感染症対策や働き方改革の一環として普及が進んだテレワークですが、その導入効果に関しては賛否が分かれています。テレワークの導入によって仕事効率が上がるかどうかは、企業や個人ごとに異なっているようです。そこで本記事では、テレワークによって仕事効率が変化する要因と、良い結果を生むためのポイントを解説します。
テレワークの仕事効率について考えるべき理由
新型コロナウイルスのパンデミックによって急速に広がったテレワークは、場所や時間にとらわれない新しいワークスタイルを実現するものです。テレワークは労働者に対してはワークライフバランスの向上を、企業に対してはオフィスやエネルギーにかかるコストを節減したり、国や地域に依存しない人材が確保できたりといったポジティブな効果をもたらします。
その一方で、テレワークが広がり始めた当初から疑問視されていたテーマとして、「テレワークの導入によって仕事効率はどのように変わるのか」という問題があります。実際のところ、この問いへの答えは、今でも定まっていません。テレワークの導入は、良くも悪くも仕事環境を大きく変えます。そしてこの環境変化によって、仕事効率が上がったという企業もあれば、下がったという企業もあるのが実情です。あるいは、同じ企業内でも、部署間あるいは個人間で効果が違う場合すらあります。
したがって、テレワークを推進する際に、何も考えずにオフィスと同様の形で業務を進めようとするのは、企業にとって非常にリスキーなことと言えます。多様な働き方の実現が求められる現在、仕事効率を下げずにテレワークを導入できるのなら、それがベストだと考えている経営者も多いでしょう。テレワークを導入しつつも安定した生産性を維持するためには、何がテレワークの仕事効率を左右するのかを分析し、それに対応した施策を実施することが重要です。
テレワークの仕事効率が上がる要因とは
まずは、テレワークのどのような要素が仕事効率を上げるのかを考えてみましょう。
第一に考えられるのは、周囲に邪魔されずに仕事ができることです。テレワークにおいて、各従業員は単独で業務に当たることになります。その結果、オフィス勤務時と違って周囲との雑談や必要性の薄いミーティング、その他の雑事に悩まされることが減り、自分の仕事に集中しやすくなります。一人で仕事をするのが好きな人、上司や同僚との複雑な人間関係に悩まされてきた人にとって、テレワークは魅力的な働き方です。
次に考えられるのは、時間や仕事の進め方が柔軟になることです。上司の直接的な監督が及ばないテレワークにおいては、自分のペースや裁量で仕事を進められることが増えてきます。自己管理能力の高い従業員にとって、テレワークは仕事がしやすい環境と言えるでしょう。
第三に考えられるのは、通勤などの負担が減らせることです。毎朝・毎晩の通勤時間は、従業員の体力や気力を予想以上に大きく削るものです。特に通勤時間の長い人、満員電車を利用している人ならなおさらでしょう。通勤時間がなくなれば、従業員はその分だけ休む時間や趣味の時間を作り、モチベーションを高めて仕事に当たりやすくなります。
総じて言えば、一人で仕事ができる人、自己管理のできる人、通勤負担の多い人にとって、テレワークは仕事効率を上げやすい働き方だと言えるでしょう。
テレワークの仕事効率が下がる要因とは
逆にテレワークで仕事効率が下がる要因はどのようなものが考えられるでしょうか。
第一に挙げられるのは、自宅などの勤務場所が仕事場として不適切な場合です。仕事用のスペースがない、家族の存在が気になる、通信環境が不安定などの環境下では、快適に仕事をすることは難しく、効率が下がりやすくなります。
また、一人だとモチベーションのコントロールがしづらい部分もあります。テレワークでは上司をはじめとする人目がないことから、だらけやすくなってしまう人も多いでしょう。本来的にはリラックス空間である自宅を職場にしているという難しさもあります。
