Microsoft 365のバックアップが重要な3つの理由と不可欠なルール作り

業務に使うさまざまなものがデジタル化されたことで、大きな課題になっているのが「データの管理」です。従来のように紙の資料で残すことと違い、コストや資料保管の手間が省けるというメリットがある一方、デジタルデータはきちんとバックアップしなくてはなりません。

今回は、導入企業の多いMicrosoft 365について、データのバックアップがいかに重要であるか、おすすめの方法について詳しくご紹介します。大切な企業データが失われてしまう可能性や、そのリスクを排除するにはどうすれば良いか、Microsoft 365のデータバックアップについて見てみましょう。

Microsoft 365のバックアップに関する課題

導入企業の多い「Microsoft 365」は、そのなかでメールやファイル、さまざまな人とのやり取りなど、業務に関わるあらゆるデータが残されることになります。

たとえば、メールサーバーサービス「Exchange Online」や、ファイル共有サービス「SharePoint Online」などがあり、さまざまなデータを大量に扱っています。こうしたファイルが消えてしまうのでは、と不安になることもあるでしょう。

Microsoft 365ではシステムが多重化されていることから、サーバー障害によるデータロストされることはありませんが、たとえば「ゴミ箱」に入れたファイルとはいっても期間が過ぎると完全に削除されるなど、その仕様上削除される可能性があることは理解しておきましょう。

ファイルを誤ってゴミ箱に入れてしまうなどの「うっかりミス」を防ぐためにも、データの扱いをコントロールしたいのであれば、ルールの導入が必要になります。

Microsoft 365のバックアップが重要な理由

Microsoft 365は基本的にデータが失われることはないですが、それでもバックアップが必要であり、企業にとってとても重要な理由があります。

ここからは、Microsoft 365をバックアップすべき3つの理由を詳しくご紹介します。

意図せぬ削除

Microsoft 365のバックアップが重要である理由の1つ目は「意図せぬ削除」です。

意図的であってもそうでなくても、もしユーザーを削除してしまうと、それがネットワーク全体に再現される・共有される仕組みになっています。そのユーザーが持っていたOneDriveをはじめとするあらゆるデータも、ユーザー固有のデータとしてすべて削除されます。

Microsoft 365にはゴミ箱機能があるほか、履歴を確認することもできます。しかし、これらの機能によるデータ保護には限界があり、ゴミ箱にデータを移してタイミングを見誤ると、そのまま二度とデータを復旧できなくなる可能性もあります。

このように、Microsoft 365本来の機能では、データを復旧できなくなるリスクがあるということです。

セキュリティ侵害

2つ目は、「セキュリティ侵害」についてです。

企業はどのようなときも外部・内部のセキュリティを死守しなければなりません。外部であればハッカーやウイルス感染、内部であれば社員によるミスなどが挙げられます。社員が退職し、ユーザーデータを完全に消す必要がある際、ユーザー削除に伴ってユーザーが抱えていたデータが失われてしまう可能性があるでしょう。

また、社員による不正が行われたり、ハッカーのトラップに引っかかってウイルス感染してしまったりする可能性もあります。いつ、どこで、どのようなタイミングで発生するかわからないこうしたセキュリティ侵害により、会社の重要なデータが失われてしまうリスクが常にあると考えておきましょう。

コンプライアンス要件

3つ目の理由は「コンプライアンス要件」です。

何らかのトラブルがあった際や、トラブルを解決している最中に法的な措置をとる場合には、会社が持つさまざまなデータが急遽必要とされる可能性があります。そのような緊急時に必要とされるデータが消えてしまったり、誤ってユーザーを削除してしまったりするとどうなるでしょうか。

もちろん、Microsoft 365にはある程度のセーフティーネットが存在しています。しかし、それでも完璧に作用するものではないため、リスクがつきまとうことを念頭に置いておきましょう。

データを保持するには明確なルールが必要

多くの社員を抱えた企業が、ここまでご紹介した3つのリスクを防ぎ、データを安全に保持するためには、「明確なルール作成」が必要になります。

あらゆる角度からのリスクをなくすため、Microsoft 365自体が持つデータのセーフティーネットを100％信用するのではなく、さまざまなリスクに備えた準備をしておかなくてはなりません。

たとえば、扱うデータの種類やルールを設けること、適切なバックアップ戦略をとることなどが大切です。検討すべき項目としては、次のものが挙げられます。

• RPO(目標復旧時点)
  バックアップの頻度に関する項目です。万が一トラブルが発生してしまった際、現時点からどの時点までさかのぼってデータを復旧できるのかということです。
• RTO(目標復旧時間)
  トラブルが発生して業務が中断した時点から、どのくらいの時間で復旧ができるかという目標時間のことを指します。
• 対象コンテンツ
  どのドキュメントやオブジェクトをバックアップしたいかを決めておきます。

このように、バックアップに関するルールを1つずつ決めておくと、社内でも統一したやり方を進められるようになります。自社でコンテンツのバックアップについてどのようにリスクを回避していきたいのかをまとめ、上記のように要件をまとめると良いでしょう。

クラウドネイティブバックアップ「Barracuda Cloud-to-Cloud Backup」

「OneDrive for Business」や「Microsoft Teams」といった、企業が用いるケースの多いMicrosoft 365データを柔軟にサポートできるのが、クラウドネイティブバックアップ「Barracuda Cloud-to-Cloud Backup」です。

企業データをバックアップするためには、複雑な工程や管理が必要ではというイメージが強いかもしれません。しかし、Barracuda Cloud-to-Cloud Backupは、いくつかの設定をするだけで良いというメリットがあり、特別な機材もソフト導入も不要なのが特徴です。

ユーザー数に応じたライセンス購入のみで利用できるため、複雑な料金設定もなく、わかりやすいのもポイントです。さらに、容量制限もないため、さまざまなデータを無制限にバックアップできるというメリットもあります。

保存先を選択し、アカウントを紐づけるだけの簡単設定で利用できるため、社内に専任のスタッフを配置しなくても済みます。データ保持やコンプライアンス遵守のために、知識のあるスタッフを配置することも多い一方、社内リソースを割けない、外部から専任スタッフを雇うための余裕がないということもあるでしょう。

Barracuda Cloud-to-Cloud Backupであれば、Microsoft 365のデータバックアップに伴う企業側の悩みを解決し、あらゆるデータを安全に、確実に、そして簡単にバックアップできるようになるというメリットがあります。

まとめ

Microsoft 365のバックアップが重要な3つの理由について、ご紹介しました。企業にとって、安全にデータを扱うことは重要課題です。誤ってデータを消去するほか、データがバックアップされないことで起こり得るさまざまなリスクを回避するためにも、社内ルール作りを徹底するほか、Barracuda Cloud-to-Cloud Backupのような便利なツールを積極的に導入しましょう。