新型コロナウイルス感染症の影響もあり、取引先や顧客と対面での営業活動を行うことがだんだん難しくなっています。コロナ禍の新たな営業活動スタイルを確立させるために、企業ではさまざまな工夫を強いられています。
そこで多くの企業に活用されているのが、大規模ウェビナーの存在です。なかでも、すでに多くの企業で導入されている「Microsoft Teams」について、実際の導入事例を交えながらTeamsの代表的な機能や活用事例などを、詳しくご紹介します。
Microsoft Teams「JBCC株式会社」の導入事例とそれによる効果
JBCC株式会社は、システム開発やソフトウェア開発を行うIT企業で、マイクロソフトジャパンパートナーとして、製品に対する知見や実績をたたえる「Migration to Azureアワード」を受賞しています。
コロナ禍のために思うような営業活動ができない、テレワークへの対応が進まないという企業が多いなか、JBCC株式会社ではMicrosoft Teamsを導入することで、IT企業としていち早くテレワークに対応するための環境整備を進めるとともに、さまざまな営業効果を得たといいます。
ポストコロナへの円滑に対応
上述のとおり、新型コロナウイルス感染症の影響で以前と同じような営業活動をすることが難しくなりました。顧客と直接顔を合わせて話ができないほか、直接話をすれば円滑に進む場面も電話では意思疎通が難しくなり、大きな負担になっています。
また、支障が出ているのは会社外の営業活動だけでなく、社内での社員同士のコミュニケーションやイベント活動も同じです。緊急事態宣言の発令やテレワークの推奨などで、社員同士の円滑なやり取りができなくなり、業務も滞ってしまうケースがみられました。
そこで、Microsoft Teamsの導入を行ったのがJBCC株式会社です。JBCC株式会社では、「IT人材に選ばれる企業になること」を目指してきたといいます。ポストコロナにも円滑に対応すべくMicrosoft Teamsを導入し、営業活動はもちろん社員同士のコミュニケーションを支えるようにしました。
IT業界だからこそテレワークにいち早く対応し、従業員が思うように業務に取り組めない環境を整備し、IT環境を作り上げるようにしました。その施策のひとつが、「Microsoft Teams」の導入だったのです。
Teamsがテレワークに不可欠なツールに
Microsoft Teamsの導入効果として得られたのが、テレワークへの切り替えの速さです。
人流を抑え、人と人との交流による感染を防ぐため、政府や自治体からは「テレワーク」を推奨する動きがありました。しかし、急なことで多くの企業が対応しきれず、テレワークに切り替えられないという声が多くみられました。
IT業界の多くはパソコンなどのデバイスに、インターネット環境があれば業務を進められるケースが多いため、多くのIT企業がテレワーク対応に乗り出しました。そのなかでもいち早く行動し、テレワーク化を進めたのがJBCC株式会社です。
JBCC株式会社では、Microsoft Teamsの導入によって2020年度中にテレワークへの転換を予定していましたが、7都道府県に緊急事態宣言が発令されたことを受け、そこからわずか6日間で全社導入を果たしました。グループ2,000名を超える社員がテレワークできるようになったため、テレワークのアクティブユーザー割合は実に83％にも達しているといいます。社員、グループのテレワークを支える重要なツールとして、Microsoft Teamsは瞬く間に浸透したといえるでしょう。
営業活動における3つの効果
Microsoft Teamsが導入されたことで、社員はこれまでと違い、オンライン・オフラインを使い分けることができるようになりました。これにより、効率の良い活動が可能になったため、次の3つの効果が得られたといいます。
- チーム単位での活動の効率化
案件ごとにMicrosoft Teams上でチャネルを作ることで、オンラインでWeb会議を開くことができるようになりました。会社の会議室を使っているような感覚で直接顔を合わせながら、社員同士のコミュニケーションと業務の両立が可能です。 - スペシャリスト同行率の増加
これまでの営業活動では、顧客のもとを訪れて説明をする際には、知識を持ったスペシャリストを同行させる必要がありましたが、Microsoft Teamsなら直接現地へ行かなくても良いというメリットがあります。出張の手間や費用もかからず、全国にいる顧客にすぐ対応できるようになりました。 - 若手育成の効率化
そして3つ目は、若手従業員が営業活動で得られる経験が多くなったこと、サポートがしやすく、効率の良い若手育成ができるようになったことです。通常の営業活動と違い、オンラインであればチャットなどでさりげなくサポートやアドバイスができるため、上司も安心して見守ることができるようになりました。
