「働き方改革」の一環として注目され、多くの企業に取り組まれているのが「リモートワーク」でしょう。自宅、カフェ、コワーキングスペース等の会社オフィスではない場所で働ける環境を整えることで、企業にとっても、社員にとっても多数のメリットがあります。
ただし、新しいことを始めようとすればそこには必ず何らかの課題や問題が存在しますね。本稿では、リモートワーク実践において、そのための課題や問題を解決してくれるようなツールについてご紹介します。
リモートワークの課題・問題とは？
リモートワークを実践することで、労働生産性向上が期待できたり、離職率低下を図れたりと様々なメリットがあります。では、リモートワークを実践する上での課題・問題とは何でしょうか？
社内外を問わないコミュニケーション基盤が必要になる
リモートオフィスというのですから、当然ながら社外からも会社オフィスとコミュニケーションが取れるような基盤・環境が必ず必要です。電話やメールではコミュニケーション効率が非常に悪くなるため、代替となるツールの検討が欠かせません。
オフィス以外の場所で働く社員の労務管理
社員が会社オフィスではない場所で仕事をするとなると、管理職はそれを監視することが難しくなります。そのため、会社オフィス以外で働く社員の労務管理を徹底するための仕組みが必要です。
新しい人事評価制度を導入して各人の成果を正しく評価する
これも管理職の目が届かないことで発生する課題ですが、人事評価は従来よりも難しくなるのが大方のケースです。そのため新しい人事評価制度を導入して、社員の成果を正しく評価する仕組みが要ります。
セキュリティリスクが増えることへの対策を立てる
リモートワークでは社外から社内システムにアクセスするためのインターネット回線を使用したり、ビジネス用端末をインターネットに接続したりする機会が増えます。そのため、閉じられた社内ネットワークで端末を管理しているよりもセキュリティリスクが増えるための、その対策を立てることが大切です。
以上のように、多数のメリットを持つリモートワークでも課題・問題はありますので、それを解決するための対策やツールは必要です。
リモートワーク役立つツール
では、どういったツールならばリモートワーク実践に役立つのでしょうか？1つ1つ、ツールの特徴などをご紹介します。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsはビジネスチャットツールの1つであり、Office 365に内包されているツールでもあります。他のビジネスチャットツールと異なる点は、音声会議やビデオ会議などの基本機能に加えて、Wiki作成やファイル共同編集などビジネスに特化した機能を多数搭載している点です。ビデオ会議では一般的なプランでも最大250名との同時接続か可能なので、大規模なミーティングにも使えます。
さらに、Office 365にて提供されている他のツールや、サードパーティ製のツールも統合できるため、ユーザーはそれぞれ自分自身に合ったコミュニケーション基盤を作り上げることができます。
社内報アプリ
会社にとって使える社内報を作成する、社内報コンテンツ運用システムです。社内報の専門会社として20年の実績を持つウィズワークスが開発し、100社から最新ニーズを吸い上げてそのノウハウをつぎ込んでいます。
記事コンテンツの更新や動画配信はもちろん、社員に必要なあらゆる情報を集約でき、Web知識に乏しくてもブログ・SNS感覚で簡単に運用できます。
airy（エアリー）
社員満足度向上を目的として社内SNSツールです。社内SNSとは、SNSのような直観的なコミュニケーションを社内に導入するためのツールであり、コミュニケーションの効率化というよりは、コミュニケーションの深度をふかめるためのツールだと言えます。
Eラーニングやアンケート機能、提出物機能などの機能も搭載されており、導入・運用サポートがしっかりしていることで初めてでも安心して導入できます。
Kintone（キントーン）
Kintoneは開発知識がなくてもGUIを使い、業務に合わせたアプリケーションが開発できるツールです。Kintone上に普段業務で使用するアプリケーションを作成しておけば、自宅や外出先からでもアクセスできるため、リモートワークにも最適です。
アクセスする端末の制御等もオプションとして備えているので、セキュリティ面でも万全を期することができます。
INNOVEAR PBX
INNOVEAR PBXはスマートフォンで会社の内線受発信が行えるシステムです。いわゆるクラウドPBXであり、昨今のリモートワークには欠かせません。自宅や外出先など場所に関係なく代表番号で受発信ができ、個人の携帯番号を知られる心配が無いことから、社員の私用端末をリモートワークに活用するときに便利です。
独自回線により番号ポータビリティも利用できるため、電話番号を変える必要もありません。すべての通話は6ヵ月間自動保存されるため、対応履歴として残せるメリットがあります。
Skype for Business
リモートワークに欠かせないシステムといえばWeb会議です。Skype for BusinessはMicrosoftが提供するWeb会議であり、Office 365に内包されています。Microsoft Teamsとは違い単体サービスとして導入することができるため、Web会議だけ欲しいという企業におすすめです。
250人での同時接続はもちろん、最大10.000万人でのWeb会議にも対応しており、リモートワークだけでなく大規模なWebセミナー等にも活用できます。
「Web会議」について調べてみよう！
Dropbox Business
元祖クラウドストレージのDropboxが提供するビジネス向けプランです。クラウドストレージは物理的に離れたもの同士のファイル共有スペースとして機能し、円滑な情報共有を可能にします。セキュリティ面が強化されているので、利用するだけでセキュリティ対策に繋がります。
環境に合わせて最適なツールを！
いかがでしょうか？リモートワークが持つ課題・問題を解決するためのツールはたくさん提供されており、必要に応じて正しくツールを選択することで、より快適なリモートワーク環境を整えられます。また、Office 365など統合的なコラボレーションツールならば、リモートワークに必要なツールがすべてそろいます。広い視点で、自社にとって最適なツールとは何かを考えてみましょう。
