環境の変化などにより仕事の進め方は大きく変わりました。特に仕事中クラウドサービスを利用しない日は無いと言っても過言ではありません。ここでは代表的なクラウドサービスであるMicrosoft 365に特化した各種ソリューションを提供している、AvePointの製品、サービスを自利も含めご紹介します。
クラウド環境への移行・運用に便利な「AvePoint」とは？
Microsoft 365は、2020年4月までのOffice 365として提供されていたサービスを統合する形で提供されている、Microsoftの様々なアプリケーションを統合して利用可能になるクラウドサービスです。Office 365などに加え、ストレージサービスのOneDriveやコミュニケーションツールのTeamsなどを利用することができます。
Microsoft 365はクラウド環境で提供されているため、利用中のクラウドサービスからの移行や日常的に発生するバックアップ、アクセス権の設定といった運用も環境に合わせた方法を取る必要があります。このような移行、運用、データ保護といったMicrosoft 365を利用する上で重要となる問題について、AvePoint社のSaaSソリューションを用いることで解決することができます。
Microsoft 365への移行から利活用まで一貫して対応
AvePointを用いるとMicrosoft 365の導入から運用管理、利活用まで一貫した管理、対応ができます。
クラウド移行ツールであるAvePoint FLYでは、Microsoft 365テナント間での移行に留まらず、Google Drive、Box、DropboxといったクラウドストレージからSharePoint Online、One Drive for Businessへの移行、メールは一般的なIMAPやPOP3、GmailからオンプレミスのExchangeやExchange Onlineへの移行、SlackのチャットもTeamsへ移行できます。
移行を行う前に、AvePoint FLYではPre-Migration Reportと呼ばれる移行対象コンテンツの精査を行います。例えばMicrosoft 365テナントの移行であればライブラリやドキュメントの数、ユーザー数、合計サイズ、マイサイトやワークフローの有無といった詳細な移行対象データを確認できます。
その上で移行元のユーザーやデータを移行先のどのようなデータにマッピングするかMigration Policyと呼ばれる機能で設定し実行するとデータが移行されます。移行中の状況はモニタリングされ、グラフで進行状況を確認できるため処理が適切に進んでいるか確認も容易です。
自社の用途に応じた構築・利用ができる
Migration as a Service(移行サービス)ではAvePointのMicrosoft認定エンジニアがお客様に代わって移行作業を行うサービスです。このサービスではお客様のスコープと要件に合わせ、段階的な移行プランの設計と移行作業を行います。
移行プランはディスカバリー、アセスメント、パイロット、エクセキューション、そしてオンボーディングと呼ばれるステップを設けます。ディスカバリーではお客様のビジネスを踏まえた現状評価を行い、アセスメントでガバナンスを含む環境の評価によりビジネスとのギャップを明確にします。パイロットでは本番環境で移行テストを行い、パフォーマンスを実現できるか検証し、エクセキューションで移行作業を実施しステークホルダーとビジネスユーザーに承認を得ます。オンボーディングはユーザーに移行後の環境をオープンし実運用に入ります。
このようなステップを踏むことで、お客様ごとの状況や希望に応じた画一的ではない環境の構築、利用が実現できます。
セキュリティも高い
クラウド環境を利用する場合、データの保存場所は必然的にクラウドサービス提供業者が用意したデータセンターなどに保存され、一般的にインターネット経由でデータを利用します。データがインターネットからアクセスされる機会が多くなるため、情報漏洩などのリスクにはオンプレミス環境以上に備える必要があります。
AvePointはISOより発行されたクラウドセキュリティに関する国際規格であるISMSクラウドセキュリティ認証(ISO27001／ISO27017)を始め、データのセキュリティとプライバシーについてMicrosoftにより審査されたことを表すMicrosoft 365コンプライアンスバッジの取得、AvePoint日本法人においては日本産業規格「JIS Q15001個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に適合していることを表すプライバシーマークの取得など、業界をリードするセキュリティ、プライバシー、アクセシビリティの認証を取得しています。
AvePointの特徴
これまでAvePointの概要を紹介してきましたが、ここからはさらに詳細な特徴について紹介します。
既存のデータを精査してMicrosoft365に移行できる
SharePointの移行ではAvePoint Discovery Toolを用いて事前にどのコンテンツがどこに存在するか調査し分析することで、重要なコンテンツを見極め計画とプロセスを最適化できます。またクラウドからの移行だけでなくオンプレミス環境のネットワークストレージやLotus Notesなどからの移行も可能なため、クラウド環境に最適化して配置することができます。