そして、テレワークの最大の問題とも言えるのが、コミュニケーションの取りづらさです。テレワークでは、対面で直接やり取りできないことから情報伝達がスムーズにいかないケースが多々発生します。これによって、部下のマネジメントや同僚間の協力がしにくくなります。あるいは、孤独感から精神的に不調になる従業員も出るかもしれません。
簡単にまとめると、周囲に人がいないと能力やモチベーションが発揮しづらい従業員は、テレワークで仕事効率を下げる傾向があります。
テレワークの仕事効率を上げるためのポイント
テレワークで仕事効率を高めるためにはどのようなポイントを押さえるべきでしょうか。ここからは、前項までに説明したことを踏まえて、仕事効率を向上させる工夫・施策を紹介します。
コミュニケーションの工夫
まず考えるべきなのは、テレワークで不足しがちなコミュニケーションの取り方を工夫し、活性化・円滑化させることです。テレワークでは、コミュニケーションの意識を強く持たないと、情報や人間関係から取り残されてしまう人が出てきてしまいます。それゆえ、日常業務に関する会話のほか、ミーティングや雑談も意識するのが大切です。そのためには、後述するITツールの活用が重要になってきます。
業務の管理
個々の従業員が今どのような仕事をしているのか、業務管理の仕方を工夫する必要もあります。まずは、各従業員が担当しているタスクやその進捗状況を可視化できるような施策を行いましょう。これによって、テレワークではだらけてしまう従業員を引き締めたり、サポートが必要な従業員をタイムリーに支援したりできるようになります。
環境整備の支援
テレワークを実施する上では、環境整備の支援も欠かせません。デバイスやインターネット機器など、仕事に必要なものについては、会社が貸与・支給したり補助したりすることを検討しましょう。また、従業員によっては自宅が仕事場所に適さない場合もあるので、サテライトオフィスやコワーキングスペースなど、集中して仕事ができるような場所を用意することも一考の価値があります。
ペーパーレスの促進
テレワークを推進するならば、同時にペーパーレス化を促進するのも大切です。書類の印刷やハンコ仕事のために出社したり関係者とやりとりしたりするのは効率化を阻害する大きな要因です。テレワークで円滑に仕事をするためには、紙からデジタルへの移行が非常に重要です。
ナレッジ共有の仕組み構築
業務遂行に必要なナレッジ共有の仕組みづくりも大切です。口頭での情報共有がしにくくなるテレワークでは、業務の方法やノウハウなどのナレッジを共有できる仕組みが必要になります。たとえばマニュアルや社内wikiの整備などがその代表例です。これらのナレッジ共有は、テレワーク環境で従業員が個々に仕事をするなか、業務の属人化が進んでしまうことへの予防対策にもなります。
支援ツールの導入
上記の一連の施策を行うにあたっては、ITツールの導入が非常に重要です。以下、テレワークに役立つツール例を簡単に紹介するので、自社のニーズに合わせて導入を検討してください。
チャット
日々の業務などに関するコミュニケーションを素早く行うのに役立つのがチャットツールです。チャットの方がメールよりも気軽にチーム内で情報共有できます。グループ（スレッド）を分けて雑談する場をつくるといった使い方もできます。
グループウェア
コミュニケーションを含め、業務やチーム作業を円滑化する様々な機能がついているのがグループウェアです。たとえばドキュメントの作成やスケジュール管理、ワークフローのデジタル化などが代表的な機能です。
勤怠管理
従業員の仕事を把握したり、管理したりするのに活用できる勤怠管理ツールの導入も要検討です。このツールを利用することで、給与や休暇関連の処理も支援できます。テレワーク下では隠れ残業などの発生も懸念されるので、適正に勤怠管理できる体制を構築しましょう。
まとめ
テレワークの仕事効率は、各従業員の資質だけでなく、企業側でどれだけ仕事をしやすい環境を整えられるかにかかっています。テレワークの最大の問題はコミュニケーション不足ですが、この点に関してはチャットやビデオ会議などの機能を搭載した「Microsoft Teams」の活用がおすすめです。
