今回はMicrosoft Teamsのメンションについてご紹介します。日頃からビジネスチャットを使い慣れている方ならすぐにメンションを使いこなせると思います。しかしビジネスチャットに馴染みがない方はまずメンションで何ができるのかを知り、その活用方法も理解することでコミュニケーション効率が圧倒的に変わるでしょう。
メンションとは何か？
メンションはチャットツールに備わっている機能であり、日本語でいうと「話に触れる」や「名を挙げる」といった意味があります。簡単に説明すると特定のユーザーやグループの注意を引くための機能です。
使い方はいたって簡単でメッセージを入力する際、冒頭に「＠マーク」の後ろにユーザー名やグループ名を記入した短文を入力するだけです。そうすることで、ユーザーやグループ全体の注意を引くことができます。
このメンションを使ってメッセージを送信すると、対象となるユーザーやグループでメッセージの通知が表示されます。なのでメッセージの見落としが無くなり、コミュニケーションをスムーズに運ぶことができます。
メンションは何が良いのか
では具体的に、メンションを使うとどのようなメリットがあるのでしょうか？あなたが社外で商談中の営業担当者に緊急要件を伝えるシーンを想定してみてください。
営業担当者が現在商談中かどうかはこちらから把握できないので、緊急要件ということでまずは電話をかけるかと思います。商談中ならもちろん電話には出ませんね。ただし、「気付かなかっただけかも」と考えて、あと1回は電話をかけます。商談中なので当然出ません。次に取るべきアクションはメールを送信することでしょう。電話に出ないのなら仕方ありません。メールで要件を伝えておくしかないですね。
しかしなかなか返信が来ないことへの苛立ちから、数回メールを送信するかもしれません。ではこうした状況下で、営業担当の商談がいざ終了しスマートフォンを見たらどうなるでしょうか？営業担当者は複数の着信とメールが来ていることにまず混乱するでしょう。「こっちは大事は商談中だったんだ」と苛立つ人もいるかもしれません。メールを複数受信していることですべてに目を通すので手間も生じます。
営業担当者が素直な人ですぐに連絡を返してきたとしても問題があります。それは自分が営業担当者の連絡に気づくまでの時間です。タイミングが悪くこちらが手が離せない状況だと連絡は行き違い、緊急要件も伝えられないままです。手が空いても営業担当者からのメール返信などに気づかない場合もあります。
これは少し限定した事例ですが、着信やメールに気づかずコミュニケーションが遅延してしまうことは何ら珍しくありません。では、メンションを使ったコミュニケーションならどうでしょうか？
こちらは営業担当者が商談中なのか手が空いているのか分からないため、緊急要件を伝えるためのメッセージを送信しておきます。メンションを使用すれば営業担当者のスマートフォンに通知が表示されるので見落としがありません。さらにメッセージ一つで済むので、営業担当者を混乱させることも無いでしょう。
メッセージを確認した営業担当者もメンションを使用して返信すれば、こちらが見落とすこともないでしょう。メンションは相手の注意を引くための非常にシンプルな機能ですが、実はそれだけでコミュニケーションに絶大な効果をもたらします。
緊急要件がある、相手にすぐ気づいてほしい、絶対に回答してもらわないと困るといったメッセージを送信する際はメンションを積極的に使用しましょう。
Microsoft Teamsでメンションを使うには
Microsoft Teamsでのメンションはユーザーとチャネル、双方のメンションを送ることができます。メンション付きのメッセージをユーザーに送信する際は＠の後ろにユーザー名を入力すると、該当するユーザーが表示されるのでクリックして確定しましょう。そのままメッセージを入力して送信すると相手に通知が届きます。
チャネル全体にメンション付きのメッセージを送信する場合はまず設定を有効にする必要があります。チーム名の横にある省略記号をクリックしチームの表示をクリックします。設定を選び＠メンションを選択しましょう。@チームまたは @[チーム名] のメンションを許可しますチェックボックスをオンにします。これでチャネルへのメンションが有効になったので、メンション付きのメッセージをチャネル全体に送信できます。
さらに「＠General」を使うとチャネル全般にメンション付きのメッセージを送信できます。
Outlookでもメンションは使える
あまり知られていないかもしれませんが、実はOutlookでもメンションが使用できます。ただし対象となるのはOutlook 2016のみです。そのためパッケージ版としてOutlook 2016をインストールしているか、Officeライセンス付きの「Office 365」を契約しているかが条件になります。
使用方法に関してはMicrosoft Teamsのメンションと同じです。メッセージ冒頭に＠とユーザー名を記入して、表示された該当ユーザーをクリックするだけです。あとはメッセージを入力して送信しましょう。ちなみにメンションを付けたユーザーはメールまたは会議の招待状の宛先欄に追加されます。
OutlookのメンションがMicrosoft Teamsのメンションと違う点は、自分宛てに送信されたメンション付きメールを一覧で表示できることです。メッセージ一覧の上部にあるすべてをクリックし、表示されたリストから話題になったメールを選択します。こうすることで自分宛のメンション付きメッセージを一つのフォルダにまとめるようフィルタリングできます。
Mac版の場合はホームタブにて電子メールのフィルター処理を選び、表示されたリストからメンション付きをクリックしましょう。これでメンション付きメールのみを表示できます。
メンション使用はルールを設けること
ここでMicrosoft TeamsやOutlookでメンションを使用する際の注意点をご紹介します。
メンションはユーザーやグループの注意を引ける機能なのでコミュニケーションがスムーズに促進するという反面、メンション付きメールばかり送信されていると何が重要な何が重要じゃないのかの区別がつかなくなり、結果としてメンションの意味が無くなります。メンションの乱用は逆効果ということです。
そこでメンションを使用するにあたっていくつかルールを設けてください。メンション付きメッセージを送信してもよい要件の重要度を定義したり、チャネルに送信するメンション付きメッセージを限定したり、環境に合わせて運用しやすいルールを設けることをおすすめします。
細かすぎるとユーザーはストレスに感じてメンションを使用しなくなるのである程度の曖昧さも必要です。
これまでメンションを使用したことは無かったという方はこの機会にぜひご利用ください。使いどころを考えて使用すれば、メッセージの行き違いやコミュニケーションの遅延が軽減し、日々の仕事を効率良く進めることができます。
