Exchange Online に備わっている「配布グループ」は、一般的に言う「メーリングリスト」として利用できる機能です。今回はこのExchange Onlineのメーリングリストについて、活用方法などを紹介していきたいと思います。
メーリングリストの作成方法など具体的な操作については、以下のページをご確認ください。
「Exchange Online メーリング リストの利用」
メーリングリストとは？
メーリングリストと聞くと、メルマガ配信など複数のメールアドレスに対し一括でメールを送信するためのサービスをイメージする方が多いかと思います。
事実、メーリングリストとは「特定の話題に関心を持つグループなどで情報交換するために利用されるシステム」です。
これに対し、Exchange Onlineのメーリングリストは、組織内の特定人物間での情報共有やプロジェクトに携わる社外関係者との情報共有として活用できる機能です。
ちなみにExchange Online内ではメーリングリストではなく、「配布グループ」という機能名で見かけることができます。
メーリングリストの活用方法
主に関係者間での情報共有に利用されるExchange Onlineのメーリングリストですが、具体的にどのような活用方法があるのでしょうか？
コアメンバーと関係者を分ける
プロジェクトを推進する上で、様々な関係者と情報共有を行う必要があります。しかし、全ての関係者間で同質の情報が共有されているわけではありません。
例えばプロジェクトの中核に関係する情報については、コアメンバーのみに共有したいはずです。
しかし、通常のメールシステムではコアメンバーとその他関係者のグループ分けを行うことは難しく、情報共有の度に配信グループを設定する手間は誤送信してしまうリスクなどがあります。
そこでExchange Onlineのメーリングリストを活用すると、情報共有を効率化しつつ誤送信のリスクを低減します。
メーリングリストで「コアメンバー」と「コアメンバー+その他関係者」という2つの配布グループを作成しておけば、情報の質によって的確な情報共有を行えます。
ユーザーが自由に参加できるグループを作成する
メーリングリストはプロジェクトの情報共有意外にも活用できます。例えば、組織内の情報を定期的に配信する配布グループをいくつか作成しておきます。
それらの配布グループにはユーザーが自由に参加できるようポリシーを設定しておけば、ユーザーは自身に必要な情報のみを選択肢、情報共有を促進することができるのです。
もちろん、ビジネスに関わる情報から社内報的にフランクな情報を配信してもいいでしょう。
社外関係者との情報共有する(連絡先として登録されてる必要あり)
Exchange Onlineのメーリングリストでの情報共有は、アカウントを所持する組織内の人間に限りません。社外関係者をメーリングリストとして登録し、情報共有を行うことも可能です。
一つ注意していただくことは登録されているメールアドレスでないと配布グループに登録できないため、事前に連絡先への登録を済ませておくようにしましょう。
ユーザー独自に配布グループを作成することを禁止する
Exchange Onlineのメーリングリストでは管理者以外にユーザーが独自に配布グループを作成することができます。しかし、セキュリティの観点から自由な配布グループ作成はあまり推奨されていません。
そこで配布グループにポリシーを設定することで、ユーザー独自の配布グループ作成を禁止させることができます。
ただしユーザーの利便性も考慮し、単に禁止するのではなく配布グループ作成のワークフローを設定するなど、臨機応変に対応できる環境が大切です。
パブリックフォルダで自動共有する
作成した配布グループは、設定によってパブリックフォルダへ自動共有することができます。これにより受信したメールをパブリックフォルダで瞬時に共有することができ、情報共有の迅速性が向上します。
イベント告知や製品情報配信として利用可能か？
社外関係者とも情報共有が行えるということから、メールによるイベント告知や製品情報配信などに利用できるのではと考える方はいらっしゃるでしょう。その答えは「Yes」でもあり「No」でもあります。
まず、単純に「大勢のメールアドレスに配信する」ということは可能です。Exchange Onlineの配布グループでは、グループごとに最大10万人メールアドレスを登録することができます。
また、配布グループを作成できる最大数が30万グループなので、理論上「大勢のメールアドレスに配信する」というメール配信の第一課題はクリアできます。
しかし、Exchange Onlineのメーリングリスはあくまで情報共有を目的として設計されているため、一般的なメール配信システムが持つような機能はありません。
配信メールアドレスごとに文頭に氏名を記載することもできませんし、メール配信のシナリオを設定することもできません。
従って、本格的なメルマガ配信をしたいという方は、専用のメール配信システムを導入した方が利便性は高いでしょう。
ただし簡易的な情報配信に関して言えば、Exchange Onlineのメーリングリストでも十分い機能します。
Exchange Onlineが持つその他の機能
メーリングリスト以外にも、Exchange Onlineは便利な機能を多数備えています。
まず、Exchange Onlineのメールボックスはユーザーごとに50GBと大容量のものが憑依されています。従って容量の大きな添付ファイルの付いたメールも難なく保存できるのがメリットの一つです。
古くなったメールに関してはインプレースアーカイブが有効的です。コンプライアンスや訴訟問題対応のため、メールなどの重要情報は長期間保存しておく必要があります。インプレースアーカイブを使用すれば大量のメールを長期間保存しておくことができるため、万が一の時に備え重要情報を保管できます。
また、Exchange Onlineでは「Exchange Online Protection」と言って、スパム検出などの多層防御を可能にする機能が標準で搭載されています。このため情報漏えいの玄関口でもあるメールシステムを厳重に管理することが可能となるのです。
まとめ
いかがでしょうか？今回はExchange Onlineのメーリングシステム(配布グループ)について紹介しましたが、その利便性の高さが少しでも伝われば幸いです。
最後になりますが、Exchange Onlineは単体で導入することも可能ですが、Office 365を構成する一つのサービスとして導入することで、さらに高い利便性を得ることができます。
Office 365はExchange Onlineを始め SharePoint Online や Skype for Business など、情報共有やコミュニケーション促進に欠かせない複数のサービスを一括で提供しています。
さらに、ExcelやPowerPointなどのOfficeアプリケーションまで同時に導入することができ、組織の業務効率化などに大きく貢献するサービスです。
Exchange Onlineの導入を検討する際は、Office 365についても併せて検討してみてください。
