テレワークの普及に従い、離れた場所でいかにコミュニケーションを円滑に行うかが課題となっています。そんな中、注目されているのが、Microsoft社のコミュニケーションツール「Microsoft Teams」です。本記事ではMicrosoft Teamsでできることや具体的な活用事例について、詳しくご紹介します。
Microsoft Teamsとは
Microsoft Teamsとは、Microsoft社が提供する、SaaS型コミュニケーションツールです。Skype for businessの後継として登場したツールで、オンライン会議機能やチャット機能、ファイル共有機能など、コミュニケーションにまつわるさまざまな機能を備えています。
テレワークの普及により、同じチームでもそれぞれ異なる場所で仕事する機会も増えてきました。Microsoft Teamsを使えば、たとえ遠隔で仕事しても複数人でシームレスに効率良く作業が進められます。
高い機能を備えた有料版のほか、機能が制限されているものの手軽に使える無料版もあり、用途に合ったバージョンを選べます。
Microsoft Teams活用でできること
では、Microsoft Teamsを活用することで具体的にどのようなことが実現できるのでしょうか。詳しく解説していきます。
1.テレワーク移行における業務効率改善
働き方改革の推進やコロナ禍によって、各企業がテレワークに移行する中、いかに違う場所にいる社員同士がコミュニケーションを取っていくかは重要な課題です。
これまでのコミュニケーションツールは、チャットはSlack、ビデオ会議はZoomなど、用途ごとに別のツールをインストールする必要がありました。しかし、Microsoft Teamsは1つのサービスで、チャット、通話、ビデオ会議とさまざまなコミュニケーションに対応できます。
また、会議の内容は録画録音できるほか、リアルタイムに文字起こししたデータを、Wordのファイルとして保存可能です（2020年9月現在は英語版のみ）。このようにMicrosoft Teamsは、テレワークの会議や連絡にまつわる業務効率を大幅に改善できます。
2.社内・社外におけるオンライン会議
有料プランではメンバー間だけでなく、メンバー外の人でも固定電話や携帯電話から回線をつなげて会議に参加できます。社内外問わずどこからでもオンライン会議に参加できることで、働き方の柔軟性も高くなります。
遊び心のあるバーチャル背景設定やデスクップ共有、ミュートなど機能も豊富で、ビデオ会議は最大300人まで参加可能です。社内で300人収容できる会議室を用意するのは大変ですが、オンラインなら手軽に大規模な会議も行えます。
3.Office製品と互換性が高い
Microsoft Teamsならではのメリットとしては、WordやExcel、PowerPointといった同社のOffice製品と連携できることが挙げられます。Teams上でこれらのアプリケーションを起動すると、閲覧だけでなくメンバー間での共有や共同編集が可能です。
例えば、Wordなどの資料をメンバー間で共有し、修正を加える場合、他のツールだとメールなどでメンバー全員に資料を送らなければなりませんが、Teamsを使えば各メンバーが共有されたファイルを開いて、ローカルに保存する必要なく共同編集が行えます。また、Outlookの予定表でスケジュールを共有し、メンバーの都合のいい時間に会議を設定できます。こうした機能によりメールのやり取りなどに費やされていた労力が削減でき、生産性が向上します。
4.チャット機能の充実
チャット機能が充実しているところも魅力です。1対1でメッセージをやり取りする個人チャット、グループを設定し複数人でやり取りするグループチャットなど、さまざまな方法が選べます。グループチャットは最大250名まで可能で、他言語の相手とチャットをする時の翻訳機能も備わっています。加えてグループの中から特定の人にメンションしたり、ExcelやWordファイルを共有したり、チャットからビデオ会議を始めたりといったことも可能です。
5.ファイルデータ管理の一元化
社内のサーバーからメンバーが各自でファイルをデスクトップにダウンロードしたり、メールでファイルを送ったりする方法は、作業後にファイルを戻す際に誤って新しい方を消してしまうなど、ヒューマンエラーが起こりがちでした。
