情報をクラウド上で管理することで、スピーディーに必要な情報へアクセスできます。社員情報を紙の書類で管理する場合、その都度必要な情報を抽出する手間が発生しますが、システムの場合はそのような手間はかかりません。
システム上の検索機能を活用することで、速やかに目的の情報へアクセスできます。余計な手間を省けるため、業務効率化が実現します。
情報漏洩のリスクが低減する
社員管理システムの導入により、情報漏洩のリスクを軽減できます。ログインパスワードを設定することで、パスワードを知らないユーザーのアクセスを制限できるためです。
社員情報を紙の書類で管理する場合、誰でも情報を取得できる可能性があります。そのため、内部から情報が持ち出される懸念がありますが、システムの利用によってそのリスクは大幅に低減できます。
また、電子データで管理するため、情報が記載された書類の紛失や盗難などのリスクも避けられます。情報漏洩は、企業としての信頼を揺るがしかねない事故であるため、システム導入で回避できる点は大きなメリットです。
社員情報が共有される
クラウド上に管理しているデータには、インターネット接続環境と端末さえあればいつでもアクセスできます。そのため、社員情報を組織内で共有でき、業務の効率化を図れます。
情報共有を速やかに行うことで、業務における連携ミスの回避が可能です。伝えたはずの情報が他部門に伝わっておらず、業務が遅延するといった事態は珍しくありません。システムの導入で情報共有がしやすくなれば、このような事態を回避できます。
クラウドによる情報共有は、業務の効率化にもつながります。情報を伝えるためにわざわざ担当者のもとへ足を運ぶ必要がなくなるため、時間を無駄にせずに効率的な業務を遂行できます。
人材を最適に配置できる
社員のスキルや保有資格、過去の経歴といった情報を一元管理できるため、適材適所な人材配置が可能です。その業務にもっとも適した人材を配置でき、生産性の向上が見込めます。
人事担当や部署責任者の勘や経験だけで社員を配置してしまうと、個々のパフォーマンスを最大限に発揮できない可能性があります。その結果、社員は自身の力を発揮できずにモチベーションが低下してしまうかもしれません。
一方、システムを用いて適材適所な人材配置を行うことで、社員は自らの力をフルに発揮できます。それぞれの社員の能力を生かせる部署やプロジェクトに配置することで、組織への忠誠心も高まることが考えられます。
人為的なミスが減る
社員管理システムに実装されている機能を利用することで、人為的なミスを減らせます。例えば給与の自動計算機能を利用すれば、勤怠情報と連携して自動的に給与を計算できるようになるため、計算ミスも発生しません。
アナログな手法による社員管理は人が手作業で行うため、どうしても人為的ミスが発生しかねません。給与計算でミスが発生したとなると、社員からの信頼を失ってしまう恐れもあります。
また、アナログな管理手法では、重要な情報を見逃してしまう懸念もあります。例えば、人事異動や年末調整などに関する情報です。社員管理システムの中には、必要な手続きが迫っていることを知らせてくれる機能を備えたものもあり、このような事態を回避できます。
まとめ
社員管理システムの導入により、業務の効率化を図れるほか、情報漏洩リスクの回避、社員情報の速やかな共有、適材適所な人材配置など、さまざまなメリットを得られます。組織力を強化し、生産性の向上にもつながるため、この機会に導入を検討してはいかがでしょうか。
