ビジネスに欠かせない便利な機能を多く搭載したOutlookを使いこなせば、スムーズにメール管理やスケジュール調整ができます。本記事では、Outlookの初期設定方法や基本の操作方法、Microsoft 365の基礎知識を紹介。Outlookをさらに便利に活用するためのアドインアプリの使い方や、Outlookとの連携でおすすめのM365ツールなども取り上げているので、ぜひ参考にしてください。
メールに関する業務時間を短縮すべき理由とは
現代のビジネス環境では、メール対応が業務の大半を占めることも。
実際、多くの社員が1日に受信するメールの数は50通以上にものぼり、それらに対応する時間が生産性を圧迫しているのが現状です。このような状況では、限られた時間の中で他の重要な業務に集中することが難しいのではないでしょうか。
メール対応に追われることで、優先順位の高いタスクが後回しになるケースも多く、これは最終的には残業やストレスの増加につながります。そのため、メール管理を効率化し、対応時間を短縮することは、生産性向上と働き方改革の観点からも重要です。メールの整理術や自動化ツールの活用を取り入れ、効率的な業務運営を目指しましょう。
Microsoft Outlookとは
Microsoft Outlookは、Microsoftが提供するメール管理やスケジュール調整を中心としたビジネスツールです。
メールクライアントとしての機能に加え、予定表、連絡先管理、タスク管理など、多機能な点が長です。個人の利用からチームでの業務連携まで幅広く対応しており、Microsoft 365 の一部としても利用されています。
Outlookは、ビジネスシーンで特に重宝されるツールで、メールの受信・送信だけでなく、スケジュール管理と連携させた効率的な業務運営が可能。Microsoft TeamsやOneNoteなどの他ツールとも連携できるため、統合的な作業環境を構築できます。
直感的なインターフェースやカスタマイズ性も備わっており、初心者から上級者まで幅広く活用されています。
こちらの記事でOutlookと Exchange Online の連携について解説しています。あわせてご覧ください。
OutlookとExchange Onlineで最強のメール環境を手に入れる
Outlookの便利機能：操作編
Outlookには、業務効率化に役立つさまざまな操作機能が搭載。ショートカットキーや予定表の活用、クイック操作などを使いこなせば、作業スピードを大幅に向上できます。それぞれ詳しく解説します。
ショートカットキーを活用する
Outlookでは、ショートカットキーを利用することで、操作を迅速化。メール作成、送信、検索など頻繁に行う操作をキーひとつで実行できるため、日常業務の負担が軽減されます。
例えば、新しいメールを作成する場合は「Ctrl + N」、メールを送信する場合は「Ctrl + Enter」を使用。また、メール検索では「Ctrl + E」が便利です。これらのショートカットを覚えておくと、マウスを使わずに効率的な操作が可能です。
公式のショートカットキー一覧表を参照しながら日々の業務に取り入れることで、さらにスムーズな作業が実現します。
予定表を更新する
Outlookの予定表は、個人やチームのスケジュール管理を効率化するツールです。予定表を活用することで、会議の設定やタスクの進捗管理をシームレスに行えるだけでなく、時間の使い方を最適化できます。業務の優先順位を明確にする上でも、この機能は非常に便利です。
予定表ビューで日付や時間をクリックし、必要な情報を入力するだけで新規イベントを作成できるため予定の更新も簡単です。また、入力済の予定詳細を開けば、内容をすぐに編集可能。その他にも、定期的に発生する繰り返しの予定や予定を前もって通知するリマインダー機能も柔軟に設定できるため、重要なタスクを忘れる心配がありません。
さらに、Outlookの予定表には共有機能があり、チームメンバーとスケジュールをリアルタイムで共有できます。
クイック操作を活用する
Outlookのクイック操作機能を使うと、定型的なタスクをワンクリックで実行。予め作成した所定のフォルダにメールを移動したり、特定のタグを付けたりといった操作を自動化することで、作業時間を短縮できます。
設定方法は、リボンメニューの「クイック操作」タブから、メールのフォルダ移動やタグ付けなどの動作をあらかじめ設定することが可能です。
例えば、「フォルダに移動」「重要マークを付ける」「カテゴリーを割り当てる」などをあらかじめ設定しておくことで、メール管理がスムーズになります。特に大量のメールを受信する場合、この機能は非常に便利です。
同様のアクションを繰り返す時間を削減し、重要な業務に集中できる環境をつくりましょう。
Outlookの便利機能：メール管理編
