業務効率化への取り組みにより、作業時間の短縮や従業員の負担軽減、コスト削減、生産性向上などさまざまなメリットを得られます。効率化の方法は多々ありますが、少しの工夫とツールの導入で実現可能です。本記事では、業務効率化を実現するための工夫や、導入すべきツールについて解説します。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務で発生しているムリ・ムダ・ムラを排除し、効率的に業務を遂行できる環境や体制を整えることです。たとえば、「1人では負担が大きすぎる業務に新たな人員を投入する」「不要な作業を廃止する」「マニュアルを整備して品質のばらつきを回避する」などが該当します。成果の最大化を狙う生産性向上と異なり、成果にいたる手段の効率化に注力することが大きな違いです。
業務効率化で企業が得られるメリットとして、まずコスト削減が挙げられます。必要以上に多い人員を減らす、品質のばらつきを抑えて手戻りをなくすことでコスト削減につながります。
従業員のモチベーションを高められるのもメリットです。効率よく業務を遂行できる環境が整い、手戻りや二度手間がなくなれば、意欲を高く保って仕事に取り組めるでしょう。また、効率化により作業時間が短縮されれば残業も少なくなり、ワークライフバランスが整うため、従業員満足度の向上に寄与します。
業務を効率化できている人の特徴
業務を効率化できている人は、業務の全体像を把握できています。業務の一部しか把握できていないと、優先的に取り組むべき作業がどれなのかわからず、非合理的な仕事の進め方をしてしまいます。
また、効率的に仕事を進められる人は、手を抜くポイントも理解しています。完璧主義に陥らず、手を抜いてよいところは適度に手を抜き、効率よく業務を遂行しているのです。
やるべき仕事のタスクを細分化できているのも特徴です。ひとつの業務を細分化すれば、やるべき仕事がどれくらいあるのか、どれから優先的に手をつけるべきなのかを把握できます。漏れや抜けもなくなるため、二度手間の発生も防止できるのです。
また、効率よく仕事をこなせる人の多くは、シングルタスクで業務に取り組んでいます。複数業務を並行して進めるマルチタスクは、一見効率がよさそうですが、実際にはそうでもありません。人の集中力には限界があり、マルチタスクではどの業務も中途半端になるおそれがあります。
業務効率化を行うための工夫
仕事に集中できる環境を整えることで、業務効率化の実現が可能です。また、仕事に優先順位をつけてから取り組む、業務の進め方を見直すなども、業務効率化を実現するための工夫のひとつです。
仕事に集中できる環境を作る
仕事に集中できない環境では、効率よく業務を進められません。たとえば、デスク周辺が散らかっていると、どこに何があるのかわからず、必要なものを探すのに時間がかかってしまいます。そうならないためにも、従業員に対して作業スペースの整理整頓を行うよう指導しましょう。1日に1～2回デスク周辺を片づけるといったルールを設けるのもよいかもしれません。
オフィスのレイアウトを変更するのも有効です。たとえば、コピー機や複合機などがデスクから遠い場所に設置されていると、移動に余計な時間がかかります。従業員の動線も意識しつつ、レイアウトを変更するとよいでしょう。なお、レイアウト変更の規模によっては、業務を行えなくなる可能性があるため、あらかじめスケジュールを組み立てたうえで進めるのがおすすめです。
仕事に優先順位をつけて取り組む
スムーズに業務を遂行するには、優先順位をつけることが大切です。優先順位の低い業務を先に取り組んでしまうと、納期が迫っている仕事を後回しにしてしまい、いざ取り掛かろうとしたときには時間がないという事態に陥りかねません。
仕事に優先順位をつけるには、業務を可視化したうえで把握する必要があります。やるべき仕事とやらなくてよい業務を洗い出し、納期が迫っているような緊急度の高いもの、重要度が高いものを分類していきます。
また、多大な時間を要する業務にも、優先的に取り組むべきです。複雑な仕事、難易度の高い業務は時間がかかりやすく、後回しにすると期限に間に合わなくなるおそれがあります。余裕をもって取り組むために、できるだけ早いタイミングから取り掛かったほうがよいでしょう。
そして優先順位をつけ終えたら、わかりやすく整理しておきましょう。リストを作成すると、客観的に優先順位を把握できるためおすすめです。
業務の進め方を見直す
従来における業務の進め方を見直せば、業務を効率化できる可能性があります。「従来からこのやり方で進めてきた」「慣例でそうなっている」といった業務の場合、進め方が非効率になっているケースは少なくありません。
業務プロセス全体を把握し、ムダが発生していないかチェックしてみましょう。その作業は本当に2人も必要なのか、そもそもその作業は必要なのか、各作業の意義を確認しつつムダを抽出していきます。
業務をひとつにまとめることで、効率化できる可能性もあります。たとえば、A→B→C→Dと4つの工程がある業務を、A→B→CDのようにまとめれば、作業時間の短縮や人員の削減ができるかもしれません。
ツールを活用した業務効率化の方法
業務効率化を実現するうえで、ツールの活用は有効です。効率化に役立つツールは多々ありますが、代表的なものとしては定型業務を自動化できるRPAや、コミュニケーションを円滑化できるビジネスチャットツール、Web会議システムなどが挙げられます。
RPAツールで単純作業を自動化する
RPAとは、単純な定型作業をコンピューターに代行してもらえるシステムです。誰でもできるような仕事をRPAに任せることで、業務を効率化し、コスト削減や従業員の負担軽減などにつなげられます。
RPAで自動化できる業務はさまざまです。たとえば、請求書の処理や勤怠、在庫などの管理、電話、メール対応、データ収集、分析などが挙げられます。
基本的に、RPAは一連の流れが決まっている作業しか自動化できません。イレギュラーが発生しやすい業務に関しては、自動化が難しいため注意が必要です。ただ、近年ではAIを実装したRPAの開発も進んでおり、今までは難しかった業務の自動化にもいずれ対応できる可能性があります。
なお、作業の自動化はExcelでも可能です。代表的なのはマクロを用いた自動化です。Excel上で行う操作を記録させ、必要に応じて記録した操作を呼び出せます。こちらは煩雑な処理の自動化には適さないため注意しましょう。
チャットツールやビデオ会議ツールでコミュニケーションを効率化する
チャットツールとは、チャット形式でリアルタイムにやり取りを行えるツールです。さまざまなデータを共有できるツールもあるため、会議の資料などをスピーディーにメンバーへ配布できます。
また、チャットツールはグループを作成できるため、同時に複数の人とコミュニケーションを取れます。プロジェクトメンバーや社外の取引相手などともグループを作成でき、テンポよく情報のやり取りを行えるのが魅力です。
そのほか、ビデオ会議ツールも業務効率化に役立ちます。オンラインで会議を行えるツールなので、リモートワークを導入している企業にもおすすめです。
ビデオ会議ツールを導入すれば、わざわざ会議室へ移動する手間がなくなり、各従業員がデスクから参加できます。移動の時間を削減できるため、時間をより有効に活用できるでしょう。リモートワーク環境下においても、わざわざ会議のために出社することがなくなります。
まとめ
業務効率化が実現すれば、コスト削減や従業員の負担軽減など、さまざまなメリットを得られます。業務効率化にはITツールの導入が有効なので、この機会に導入を検討してみましょう。「Microsoft Teams」ならチャットやビデオ会議など、効率化に役立つさまざまな機能を利用できるためおすすめです。