約14倍のセミナー集客達成
社内で開催されていたセミナーも、営業活動と同じようにWeb上で開催するようになったといいます。
これまでは50人程度の集客だったものが、オンラインに切り替えたとたん5日間で700人を超える参加があり、大きな成果をおさめたことがわかりました。また、従来のセミナー開催とは違い、オンラインにしたことで資料の印刷代や会場費などのコストも大きく削減できます。
Microsoft Teamsでは、最大1万人が参加できる「ライブイベント」という機能があるため、2,000名を超える従業員を抱えるJBCC株式会社でも、安心してこうしたオンラインセミナーを開催できたといえます。
また、Microsoft Teamsを使うことで直接相手と連絡を取りやすくなったため、社内コミュニケーションの機会も増えました。会社にいるときはチーム内のメンバーしか関わる機会がなかったという人も、誰もがスムーズに、ダイレクトに連絡を取れる環境になったため、テレワークの導入によってお互いのことを知り得る機会になったといえるでしょう。
Microsoft Teamsの代表的な機能
ここからは、JBCC株式会社がテレワークのために導入した「Microsoft Teams」について、代表的な機能をご紹介します。
Microsoft Teamsはチャットやビデオ会議などができるコミュニケーションツールで、他のWeb会議用ツールとは違い、「ビジネスに用いるメリット」が多いのが特徴です。
- コミュニケーション機能
音声通話やビデオ会議、文字によるチャットなど、社員同士が円滑に連絡し合えるツールとして使われます。チームごとにチャネルを作成したり、社外への連絡をしたりすることもできます。 - Microsoft Officeソフトとの連携
ワードやエクセルをはじめとするMicrosoft Officeソフトと連携ができるメリットがあります。Microsoft社製のソフトということで、導入する企業としても安心・信頼性が高いのも特徴です。 - 最大1万人参加可能なライブイベント機能
Microsoft Teamsには最大1万人まで参加可能なライブイベント機能があり、セミナーなどのイベント開催時に、多くの人が安定した環境で参加できるメリットがあります。 - 円滑な資料共有
チャットや会議では相手とのファイル共有もスムーズにできるほか、会議中の音声をリアルタイムで文字起こし、議事録ファイルとして保存できる機能もあります。これまで社員の手を煩わせていた議事録作りもスムーズにできるほか、海外の顧客や取引先とのコミュニケーションも円滑になる翻訳機能まで兼ね備えています。
「Microsoft Teamsワークショップ」が働き方改革実現をサポート
Microsoft Teamsの魅力的な機能がわかったところで、ここからはJBCCオリジナルのワークショップ「Microsoft Teamsワークショップ」についてご紹介します。
育児や介護などで働きたいのに出勤が難しいという方、災害などで交通機関がストップして出勤できないなど、働く「場所」や「時間」の制限を受けている方が多い企業に向けて、Microsoft Teamsの導入を勧めています。
- 社内でOffice365を利用しているものの、その機能やメリットを活かしきれていない
- 社内コミュニケーションをもっと活性化させたい
- テレワーク普及が進まない、テレワークを実現させたい
このような悩みを抱えている企業は、ぜひMicrosoft Teamsの導入・活用から、その後のサポートまでを一貫して行うJBCCオリジナルのワークショップを活用してみてはいかがでしょうか。
もちろん、Office365の契約をJBCC以外で行っている企業でも、Microsoft Teamsワークショップに参加できます。コロナ禍の営業活動や社内コミュニケーションの円滑化に対応すべく、ぜひ理想的な使い方について考えてみましょう。
Microsoft Teamsワークショップでは、具体的な利活用シーンについても提案するとともに、ノウハウを共有してTeamsの定着を目指します。テレワーク化を進めたい企業にとって、大きな味方になることは間違いありません。
まとめ
テレワーク化が進むビジネスのなか、本来ならば直接人と人とが顔を合わせて行う営業活動は、相反する業務といえます。しかし、Microsoft Teamsの導入はそれを可能にしています。驚くほど速い導入スピードから、その後得られる業務効率化や社員同士のコミュニケーション円滑化などメリットも多く、こうした大規模ウェビナーを取り入れる企業が増えているのも納得できるのではないでしょうか。