Outlookのメール管理機能を活用すれば、業務効率を格段に向上させることが可能。メールの振り分けや優先度設定、アーカイブ管理といった機能を組み合わせることで、膨大なメールの中から必要な情報を簡単に見つけ出せます。
メールフォルダを振り分ける
メールフォルダの振り分けは、送受信したメールを特定のフォルダに分けて管理ができる機能。社内・社外と複数の方にメールをする場合に、とても便利な機能なので覚えておきましょう。
使用方法は簡単。まずOutlookのTop画面左にある受信フォルダの欄を右クリックして、フォルダを作成します。フォルダに付ける名前は、取引先や社内メールなど、振り分けたい相手先ごとにつけるのがおすすめです。
ルールを設定するには、受信トレイのメールを右クリックし、「ルール」→「次の差出人からのメッセージを常に移動する」を選択すると、指定したフォルダに自動的に移動できます。ただし、件名や宛先など他の条件を設定したい場合は、「ルール」→「仕訳ルールの作成」から詳細な設定が可能です。
優先度を設定する
メールの優先度を設定することで、重要な連絡を見落とさず、迅速な対応が可能。
Outlookでは、送信するメールごとに重要度を設定でき、特に緊急の案件や優先順位の高いタスクに効果的。重要度を「高」に設定したメールには「！」マークが付与され、送信者だけでなく受信者側でも視覚的に目立つため、対応漏れを防ぐことができます。
設定方法は簡単で、新しいメールを作成し、「タグ」内の「！（重要度-高）」を選択してから送信してください。受信トレイでは「重要度」でメールを並べ替えることも可能。右上の並べ替えオプションから「重要度」を選ぶと、高優先度のメールが一覧の最上部に表示され、即時確認が可能です。
この機能を活用することで、タスクの効率的な管理やスムーズなチーム連携が実現します。
共有メールボックスを活用する
Outlookの共有メールボックスは、複数のメンバーでひとつのメールアドレスを共有できる便利な機能。
この機能を活用することで、問い合わせ窓口やサポート対応など、チーム全体でのメール管理が効率化します。
共有メールボックスの設定は管理者アカウントで行う必要がありますが、Microsoft 365の管理センターに ログインし、「チームとグループ」→「共有メールボックス」を選択。「＋共有メールボックスを追加」をクリックし、名前やメールアドレスを登録と簡単に設定は可能。
次に、「メンバーの追加」をクリックし、共有するメンバーを選択。同時アクセスは25人以下が推奨されます。
設定後、Outlookアプリで共有メールボックスを追加すれば、メンバー全員でメールの確認・返信が可能です。
アーカイブフォルダを活用する
Outlookのアーカイブフォルダは、不要になったメールを削除せずに整理し、必要な情報をスムーズに検索するための便利な機能。これを活用すれば、受信トレイをスッキリ保ちながら、重要なメールだけに集中できます。
まず、アーカイブフォルダを作成しましょう。「フォルダ」タブから「新しいフォルダ」を選択し、「アーカイブ」と名前を付けて作成。次に、メールを自動的にアーカイブフォルダに移動させるため、クイック操作の設定を行い、「クイック操作」から「新規作成」をクリック。「アーカイブへ」と名前を付けた後、「アクションの選択」で「フォルダへ移動」を指定。アーカイブフォルダを選択し、ショートカットキーを設定して完了です。
これにより、削除したくないが頻繁に確認する必要のないメールを一括でアーカイブできます。
差出人の表示色を変える
複数人とメールをやり取りするときに、差出人の表示色を変えておくとわかりやすくて便利。メールの表示色変更は、上部タブの表示から行います。表示をクリックすると左上に「ビューの設定」という項目があるのでクリック。
そうするとポップアップウィンドウが出るので、「条件付き書式」を選択。条件付き書式の項目が表示されたら右の追加を押して、新しい条件を入力していきます。例えば、社内メールの色を変更したい場合、名前に「社内メール」（わかりやすい名前で大丈夫です）と記載して下のフォントを選択。
フォントの画面では、社内メールに適用したいフォントと色を決定します。その後、下の条件の欄で差出人、もしくは宛先に社内メールのアドレスや名前を入力して決定。
これで自動的に色が変わり、今後社内のメールは設定したフォントや色で表示されます。
見やすいレイアウトにする
Outlookは表示方法をカスタマイズして、見やすいレイアウトに変更することが可能。レイアウトを変えるには、「表示」タブから「レイアウト」を選び、「閲覧ウインドウ」をクリックします。デフォルト設定では「右置き」になっていますが、好みに合わせて「下置き」または「表示オフ」も選択可能です。
