プロジェクト管理に役立つツールは多々ありますが、具体的な効果やメリット、選び方がわからないといった管理者の方は多いのではないでしょうか。本記事では、プロジェクト管理の効率化に役立つツールのメリットや選び方、おすすめのツールをご紹介します。記事の内容を参考に、自社にマッチしたツールの導入に役立ててください。
プロジェクト管理にツールを活用するメリット
プロジェクト管理にツールを利用する主なメリットとして、業務効率化やミスの抑制などが挙げられます。ツールの導入で具体的にどういったメリットを得られるのか、以下で詳しく見ていきましょう。
作業の効率化
プロジェクト管理ツールの導入により、マネジメント業務の効率化が可能です。たとえば、ツールの中にはガントチャートで作業進捗を確認できるものがあり、スケジュール通り進んでいるのか、問題が発生していないのかといったことを即座に把握できます。
また、チームでスムーズに情報を共有できるのも、プロジェクト管理ツール導入のメリットです。システムに入力した情報はリアルタイムで反映され、チームのメンバー全員で共有が可能です。コメントやチャット機能が実装されたツールなら、システム上でそのままやり取りできるため、円滑なコミュニケーションも実現します。
ミス・トラブル発生の防止
プロジェクト管理ツールを用いれば、誰がどの作業をしているのか、どの程度進んでいるのかといったことが可視化されます。情報も共有できるため、進捗に問題のあるメンバーを速やかに把握し、適切な対応を行えます。
1人の作業が遅れていると、プロジェクト完了の期限に間に合わないかもしれません。個々の進捗を事前に把握できていれば、必要に応じて応援を送ったり、スケジュールを調整したりするなどの対応が可能です。このように作業の抜け・漏れを把握でき、プロジェクトの円滑な遂行をサポートしてくれます。
プロジェクト管理のツールを選ぶ際に確認したいこと
プロジェクト管理ツールはいくつもリリースされているため、何を基準に選ぶべきかが悩みどころです。基本的には導入形態や費用、機能、操作性などを重視して選ぶとよいでしょう。以下、ツール選びに際して確認すべきポイントを解説します。
導入に関すること
プロジェクト管理ツールには、端末にソフトウェアをインストールして利用する「オンプレミス型」と、オンラインで導入・運用できる「クラウド型」があります。オンプレミスには自社でシステムを管理できる、カスタマイズがしやすいなどのメリットがありますが、メンテナンスも自社で行わなくてはなりません。
一方、クラウドはオンラインですぐ導入でき、初期費用を抑えられるのがメリットです。ただ、インターネット環境がないと使えなかったり、接続状況により動作が不安定になったりするなどのデメリットもあります。
これらの導入形態に加え、導入・運用で発生する費用もチェックしましょう。初期費用とランニングコスト、どちらも把握しておく必要があります。
利用に関すること
ツールによって、実装されている機能が異なります。大切なのは、自社に必要な機能が実装されているかどうかです。自社の目的を達成できるか、課題を解決できるかどうかで考えるとよいでしょう。
また、操作性もツール選定における重要なポイントです。いかに高機能なツールを導入しても、現場の従業員が使いこなせないようでは意味がありません。トライアル利用できるツールであれば、あらかじめ操作性のチェックが可能です。
プロジェクト管理の効率化などに活用できるツール例6選
ここからは、プロジェクト管理の効率化におすすめのツールを6つピックアップしてご紹介します。各ツールの特徴や機能、費用などを比較しつつ、自社にマッチしたものを見つけましょう。
Asana
「Asana」は、個々のタスクやプロジェクトの進捗を一目で把握できるツールです。ガントチャートの作成や定型作業の自動化、スケジュールの把握に便利なカレンダー機能など、円滑なプロジェクトの進行に役立つ機能が網羅されています。
さまざまなツールと連携が可能なのも特徴です。200以上のツールと連携し、1つのプラットフォームで利用できます。コミュニケーション機能もあり、スムーズなやり取りを実現できるのもメリットです。
料金プランは無料で利用できる「Basic」のほか、月額1,475円の「Premium」、3,300円の「Business」、大規模企業向けの「Enterprise」が用意されています。
Backlog
「Backlog」は、さまざまな業界の企業で導入されているタスク管理ツールです。ガントチャートやマイルストーン、カンバンボードなどを利用でき、作業の進捗や個々のやるべきことを速やかに把握できます。
また、操作性のよさも特徴といえるでしょう。シンプルな設計を採用しており、誰でも直感的に操作できます。パソコンだけでなくモバイル端末にも対応しているため、いつでもプロジェクトの管理を行えるのも特徴です。
料金プランは月額2,640円の「スターター」、12,980円の「スタンダード」、21,780円の「プレミアム」、55,000円の「プラチナ」などがあります。いずれのプランでも30日間の無料トライアルが可能です。
Trello
「Trello」は、世界中の企業で利用されている実績たしかなツールです。ボードやリスト、カードを用いてやるべき作業の可視化ができ、進捗状況もリアルタイムで把握可能です。リマインダー機能を使えば、重要なタスクの期限が近づくとリマインダーが送信されるため、漏れや遅延を防げます。
料金プランは全員無料で利用できる「FREE」のほか、月額5ドルの「STANDARD」、10ドルの「PREMIUM」、17.5ドルの「ENTERPRISE」があります。無料トライアルもできるため、機能や操作性も事前に確認できます。
Wrike
「Wrike」は、プロジェクトや承認フローを可視化できるツールです。タスクの依頼窓口も一箇所に集約でき、システム上でメンバーとのシームレスなやり取りも実現します。また、400以上の主要ツールとの連携に対応している点も特徴です。
安全にデータのやり取りを行える、堅牢なセキュリティ環境が構築されています。オンラインで利用するクラウドサービスは、セキュリティリスクの懸念が少なからずありますが、Wrikeはデータの暗号化や認証機能などの実装により安全性を確保しています。
料金プランは無料で利用できる「Free」のほか、月額9.8ドルの「Professional」、24.8ドルの「Business」、要見積もりの「Enterprise」「Pinnacle」などがあります。
Jooto
「Jooto」は、画面の見やすさや使いやすさに定評のあるツールです。誰もが直感的に利用できる操作性を実現しているため、導入後のスムーズな運用が可能です。
カンバンボードやガントチャートを利用でき、効率的なタスク管理を行えます。作成したタスクは、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で移動でき、優先的に取り組むべき作業も一目で把握できます。
4人までであれば永久無料で利用できるのもメリットといえるでしょう。有料プランは、1ユーザー月額500円の「スタンダード」、1,300円の「エンタープライズ」があります。
Redmine
「Redmine」は、オープンソースのプロジェクト管理ツールです。チケットと呼ばれる機能を用いてタスク管理を行うのが特徴です。チームのメンバーで情報の追加・編集を行えるWiki機能や、情報を発信できるニュース機能などが実装されています。
導入形態はオンプレミスとクラウドの2つです。モバイル端末で利用できる専用アプリもあり、プラグインを用いた機能の拡張も行えます。
なお、オープンソースのツールであるため費用は不要です。ただ、クラウドサービスとして提供されている「My Redmine」では、月額8,800円の費用が発生します。
まとめ
プロジェクト管理ツールの利用により、ミスやトラブルの防止に役立つほか、スケジュールの遅延も防げます。本記事ではおすすめのツールを6つご紹介しましたが、Microsoft 365もプロジェクト管理に適しています。プロジェクト管理以外にも役立つため、業務効率化のトータル的なサポートが望めます。