AvePointのソリューションを用いることで画一的な移行、再配置ではなく、組織の状況や用途に応じた柔軟なコンテンツの移行、再配置の実現が期待できます。
効率よく安全に運用管理ができる
組織のIT活用を理想のものとするためには、ITガバナンスの策定が必要不可欠です。ITへの投資と最小限のリスクでその効果を得るためには、関係者を統制できる仕組みやルールを策定する必要があります。
AvePointのガバナンスソリューションでは、組織ごとに情報管理ルールを策定し、そのルールに即した環境を自動的に維持することができます。例えばガバナンスソリューションのひとつであるAvePoint Governance Automationでは、SharePoint環境を払い出す際のガバナンスを維持することが可能です。
SharePointサイトをユーザーに払い出す際に、ユーザーが利用できるサイトやコンテンツを自動設定し、コラボレーションスペースの所有者やアクセス権もあらかじめ設定された状態でサイトを作成します。一定期間利用されなくなったコンテンツのアーカイブや自動削除、利用状況のトラッキングなどを行うことでIT部門の負荷を軽減し、ROIの向上も見込むことができます。また、ITリソースを利用する際の機能やルールが多くなることも避けられます。
自社のデータを包括的に保護できる
AvePointのデータ＆プライバシー対応ソリューションを用いることで、自社のデータを包括的に保護することができます。
AvePoint の情報保護プラットフォームCompliance Guardianではデータフローインベントリによりデータの保存場所と利用目的を明確にし、ユーザーが規制対象となるデータをどのように収集、保管、管理、破棄しているか自動アセスメントを実行できます。また、検知されたリスクや情報漏洩によりどのようなデータが影響を受けたのか迅速に把握し、インシデント対応も自動的に行うことができます。
AvePointの導入実績
AvePointは国内外の大手企業でも利用されています。ここではAvePointの導入事例とその効果について紹介します。
社内外のメンバー管理の工数を削減した
大手消費財化学メーカーでは2019年4月にグループ全体へTeamsの展開を開始しましたが、社外の担当者を招待してコラボレーションしていきたいという要望を実現するにあたり運用管理のルールを見直す必要がありました。
2020年にAvePoint Cloud Governanceを導入することで、これまで手作業で行っていた社外ユーザーの招待タスクが自動化され、適切な社外ユーザー管理とチーム作成を自動化することができました。またこの結果Teamsの画面から各種申請画面へのアクセスが可能となり、ユーザーオペレーションも簡素化することができました。
約20TBのデータ保護を実現した
北欧発の家具量販店では、フランチャイズ店とのコラボレーションを実現するためにMicrosoft 365を導入しMicrosoft TeamsやSharePointが活用されています。このため新型コロナウィルスの蔓延により生活が大きく制限された中でも、綿密な連携を欠かすこと無く行うことができました。
しかし、Microsoft 365ではSharePointから削除されたドキュメントを93日間、メールは14日間しか保持できません。より長期間の保持が求められる中でGDPR(EU一般データ保護規則)を含むいくつかの高い基準を満たすAvePoint Cloud Backupはその全てを満たすことができました。
新たなフランチャイズ店がオープンされた際には、バックアップを行う必要があるデータは約20TBになると予測されています。
Ave Pointはオンライン学習や顧客対応にも活躍
シンガポールの教育機関では、トレーニングソリューションとしてAvePointの学習管理システム(LMS)であるCurriculaを導入しています。CurriculaはMicrosoft 365と統合されておりTeamsのインターフェースから受講生、講師、管理者、他組織とコラボレーションできます。また受講生用のダッシュボードや学習支援のチャットボット、ビデオチャット、クイズなどを利用できバーチャル授業の環境を構築できます。
アメリカの情報技術業界のとある企業は、あらゆる業種の顧客にITサービスを提供するマネージドサービスプロバイダー(MSP)です。CMIT CNNでは自社顧客に提供しているMicrosoft 365環境への移行を行う際に他社ベンダーの移行ツールを利用しました。しかし OneDriveとSharePointを移行できる機能が無かったため移行作業は失敗。これを受けAvePointではエンジニアを派遣し綿密に連絡を取り合うことでAvePoint FLYを用いた移行作業は4〜5時間以内に完了することができ、顧客の信頼を得ることもできました。
この例にもあるように、AvePointでは様々なソリューションや優れたサポートにより多くの企業に評価されています。
まとめ
昨今では多くの企業がMicrosoft 365を活用しています。またクラウドサービスであるため環境に特化したAvePointのソリューションは大変有用です。規模の大小を問わず、Microsoft 365の導入から利活用までサポートするAvePointのソリューションをぜひご検討ください。