メールと一緒にスケジュールも表示しておくと、メッセージのやり取りをしながら予定が確認できて便利。スケジュールを表示させるには、「表示」タブから「TODOバー」を選び、「予定表」をクリックすれば完了です。
Outlookの便利機能：メール作成編
Outlookのメール作成機能を活用すれば、署名や定型文の登録など、日常的なメール作成作業を効率化できます。特に、クイックパーツや辞書登録などの便利機能を活用することで、メール作成にかかる時間を大幅に短縮可能。
署名機能を使いこなす
ビジネスメールでは、 署名を記載しておくことも重要。しかし、毎回記載をしていては、無駄に時間がかかってしまいます。そんな時に利用したいのが、署名機能。Outlookでは 署名を作成しておいて、自動で挿入されるように設定できます。
Outlookのファイルタブをクリックして、その中のオプションを選択。オプションのカテゴリーから「メール」を選択して、メッセージの作成の中にある署名の項目をクリックしてください。
署名作成の画面が表示されるので、新規作成から署名の名前とテンプレートを作成。署名を作成したら、右にある「規定の署名」の選択から、「新しいメッセージ」と「返信/転送」タブに作成した署名を追加します。この時、新規メールと返信・転送メールで使用する署名を分けたい場合は、2つ署名を作成して分けて登録しましょう。
また、自動ではなく手動で署名を挿入したい時は、「既定の署名の選択」のタブをなしに設定。そして、メール作成時に上部にあるプルダウンの署名を押すと、作成したテンプレートがメールに挿入されます。
定型文を登録する
Outlookにはクイックパーツという機能があるので、これを利用すれば簡単に定型文の登録・呼び出しが可能に。定型文を登録したい時は、新しい電子メールの作成をして、定型文にした文章を記載します。記載後、文章を全選択して（このときCtrl+Aを押すと便利です）、上部のタブにあるクイックパーツをクリック。
そうするとポップアップウィンドウが出るので、定型文の名前の記載とギャラリーを定型句にして保存をしましょう。これで定型文の保存が完了できたので、文章作成時に挿入タブのクイックパーツの定型句から選択すればいつでも呼び出せます。
また、リボンの設定によっては、上部にクイックパーツの項目がない場合も。そんな時は、定型文にしたい文章を全選択したら「ALT+F3」を押してください。そうすると定型文の保存が可能に。この時ギャラリーをクイックパーツにしておくと、定型文の名前を文章に入れて「F3」を押すだけで簡単に定型文が読み出せます。
辞書登録を活用する
Outlookの辞書登録機能を活用すれば、よく使うフレーズや特殊な文字を簡単に入力できるようになり、メール作成の効率が大幅に向上。
例えば、「いつもお世話になっております」を「いつ」と入力するだけで表示できるように設定すれば、日常業務での手間を減らせます。
登録方法は簡単で、メール作成時に頻繁に使うフレーズや単語を辞書登録しておくだけです。特に、以下のような文言を登録するのがおすすめ。
例）
「めーる」→会社の個人メールアドレス
「じゅうしょ」→会社の住所
「いつ」→いつもお世話になっております
また、異体字を含む名字や商品名を登録することで、誤字脱字を防止できます。例えば、「さいとう」で「斎藤」や「齋藤」を候補に表示させる設定が可能。
Outlookの便利機能：アドインアプリ編
Outlookは、アドインアプリを活用することでさらに便利に使えて、作業効率向上が見込めます。アドインとは機能の拡張や追加のことで、アドインアプリはOutlookのリボンメニューの「挿入」タブにある「アドインを取得」から検索して、インストールできます。
メールからタスクを作成する
「Priority Matrix: Turn emails into tasks」は、メールをタスクとして登録し、優先順位を付けて管理できるアドイン。基本機能は無料ですが、一部の機能は有料プランで提供されています。このアプリを活用すれば、メールでスケジュールを打ち合わせた後、画面を切り替えてタスク管理ツールを表示させる、という工程を省くことが可能。タスク作成時間を削減できるほか、タスクの見逃し防止にもおすすめのアドインアプリです。メールとタスク、優先順位管理を集約させて、作業の効率化を図れます。
タスクとメールを紐付けする
「Asana for Outlook」は、既存のタスクにメールを紐付けられる無償のアドインアプリ。重要なメールや顧客からの問い合わせなどをすぐにタスクとして管理できるので、対応漏れを防げます。タスクはチームと連携できるので、自分だけでなくチームのメンバーに割り当てることも可能。
各タスクは可視化され、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」をチームのだれもがすぐに把握できます。既存のタスクにはメールを追加できるので、これまでのやり取りをメンバーに共有すれば、前後情報をもとにしてスムーズに仕事を引き継げます。
