業務遂行やプロジェクト推進をスムーズに行うためには、組織内のコミュニケーションを活発にする必要があります。社員同士の情報交換や会社からの情報発信、チーム内のスケジュール共有などすべてのコミュニケーションを管理することによって、労働生産性を飛躍させ、より効率的な職場環境を整えられます。
従来は、組織のコミュニケーションといえば電子メール・電話・FAX・ファイル共有システムが一般的なツールとして用いられていましたが、近年ではこれに加えてビジネスチャット・Web会議システム・タスク管理ツール・ポータルサイトなどが重要なツールとして加わっています。
こうしたツールを包括的に提供するのが「コラボレーションツールサービス」です。クラウドコンピューティングを基盤としてサービス提供されているものが多く、導入負担を大幅に軽減できるというメリットがから多くの会社に採用されています。
本稿では、コラボレーションツールサービスの概要や提供されているツール・システムの解説と、導入することでのメリットについてご紹介します。
コレボレーションツールサービスとは？
昨今のビジネス環境には多様なコミュニケーション手段が必要だと考えられており、コミュニケーションの円滑化こそが、会社が抱えている多くの問題を解決するためのカギになると考えられています。そこで多くの会社が導入しているのが、組織のコミュニケーションを一ヵ所に集約できるコラボレーションツールサービスです。
コラボレーションツールサービスでは主に、以下のようなツールやシステムが提供されています。
電子メール
電子メールはやはり、ビジネスにおける基本的なコミュニケーションツールであり、今後も不可欠な存在です。コラボレーションツールサービスでは独自のビジネス向け電子メールを備えており、社内外のコミュニケーションを支援します。
ビジネスチャット
近年、電子メールの代替として導入されているのがビジネスチャットです。1対1でのコミュニケーションはもちろん、グループでのディスカッションも可能であり、メッセージのやり取りが時系列で残ります。素早いコミュニケーションを実現するため、ちょっとしたミーティングにも活用できます。
Web会議システム
Web会議システムは離れた場所にいる相手とも対面でのコミュニケーションを実現し、情報交換効率を大幅にアップさせます。グループ会議も可能であり、社内会議はすべてWeb会議システムで行うという会社もあります。
クラウドストレージ（個人/組織）
情報交換効率を上げるためには、個人同士や組織間で共有可能なファイルスペースが必要です。コラボレーションツールサービスではクラウドストレージを提供することによって、場所や使用する端末を問わず、ファイル共有が行えるスペース整えています。
サイト作成
社内掲示板として使用するサイトや、チームごとに情報共有の場所として使用するサイトなど、コラボレーションツールサービスのサイト作成ツールによってコミュニケーションの簡素化を素早く実現できます。
タスク管理
社員各人のタスク、チームのタスク、部署のタスクなど階層ごとにタスク管理を実現し、今自分が優先的に行うべきことに取り組むことができます。
チーム管理
チームマネージャーはコラボレーションツールサービスを通じて、チームメンバーがそれぞれタスクを完了しているか、今取り組んでいるタスク、今後のスケジュールなどを把握することができます。
アクセス管理
コラボレーションツールサービスは中央からの管理が可能であり、社員のアクセス権限等を設定することによってセキュアなシステム運用を目指すことができます。
以上のツール・システムは単体サービスとして導入することもできますが、重要なのはそれぞれのツール・システムでの連携を図り、管理工数を集約して管理負担を軽減することです。その点においてコラボレーションツールサービスは管理負担の軽減に貢献するため、近年ではこれらのツール・システムをコラボレーションツールサービスで統合的に導入する会社が増えています。
コラボレーションツールサービスのメリット
コラボレーションツールサービスは製品によって様々なツール・システムを提供しており、導入することでのメリットも異なります。ここでは、コラボレーションツールサービスを導入した際の一般的なメリットについてご紹介します。
電子メール問題を解消
電子メールは優れたコミュニケーションツールですが、複数人で共有したい場合はCCやBCCで共有することになるため、メール数が増えて管理が複雑になります。その点、コラボレーションツールサービスに搭載されているビジネスチャットならばコミュニケーションの場所を1ヵ所に集約でき、さらにはファイル共有等もその場で行えます。
情報共有の促進
コラボレーションツールサービスに搭載されているビジネスチャット、Web会議システム、クラウドストレージ等を使用することで情報共有スピードは従来の数倍になるでしょう。情報共有が促進すると、業務遂行やプロジェクト推進が非常にスムーズになります。
ペーパーレスの実現
コラボレーションツールサービスにはクラウドストレージやサイト作成ツールによって、今まで紙で配布していた資料等をサービス上で共有できるというメリットがあります。これによって一部でのペーパーレスを実現し、コスト削減につなげることができます。
マルチデバイスへの対応
コラボレーションツールサービスはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能であり、ちょっとした移動時間や営業先、外出時などインターネットに接続できる環境さえあれば、時間と場所にとらわれないコミュニケーションを実現できます。
ワークフロー効率の向上
コラボレーションツールサービスにワークフロー機能が実装されていると、複雑な承認作業などを簡略化し、業務遂行をよりスピーディにします。特に、管理者の外出や出張が多い仕事では、承認までのフローが長期的になりがちであり、電子化されたワークフローによってそこにかかる時間を削減できます。
BCP（事業継続計画）の一環
BCPとは自然災害やテロなどによってオフィスが損害等を受けても、事業継続を可能にするための対策です。コラボレーションツールサービスはその一環として注目されています。クラウドコンピューティングベースのコミュニケーション基盤があると、万が一事業継続が困難な事態になっても、社員とのコミュニケーションが図れ、リモートワークに切り替えることで事業継続が可能になります。
自社にとって最適なコレボレーションツールサービスとは？
いかがでしょうか？コラボレーションツールサービスには多様なツール・システムが提供されていますし、多くのメリットもあります。ただし、製品ごとの提供するツール・システムや得られるメリットが違うため、自社にとって最適なコラボレーションツールサービスについてしっかりと考えた上で、自社環境に適した製品を選ぶことが大切です。
マイクロソフトでは、強力なコラボレーションツールとして、Microsoft Teamsを提供しています。Microsoft Teamsを使って、まずは社内の情報共有や業務の伝達事項など、コラボレーションの強化を図ってみてはいかがでしょうか。
