Microsoft Teamsはグループで使えるタスク管理アプリ「Microsoft Planner」とシームレスに連動させることが可能で、リモートワークでのタスク管理にも非常に便利です。今回はMicrosoft Teamsと連携して使えるMicrosoft Plannerの機能と使い方について詳しく解説します。
Microsoft Teamsのタスク管理機能とは
プロジェクトに含まれる個々のタスクを洗い出し、タスクの優先順位を決めて、進捗状況を管理するためのツールが「タスク管理」ツールです。Microsoft Teamsはマイクロソフト社のビジネス向けタスク管理アプリMicrosoft Plannerと連携してタスクの管理を行っています。Plannerではチームのタスクをメンバーに割り振ってスケジュールや作業量を管理したり、進捗をグラフ化したりなどの操作を直感的に行えるので、タスクの管理を初めてツールで行う場合にも取り組みやすいアプリです。また、ExcelやWordなどマイクロソフト社による各種オフィスアプリと同様に、Teams内でシームレスに使えるので便利です。
タスク管理はPlanner(プランナー)で行う
Teams内でタスクを管理したい場合、チーム内のチャネルにPlannerのタブを追加して行います。自分にタスクが割り当てられたら通知を受け取ることもできます。
まず、各チャネルを開いて、画面上部に並ぶタブの一番右にある[＋]アイコンをクリックして、[タブの追加]から [Planner] を選びます。
次に現れるダイアログボックス画面で、[新しいプランの作成]を選んで任意のタブ名を入力しプランを新規で始めるか、[既存のプランを使う]を選んで既に管理されているプランのリストから選びます。
［新しいプランの作成］[既存のプランを使う]どちらかを選んだら、[このタブについてのチャネルに投稿します]にチェックを入れて、[保存] を選択します。
これでチャネルの画面上部にPlannerで作成した所定のプランへのタブが追加されます。これで、タブで追加したプランに含まれるタスクの追加や編集、タスクへのメンバー割り当てなどができます。
次に、新しく作成したPlannerのタブをクリックし、メニューに現れる「+タスクを追加」を選択して、[タスク名を入力] にタスクの名前を入力し、[期限の設定]でタスクの完了期限を、[割り当てる]でタスクを割り当てるメンバーを設定できます。
この手順を繰り返して、チャネルに必要なプランを追加します。プランはチーム内のチャネルごとに設定できるので、タスクの管理もチームごとにきめ細かく行うことができます。
なお、Plannerでは独自の用語を使用しています。作業の最も大きな分類となる“プロジェクト”に相当するのが「プラン」で、プロジェクトを分割した中分類のカテゴリーを「バケット」、さらに作業を分割した最小単位を「タスク」、プロジェクトをいくつかに分けたバケットを一覧表示させた、いわゆる「カンバン」に当たるページを「ボード」と呼んでいます。
Planner(プランナー)でできること
Plannerは豊富な機能がそろっており、プランやタスクの管理業務をサポートするためのさまざまな仕組みがあります。ここでは主要な機能4種類について詳しく説明します。
わかりやすいタスク管理
大きな特徴の一つは、分かりやすいユーザーインターフェース（UI）による直感的な操作で簡単にタスク登録できることです。
タスクの新規作成は、
- タスクの追加を選択しクリック
- タスク名を入力
- タスクの追加を実行
のわずか3ステップで完了します。タスクを作成したら、優先度、タスクを開始する日、タスクの完了期限、メンバー割り当て、進行状況などは必要に応じて後から設定できます。これらもすべて直感的な操作で設定できるので便利です。
また、タスクにファイルを直接添付したり、リンクを張ったり、コメントを書き込んだりできるので、より分かりやすい管理が可能になります。
タスク進行状況の可視化
複数のタスクが進行中の場合、それぞれの担当者や進捗状況を一覧できると便利です。
Plannerではタスクの進行具合をグラフ表示にして視覚化できるので、現在の進行状況を素早く把握することができます。
グラフ表示の方法はシンプルで、タブにある[グラフ]のアイコンを選択してクリックするだけです。これで「状態」など数種類のグラフが作成されます。
まず「状態」のグラフでは、プラン内で実行中のタスクについて「開始前」「進行中」「遅延」「完了済み」 それぞれの数が円グラフの形で表示され、中心に完了していないタスクの数が表示されます。
また「優先度」のグラフでは、タスクは[緊急][重要][中][低]4種類に分けて棒グラフで表示され、進行状況別に色分けされて表示されます。このとき、「緊急」のタスクに赤色で表示される「遅延」タスクが多すぎる場合は、緊急タスクの割り当てを確認して、作業の負荷を他のメンバーに分散させるなどしてチーム内で調整を行います。プロジェクトが遅延している場合、いち早く状況を把握して対策を素早く立てることが重要ですが、その際、作業の状況が可視化されていれば、正しい施策を取るための大きな助けになるはずです。
