古くなったオフィスが不便に感じる時、コストをかけてでもリニューアルを行う必要はあるのでしょうか。本記事では、オフィスのリニューアルを行うことで得られるメリットや、オフィスリニューアルの具体的な事例について紹介していきます。デジタル化にあわせて、オフィスのリニューアルを考えている経営者の方はぜひご参考ください。
オフィスリニューアルのメリットとは？
オフィス内のレイアウトの再配置や工事による改装など、オフィスリニューアルを行うことで次のようなメリットを得ることができます。
業務効率・生産性が上がる
社員が日常的に利用する場であるオフィスのレイアウトを改善することで、円滑に業務を遂行できるようになり、業務の効率化が図れます。オフィス用品を作業の邪魔にならない位置に設置したり、社員同士の動線を意識して座席を配置したりするなど、働きやすい空間をつくることができれば、社員のストレスが軽減され生産性が向上するでしょう。
また、パーテーションを間引いて社員同士が顔を合わせて話しやすくすることで、部署内や部署間でのコミュニケーションの活性化を促せます。その時、積極的にコミュニケーションを取るスペースと、集中して作業に取り組みたい時に利用するスペースを分けて設置することで、仕事にメリハリをつけられ、生産性の向上を狙えます。
コスト削減
オフィスを改装する際に既存の照明や空調を見直すことで、光熱費の削減に繋がります。照明をLEDに切り替えたり、壁や天井の素材を見直して反射率を高くしたりすることで、より少ない電気代でオフィスの内部を明るくできます。オフィスの照明が明るくなれば、社員の雰囲気も自然と明るくなるでしょう。
空調設備を新しいものに交換したり、空調を阻害する要因になっている仕切りや壁を撤去したりすることで、オフィスの空調も効率的に行えるようになります。夕方差し込む西日対策には、西側の窓の近辺にパーテーションを設けることで、直接西日が当たって部屋が暖められるのを防ぎ、冷房代を節約してくれます。
何より既存のオフィスを改装する方が、別の場所に移転して新たなオフィスを設けるよりも工事に必要な費用を抑えられます。オフィスを一新したいが予算に限りがあるなどの制約が存在する時は、オフィス改装が有効的です。
社員のモチベーションアップ
働きやすい快適なオフィス空間をつくることで、社員も充実して仕事に取り組めるようになり、モチベーションアップに繋がります。快適な環境にするのは業務を遂行する職場だけでなく、休憩時に利用するスペースなども考慮に入れると良いでしょう。社員が十分にリフレッシュすることで、更なるモチベーションアップを図れます。
利便性が高く清潔な空間は、人々にとって居心地の良いものです。そして、きれいでおしゃれな空間は、そこを利用する人々にその場所に対する愛着を湧かせます。そういったオフィスで働く社員の満足度は向上し、会社への帰属意識や定着率も高まるでしょう。
会社のイメージアップ
来社したお客様がおしゃれになったオフィスを見て好印象を抱いてくれるのも、オフィスリニューアルのメリットです。また会社として社員の働く環境改善に取り組んでいると注目されることで、会社のイメージもアップします。
会社案内やホームページ、広告といった媒体で生まれ変わったオフィスの魅力をアピールすれば、より広く会社のイメージアップとブランディングを狙うことも可能です。企業選びをしている学生がオフィスの写真を見て会社に魅力を抱くことも考えられるので、採用活動の強化にもなります。
オフィスリニューアルの具体例
ここからは、実際にオフィスリニューアルを行う際の具体例を紹介します。どういった目的でリニューアルをするのか、その狙いを知れば、より効果的なオフィスの刷新を行えるでしょう。
休憩室スペースのリニューアルで従業員の満足度向上
社員の満足度を向上できる休憩スペースの改善を行う事例としては、次のようなものがあります。
ある企業においては、オフィス内にカフェのような休憩スペースを新設し、社員がくつろいで休める居心地の良い空間をつくりました。本物のカフェのような開放的な空間を造りつつ、カウンターをルーバーで区分けして静かに休めるスペースも確保しています。また、居心地の良い空間になるよう、所々に植物のインテリアが配置されています。
このような空間を活用して社員が休憩時間に十分リフレッシュできれば、休憩後の作業効率も向上するでしょう。
受付をリニューアルして会社のイメージアップ
オフィスの受付やエントランスは、来社する人たちを出迎える重要な場所です。そしてオフィスに来訪するお客様や入社を検討する学生たちが最初に目にする、いわば会社の「顔」のような存在です。
例えば従来の暗い印象の受付から、木目を基調とする壁などに内装をリニューアルして、暖かみのある開放的な空間を設計したとします。暖かみのあるエントランスを通して企業の明るく開放的な社風を伝えることで、取引相手にも「この会社とぜひ取引をしたい」と思わせるような雰囲気作りを行うことができます。
また、純白が基調の色彩設計にすることでクリーンな社風をアピールしたり、コーポレートカラーを所々に取り入れて企業のブランドイメージをアピールしたりと、受付のリニューアルによって企業が外部に伝えたいイメージを演出することも可能です。
会議室のデジタル化でリモートワークを後押し
旧来のオフィス設計では、急速に進んでいるデジタル化や、それと同時に普及している遠方の相手とのWeb会議を実施するための環境構築に、十分対応しきれていない場合があります。
そこでオフィスをデジタル環境に適した空間にリニューアルすることで、デジタル化を進めるとともに、新型コロナウイルス対策としてのリモートワークにも対応できるようになります。例えば、Web会議を開催する専用のブース席を設置することで、会話の音声が外に漏れずに気兼ねなくWeb会議に集中できるようになります。
オフィスの通信環境を充実させて会社のクラウド化を推進することも重要です。社内のデジタル環境を整えることで、テレワークやリモートワークの実施時も、潤滑に業務を遂行できるようになります。
会議室のデジタル化にはMicrosoft Teams Roomsがおすすめ
ハイブリットワーク化が進んでいる現代社会において、オフィスと自宅を繋いだWeb会議を実施する環境の構築は必須と言えます。Microsoft社が提供する「Microsoft Teams Rooms」は、コミュニケーションツールのMicrosoft Teams上でWeb会議や講義、面談などをスムーズに実施できるようにする、会議スペースソリューションです。スピーカーやマイク、ディスプレイといったハードウェア類を、会議室やオープンスペースなどWeb会議を実施したい場所に設置することで、いつでも手軽にWeb会議を開催できるようになります。
会議の参加者が1人だけ専用のデバイスを所持していれば、自宅などにいる他の会議参加者は最小限の設備でWeb会議に参加できるため、コストを抑えることができます。また、専用のコンテンツカメラを利用することで、利用者がアナログのホワイトボードに記した内容をWeb会議の全参加者に共有することができるなど、Web会議のための機能も充実しています。Microsoft Teams Roomsを活用することで会議室のデジタル化を推進し、企業の「働き方改革」を実現してください。
まとめ
オフィスのリニューアルを実施して、社員のモチベーションアップや会社のイメージアップを行うと同時に、現代の働き方にマッチした柔軟性のある社内環境を構築しましょう。その際は、リモートワーク環境を手軽に実現できるMicrosoft Teams Roomsをぜひ活用してみてください。