しかしMicrosoft Teamsでは、ファイルデータの管理を一元化できるため、ファイルをやり取りする手間が省ける上、ミスが発生するリスクも低減できます。また、1つのファイルに対し複数人が共同編集することも可能です。複数のアプリケーションを行き交うような作業でもすべてTeams内で行えるため、業務に付随する無駄な作業が減り、省力化や業務効率化が期待できます。
6.チームワークを効率化できる
テレワークの場合、各々が自宅やサテライトオフィスなどで作業をしているため、出社型勤務のように気軽に相談しにくいことが難点でした。
Microsoft Teamsでは、通話やチャット、オンライン会議など多くのツールが備わっているため、口で説明して分かりにくいから画像を送る、文字の資料だけでは分かりにくいからビデオ通話につなげるなど、ツールを柔軟に変更して円滑にコミュニケーションを行えます。これにより、離れた場所にいるデメリットやストレスが軽減され、チームワークも効率化できます。
Microsoft Teamsの活用事例
ここでは、Microsoft Teamsが企業で実際にどのように活用されているかが垣間見える事例をご紹介します。
株式会社神戸製鋼所
大手鉄鋼メーカーの株式会社神戸製鉄鋼は、事業所間のコミュニケーションにメールやテレビ会議が使われていました。しかしメールのCC処理に手間を取られたり、会場が限定されるテレビ会議をなかなか開けず意思決定が遅れたりと、生産効率に支障が生じていました。
そこで働き方改革の基盤として、Microsoft Teamsを全社で展開し、グループ全体で利用を推進したのです。その結果、会議室を予約する必要がなくなり、簡単に会議が開けるようになりました。またMicrosoft Teamsの活用により、社内コミュニケーションが加速し、意思決定もスピーディーに行えるようになりました。利用が少なくなったテレビ会議用システムのリースを解約したことで、コスト削減にも寄与しました。
ダイキン工業株式会社
空調機・化学製品メーカー大手のダイキン工業株式会社では、2015年に「テクノロジー・イノベーションセンター」を開設し、顧客とのつながりを模索しながら、イノベーションの推進に努めてきました。その一環として、営業部門とサービス部門が共同して開催を予定していたのが「ハッカソン」です。しかし新型コロナウィルスの流行により、大勢が一堂に会するイベントの実施が困難になっていました。
その状況を打破したのが、Microsoft Teamsを活用した「オンラインハッカソン」です。オンラインハッカソンでは全体向けチャネルだけでなく、テーマごとのチャネルを作成して少人数の会議を設定したり、運営側もチャネルを巡回したりすることで、実際の会議と変わらない深い議論を可能にしました。結果として、オンラインだけで実物大の模型の作成までも達成しました。
横河レンタ・リース株式会社
レンタルやシステム事業などを展開する横河レンタ・リース株式会社では、各事業部を統合する際、テレワークに不便でコストもかかる電話交換機ではなく、新しい通話システムの導入を検討していました。
そこで白羽の矢が立ったのが、ソフトバンク株式会社が提供する Microsoft Teams 向け通話サービス「UniTalk」です。さらに社員に iPhone を支給し、Microsoft Teamsが利用できる環境を整えました。それにより、UniTalkの代表電話で受けた着信をスムーズに専門部門につなげられるなど、コスト面とサービス面双方でメリットが享受されています。
Microsoft Teamsの現場活用策をもっと詳しく知る
Microsoft Teamsは、テレワーク時代の円滑なコミュニケーションと業務効率化に貢献する重要なツールです。
当サイトではMicrosoft Teamsの活用法や使い方マニュアル、汎用事例シナリオ集など、さまざまな資料をダウンロードできます。
中でも以下の資料は、Microsoft Teamsを用いたオフィスと現場の連携から、ファーストラインワーカーを巻き込んだ業務改善方法を提案しています。
全現場を通した業務改善に関心がある場合、ぜひご一読ください。
まとめ
Microsoft Teamsを使えば、テレワークでもオンライン会議やチャット機能を通じて円滑にコミュニケーションが取れ、業務の効率化にもつながります。さらにくわしい活用事例などに興味のある方は、資料がダウンロードしてぜひチェックしてみてください。