Officeアプリケーションとの連携
このアプリの最大の強みはExcelやWordなど他のマイクロソフト製Officeアプリとの連携をスムーズに行えることです。
タスクにExcelファイルやWordファイルなどを添付すれば、これらのファイルはクラウド上で他のメンバーと共有され、共同で編集することが可能なので、修正点を共有したり同時に作業したりすることも容易にできます。
ここで、各メンバーがそれぞれ個人フォルダにファイルを保存しながら作業を行ったり、アプリを改めて起動させて作業を行ったりというような別の工程が加わると、工程が増えた分だけミスが入り込む可能性も増えます。その点、アプリがシームレスに連携していることで、ファイルを誤って上書きするなどのミスを大幅に減らすことができるのです。
メンバー間コミュニケーションの効率化
プランにおいては個々のタスクごとにファイルの添付やコメントの追加を自由に実行することができます。
コメント機能では、任意のタスクについて複数のメンバーとやりとりしながら、やりとりした情報を履歴として蓄積して後から参照できるので、より確実なタスクの管理に非常に役立てることができます。ファイルもタスク上でやり取りすることで、どのタスクのファイルなのか判別しやすくなり非常に便利に使えます。
Microsoft Teamsのタスク管理機能の使い方
タスクの管理で実態をより正確に把握して、効果的な対策を取るためには、情報を視覚化して一覧性を持たせると非常に有効です。ここではタスクを時間軸で並べたガントチャートを作成してタスクの管理を行う方法を紹介します。
Planner(プランナー)でガントチャートを作成する
プロジェクトの進捗を管理するために、経過時間を横軸にしてタスクごとに現在の状況を表示する「ガントチャート」を作成することがあります。ガントチャートは複数のタスクの進行状況をグラフの形状で一望できる便利なツールです。このガントチャートも直感的な操作で簡単に作成することができます。
作成方法はまずPlannerを開き、[表示] タブの [リソースビュー] グループで、[チームプランナー]を選択して表示します。この「チームプランナー」がガントチャートに相当します。割り振られたメンバー名が「リソース名」の名称で縦軸に並び、横軸は「日」、「週」、「年」などの単位でタスクの長さによって表記します。
割り当てられてはいるがスケジュール未定のタスクもメンバーごとに表示され、誰にも割り当てられていないタスクは「未割り当てのタスク」のリソース名で表示されます。これら未設定のタスクもメニュー画面から、またはドラッグ＆ドロップで直感的に操作して編集できますので、Excelでガントチャートを作成するよりも楽に管理ができます。
知っていると便利なPlanner(プランナー)の操作
Microsoft Plannerの覚えておくと便利な使い方を紹介します。
いろいろなアクションを実行
タスクの削除
タスクの右側にある3点アイコンから [削除]を選択します。タスクの詳細を表示している場合は、右上の3点アイコンから同様に[削除] を選択します。
タスクの再割り当て
タスクを別のユーザーにドラッグ＆ドロップするか、タスクを右クリックして再割り当てをクリックするだけで簡単にタスクの移動ができます。
タスク情報の変更
タスクをダブルクリックすれば期限や種類などタスク情報の変更が可能です。
ビューの分割
[タスク]タブから[プロパティ]を選択して、[タスクの詳細を表示]をクリックします。
タスクのスケジュール方法を変更する
タスクの右クリックで[スケジュールの自動][手動でスケジュール]を切り替えることができます。
タスクの割り当て超過を防止する
[書式]タブから[割り当て超過の防止]を選択します。こうすることで、タスクの競合が発生したら、後で追加されたタスクが自動で移動します。
表示を変更する
次に表示を変更する方法を紹介します。
色の変更
[書式設定]タブにある[スタイル]からバーの「境界線の色」と「塗りつぶしの色」を変更できます。
テキスト表示の行の高さを変更
[書式設定]タブの[書式]から、テキスト行の行数を選択して変更できます。
日付表示期間を変更する
プロジェクトウィンドウの右下にあるズームスライダーを動かせば日付を表示する期間の拡大・縮小ができます。
非稼働時間の外観変更
ビューの右側にある空白部分を右クリックして、[非稼働時間]をクリックすれば変更できます。
リソース名の並び替え
「リソース名」の列で下向きの矢印をクリックすれば、昇順や降順などでリソース名の並び替え可能です。
不要な列を非表示にする
列の書式タブにある[表示/非表示]で非表示も選択できます。
セクションのサイズ変更
セクションの間の罫線をドラッグすればサイズ変更できます。
まとめ
高性能コミュニケーションツールのMicrosoft TeamsはMicrosoft Plannerと連携することで、非常に便利な高性能タスク管理ツールとしても使えます。タスク管理ツールはプロジェクトを円滑に進めるには不可欠のツールです。TeamsとPlannerを活用して業務の効率アップを図りましょう。