メール誤送信を防ぐ
メール誤送信を防ぐのにおすすめなのが、「Coo Kai誤送信防止ツール」です。送信前にポップアップが表示され、メールの宛先や件名、添付ファイルをダブルチェックできるので、ヒューマンエラーを削減。ツール全体の設定だけでなく、ユーザー個人の設定も一元管理できるため、全社でセキュリティレベルを統合管理できます。
安全対象リストなどホワイトリストの登録をすれば、メールチェックをドメイン単位で省くことも可能。
実際に使用したユーザーからは、「送信前チェックの工数負担が大幅に軽減した」「人為的なミスへの抑止力に効果を感じている」などと高く評価されています。「Coo Kai誤送信防止ツール」は、企業向けに提供されており、導入にはライセンス契約が必要です。
Outlookの使い方｜設定方法
Outlookを最大限活用するには、初期段階で設定を正しく行うことが重要。署名作成やフォルダ振り分け、アカウントの追加設定などを事前に整えることで、快適にメール管理を進められます。それぞれ詳しく解説します。
署名の設定方法
Outlookでは、署名を事前に設定することで、メール作成の手間を省きつつ、統一感のあるメールを送信できます。設定手順は以下の通り。
- 「ファイル」タブを開き、「オプション」をクリック
- 「メール」→「署名」を選択
- 新規作成をクリックし、署名の名前とテンプレートを入力
- 作成した署名を、「新しいメッセージ」や「返信/転送」のデフォルト設定に割り当てる
これにより、署名が自動的に挿入され、効率的なメール作成が可能になります。
メール振り分け設定方法
Outlookのメール振り分け機能は、受信メールを自動的にフォルダへ移動させる便利な機能。以下の手順で設定できます。
- 振り分けたいフォルダを作成
- 受信トレイで対象のメールを右クリックし、「ルール」→「仕訳ルールを作成」を選択し、条件を設定して振り分けを行う
- 振り分け先のフォルダを指定し、完了をクリック
また、「仕訳ルールを作成」で件名や宛先を条件として設定することも可能です。これにより、効率的なメール管理が実現します。
社会人が押さえておきたいMicrosoft 365の基礎知識
Microsoft 365には、WordやExcelなどビジネスでよく使われるOfficeアプリケーションが含まれています。社会人なら、基本となる以下のソフトを押さえておきましょう。
Word
Wordは、ビジネスシーンで便利な文章作成ソフト。文章入力や文字の装飾・レイアウト、画像の挿入など機能が豊富で、報告書や契約書、マニュアルなどさまざまな文書を作成できます。
Wordには、印刷設定機能も。レイアウトが崩れることなく、印刷プレビューで表示されたとおりに印刷できるところが魅力です。
ビジネスシーンでは、わかりやすく見やすい文章を作成するスキルが求められます。画像や図形の挿入、簡単な表の作成、ヘッダーやフッターの挿入などはマスターしておく必要があります。余裕があれば、目次作成や校正機能の活用、マクロを使った自動化などもできるようになっておくと仕事の幅がぐっと広がります。
Excel
Excelは、Wordと並んで有名な表計算ソフト。数字を簡単に処理でき、計算や、表・グラフの作成ができます。データベース機能もあり、データの効果的な管理・集計・分析も可能。
Excelには便利な関数が多く、合計や平均などの数値計算をしたり、条件によって処理を変えたりできます。
Excelで求められる基本的なスキルは、データ入力や表作成、セルの書式設定、印刷設定など。加えて、ビジネスでは四則演算や基本的な関数もよく使われます。さらに、グラフの作成や図形描画、マクロを使った自動化などのスキルもあると強みになります。
Outlookとの連携でおすすめのM365ツール
Outlookは、Microsoft 365（M365）の他ツールと連携することで、業務効率がさらに向上。特に、OneNote、Microsoft Teams、SharePointとの連携は、多くの業務シーンで効果的です。
OneNoteとの連携
OutlookとOneNoteを連携すれば、メールや会議内容を簡単にOneNoteに保存し、情報を一元管理が可能に。重要なタスクやメモを漏らさず管理するためのサポートツールです。
操作方法は簡単で、Outlookのメールや会議画面から「OneNoteに送信」を選択するだけで、内容がOneNoteのノートブックに保存されます。さらに、保存先のノートブックやセクションを指定できるため、情報の整理も簡単。
この連携を活用することで、メールの内容や会議の議事録を即座に記録し、チーム全体で共有可能です。
Microsoft Teamsとの連携
OutlookとMicrosoft Teamsを連携すれば、 メールとチャットツールを効率的に使い分け、スムーズなコミュニケーションが可能。Outlookでスケジュールした会議をTeams上で即時に共有したり、メールの内容をTeamsチャネルに投稿したりすることもできます。
会議の設定はOutlookの予定表から行い、Teamsリンクを自動で生成して参加者に送信可能。OutlookのメールからTeamsへ情報を共有するには、メールを開いて「その他の操作」メニューから「Microsoft Teamsで共有」を選択することで、チームのチャネルやメンバーに送信できます。
SharePointとの連携
SharePointとOutlookを連携すると、ファイル共有やチーム全体の情報管理がシームレスに。
特に、Outlook内からSharePointのドキュメントライブラリにアクセスできるため、メール添付ファイルを直接SharePointに保存したり、共有リンクを挿入したりする作業が効率化されます。
OutlookのフォルダをSharePointのチームサイトにリンクさせることで、メールの記録やタスク進行状況を一元管理できたり、SharePoint上のカレンダーをOutlookに統合することで、スケジュールの調整や進捗確認が簡単に行えるようになります。
シーン別・おすすめのM365ツール
M365ツールをどのような場面で役立てられるか知っておくと、業務効率化やコミュニケーションの活性化が見込めます。
毎日の予定をチェックする「Microsoft To Do」
「Microsoft To Do」は、オンラインで管理できるTo Doリストアプリです。Outlook タスクと統合されており、自分のタスクを集約して1箇所で管理。デスクトップアプリとモバイルアプリの両方を利用できるので、オフィスではパソコンから、出先ではスマートフォンからと一日中タスクを把握できます。作成したタスクは、同僚や家族などとシェアすることも可能。
毎日のチェックリストには期日を設定したり、リマインダーを追加したりできるので、計画したとおりに仕事を進められます。
「Microsoft To Do」は無料で利用でき、WindowsやAndroid、iPhone、Web間で同期可能。
誰とでも手軽にミーティングできる「Microsoft Teams」
「Microsoft Teams」は、チャットやビデオ会議、スケジュール管理などの機能を備えたコミュニケーションツール。
「Microsoft Teams」を使うと、誰とでも気軽に会議ができます。会議を作成するには、「会議」タブから「会議の作成」リンクを選択し、タイトルを入力してカスタマイズ。「保存」をクリックすると、「参加と共有」リンクが表示され、それをシェアすることで参加者を招待できる、という流れです。会議中は、「PowerPoint Live」や「Microsoft Whiteboard」、AI が生成する会議メモなどの機能も利用可能。
チャネルや共有タスクリストを活用すれば、複数のメンバーとのコラボレーション作業もスムーズに。さまざまなデバイスに対応していて、場所を問わずどこからでも業務を円滑に進められる便利なツールです。
生産性を高める「Microsoft 365 Copilot」
「Microsoft 365 Copilot」は、生成 AIを活用して執筆・要約などのスピードを向上させるツール。
「Microsoft 365 Copilot」は、WordやExcelなど既存のアプリケーションとシームレスに連携。Wordでは、文章で指示文を入力するだけで、文章の要約を自動で作成したり、誤字や脱字を修正したりできます。Excelでは、表やデータの自動生成やデータ分析、最適な関数の提案などが可能。さらに、Teamsと連携させれば、会議で要点をピックアップしたり、自動で次回の会議をスケジューリングしたりできます。
「Microsoft 365 Copilot」を使えば、メールやチャットの返信、資料の作成などにかかる時間を大幅に短縮。ビジネスのさまざまなシーンに活用でき、日常業務の生産性を高められるツールです。
まとめ
Outlookは、メール管理やスケジュール調整、タスク管理などができる多機能ツール。この記事で取り上げたショートカットキーや署名の設定、メールの振り分けなどを活用すれば、毎日の業務負担を大幅に削減できます。
さらに、OneNoteやMicrosoft Teams、SharePointなどと連携させれば、コミュニケーションやタスク管理がスムーズになり、チーム全体の生産性も向上。アドインアプリを活用して、タスクとメールを紐付けしたり、メールの誤送信チェックをしたりすることも可能です。Outlookの便利機能を活用して、効率的かつ快適な働き方を実現させましょう！
